Referenssi: Adven

Kohteen tiedot

Kohde: Adven Group, Vantaa

Työympäristö: monitila

Työyntekijöiden määrä tilassa: 80

Valmistuminen: 1.10.2019

Valitut kokonaispalvelut:
sisustus- ja kalustussuunnittelu, inventointi, työympäristöanalyysi ja käyttöastemittaus.

 

Advenin pääkonttori Vantaalla muutti uusiin toimitiloihin lokakuussa 2019. Uuden työympäristön luominen oli hyvä tilaisuus lähteä rakentamaan uudenlaista tapaa tehdä töitä. Kinnarps toimi Advenin kumppanina työympäristön muutoksessa.

Työympäristön muutoksella yhteisöllisempi työtapa

Vuosi sitten energia- ja vesiratkaisuja tarjoava Adven eli kasvukautta ja vanhat tilat olivat jäämässä ahtaiksi. Lisää työskentelytilaa tarvittiin henkilöstömäärän kasvun takia, uusia osaajia oli vuoden aikana palkattu jo 20. Haluttiin myös enemmän yhteisöllisyyttä ja toiveena oli muuttaa yhteiseen tilaan, jossa olisi mahdollista kohdata työkavereita myös muilta osastoilta. Tavoitteena oli tehdä työympäristöstä niin viihtyisä paikka, että sinne halutaan tulla etätyön mahdollisuudesta huolimatta. Yhteisöllisyys ja hyvä tiedonkulku nähtiin tärkeänä, kuten myös parempi ääniympäristö.

Tunnistettiin, että monien työpisteiden käyttöaste oli vanhassa tilassa matala. Osalla oli myös vaikeuksia keskittyä melun takia. Silti oli tiedossa, että kiinteistä työpisteistä luopuminen ja mahdollinen siirtyminen jaettuihin tiloihin jakoi mielipiteitä.

Työntekijöiden viihtyminen ja tyytyväisyys uusiin tiloihin oli johdolle tärkeää mutta myös huoli mahdollisesta muutosvastaisuudesta sai yrityksen kääntymään asiantuntijan puoleen. Kinnarps nousi kilpailijoista edukseen erityisesti muutosprosessin kokonaishallinnalla.

”Kinnarpsin Next Office -työkalut työympäristön muutokseen auttoivat henkilöstön osallistamisessa. Työntekijät eri osastoilta otettiin aktiivisesti mukaan muutosprosessiin ja he saivat kertoa toiveistaan ja haasteistaan Kinnarpsin järjestämässä työpajassa”, kertoo Laura Pihlaja, HR Specialist, Adven.

Käyttöastemittauksen avulla saatiin tarkkaa dataa eri tilojen todellisesta käyttöasteesta ja se auttoi tilaratkaisun valinnassa. Tahtotila moderniin monitilatoimistoon siirtymiseen syntyi lopulta henkilöstön edustajista kootun työryhmän toimesta.

”Uusi tila on nyt paljon joustavampi ja se mahdollistaa kasvun jatkossakin. Yhteistyö on parempaa, toiminta on yhteisöllisempää ja kohtaamisia on enemmän”, kertoo Laura Pihlaja. ”Toimisto on nyt viihtyisä ja lämmin kokonaisuus.”

Kinnarps Next Office®

Tutkimusta, strategiaa ja neuvontaa ihannetoimiston suunnitteluun

Kinnarps Next Officen lähtökohtana on, että työympäristön muutos toteutetaan kuudessa eri vaiheessa. Liikkeelle lähdetään osallistamalla työntekijöitä ja analysoimalla heidän työskentelytapojaan. Huolellisesti valikoitujen työkalujen, työpajojen ja analyysien avulla saadaan aikaan räätälöity ratkaisu, joka sopii parhaiten juuri asiakasyrityksen toimintaan ja työntekijöiden tarpeisiin.

Lue lisää

"Kinnarpsilla on selkeä, loppuun asti mietitty
Next Office -paketti työpajoja ja analyysityökaluja
myöten. Kaikki oli selvästi kokemuksen hiomaa.
Se näkyi myös esimerkiksi siinä, että projekti sujui
täysin aikataulussa ja pääsimme muuttamaan
sovittuna päivänä."

Laura Pihlaja, HR Specialist, Adven, toimi muutostyön projektipäällikkönä

Lounge

Advenin valoisassa ja avoimessa aulatilassa työkavereita näkee jatkuvasti. Puolikaaren muotoinen Spino-sohva on monen suosikkipaikka, siinä päivä käynnistyy usein kahvikupposen ääressä työkaverin kanssa jutellen. Viihtyisä tila viherkasveineen on luonteva kohtaamispaikka, jossa sekä syödään eväitä, luetaan sähköposteja, että pidetään nopeita Ad hoc -palavereita. Vastuullisuusnäkökulma on otettu huomioon sisustuksessa ja se näkyy esimerkiksi tilan jakkaroiden valinnassa. Patch tuolien verhoilut on tehty kankaiden ylijäämäpaloja hyödyntämällä.

Suuri neuvottelutila

Tässä tilassa ääniympäristö on otettu huomioon pehmeillä, läpikuultavilla verhoilla sekä molempien päätyseinien Vibe-seinäpaneelien avulla. Valkoisella värillä tilaan haluttiin tuoda raikkautta. Isoon tilaan mahtuu useita osallistujia ja sen voi tarvittaessa myös jakaa kahten osaan.

 

"Kinnarps otti työpajoissaan koko henkilöstön aktiivisesti mukaan miettimään, miten me teemme töitä ja minkälaiset ratkaisut palvelisivat meitä parhaiten.
Oli tosi tärkeää, että ihmiset pääsivät vaikuttamaan. Sen myötä projekti otettiin omaksi ja mahdolliset epäilyt haihtuivat.”

Natalia Hietala, Controller, Adven.

Yhteistyötila osallistaa ja aktivoi

Isot työskentelyseinät ja magneettiset piirtopinnat sekä siirreltävät ja säädettävät seisomapöydät soveltuvat hyvin kehitystyölle ja aktiiviseen kokoustamiseen. Tilan sohvat houkuttelevat myös rennompaan keskusteluun.

Luova kokoustila

Luovassa kokoustilassa on lupa liikkua ja vaihtaa asentoa. Korkeussäädettävä Hal-neuvottelupöytä antaa mahdollisuuden työskennellä joko seisten tai istuen ja Plint-jakkaroilla voi istua nojaillen tai satulatuolin tavoin.

Keittiö, toimiston sydän

Viihtyisä keittiö soveltuu hyvin eväiden syöntiin ja lyhyeen jutusteluun. Keittiöön on valittu Embrace-sarjan tuolit kuten myös lasiseinän ulkopuolelle, ison puolikorkean neuvottelupöydän ääreen.

Ääniympäristö ja keskittyminen

Ääniympäristöön on panostettu monin tavoin. Eri tiloihin on valittu Vibe-seinäpaneelit absorboimaan ääntä. Tässä kätevin lisävarustein, mm. ilmoitustaulu, hyllyt ja koukut. Myös pehmeät verhot ja matot sekä kätevät pöytäseinäkkeet ja erilaiset viherkasvit vaikuttavat äänympäristöön.

Tiukka aikataulu piti

”Kinnarpsin kanssa on ollut ilo tehdä yhteistyötä. Heti alussa asetettu melko tiukka aikataulu piti ja pääsimme suunnitelman mukaisesti muuttamaan uusiin tiloihin syyskuun lopussa. Jopa verhot olivat ripustettuna ikkunoihin, kun muutimme sisään", Pihlaja sanoo.

Adven valitsi Kinnarpsin Kaikki Valmiina -kokonaispalveluista sisustus- ja kalustussuunnittelun, inventoinnin ja Next Office -työympäristöanalyysin sekä käyttöastemittauksen. Toimistokalusteiden lisäksi Kinnarpsin toimitukseen sisältyi verhot, erikoiskalusteet ja sisustusvalaisimet. Kinnarps teki myös suunnitelmat keittiön, viherkasvien ja graafisten opasteiden osalta.

Myös vanhat kalusteet saatiin pääosin hyödynnettyä ja sovitettua uuteen tilaan osaksi uutta sisustusta.

 ”Olemassa olevien ja uusien kalusteiden yhteensovittaminen onnistui suunnitelmassa hienosti ja oli meille tärkeää sekä taloudellisesti että kestävyysnäkökulmasta. Kestävän kehityksen periaatteet ovat tärkeitä yrityksellemme ja tämä asia vaikutti myös sisustuskumppanimme valintaan”, Laura Pihlaja korostaa.