Referenssi: Almi Jönköping

REFERENSSIN TIEDOT

Asiakas:
Almi Jönköping

Strateginen suunnittelu, Kinnarps:
Henrik Axell

Projektipäällikkö, Kinnarps:
Annelie Björklund

Työpisteitä:
25–30 työntekijälle, ja tilaa kasvulle on runsaasti.

Valmistuminen:
Marraskuu 2017

Samalla kun Almi Sverige kävi läpi siirtymää kohti uutta strategiaa ja uusia rooleja, Almi Jönköping päätti sisällyttää muutosprojektiin myös toimitilansa. He ovat luoneet Kinnarpsin Next Office -menetelmällä työympäristön, joka tukee sekä työntekijöitä että tavaramerkkiä muutostyössä.

TILAPROJEKTI, JOSTA TULI MUUTOSPROJEKTI

"Aluksi Almin oli määrä siirtyä eri tiloihin. Almi on jo vuosien ajan toiminut yhdessä Jönköpingin maamerkeistä, niin sanotussa "Saarivaltakunnassa", joka sijaitsee kauniilla paikalla Munksjö-järven rannalla Jönköpingin keskustassa. Vuokrasopimuksen loppu kuitenkin lähestyi, ja sopimuksen uusimisen sijaan vuokranantaja tarjosi samasta talosta uusia tiloja, jotka Almi saisi remontoida ja uudistaa haluamallaan tavalla. Aluksi oli siis kyse tilaprojektista – mutta se kehittyikin muutosprojektiksi", kertoo muutoksen projektipäällikkö Johanna Donker.

"Samalla kun toimiston muutto tuli ajankohtaiseksi, saimme konsernin johdolta signaaleja siitä, että koko Almi-konsernin tulisi ottaa käyttöön uusi strategia ja uudistaa tavaramerkkiään. Toteuttaisimme siirtymän, jonka johdosta Almi keskittyy tulevaisuudessa pääasiassa yritysasiakkaisiin, joilla on tahtoa ja kykyä kasvaa, ja suuntaa katseensa entistä enemmän eteenpäin. Brändityöllä pyrittäisiin myös täysin uuteen graafiseen profiiliin, johon sisältyvät ulkoasu ja uudet värit. Kaikki tämä kulki käsi kädessä ajatustemme kanssa siirtymisestä nykyaikaisempaan työtapaan, joka tukee työtehtäviämme ja aktiviteettejamme. Jos tämä suuri toimistomuutos oli joka tapauksessa edessä, halusimme käyttää siirtymää siinä kompassina. Näimme tilaisuuden käyttää työtapojen muutosta uuden Almin toteuttamiseen. Halusimme uuden toimistomme heijastavan uutta Almia ja elää kuten opetamme."

KINNARPS NEXT OFFICE®

Tutkimusta, strategiaa ja neuvontaa ihannetoimistonne suunnitteluun

Kinnarps Next Office -työpaikka-analyysi on 6-vaiheinen prosessi, jonka lähtökohtana ovat yksittäisen asiakkaan tarpeet ja painopisteenä työntekijät. Konkreettisten työkalujen, työpajojen ja analyysien avulla luomme räätälöidyn sisustusratkaisun, joka tukee eri aktiviteettejanne työpäivän aikana – ja tämä kaikki perustuu tosiasioihin.

Lue lisää

"Kinnarps vahvisti heti, että olimme oikealla tiellä, ja tarjosi meille työkalut, joilla pääsisimme prosessissa eteenpäin. Arvostimme Kinnarpsin läpinäkyvyyttä ja sitä, että se tarjosi meille mahdollisuuden työskennellä niiden Next Office -prosessin vaiheiden parissa, jotka meitä kiinnostivat. Koimme, että he halusivat luoda parhaat ratkaisut meidän tarpeisiimme eivätkä vain myydä omia kalusteitaan. Yhteistyömme on ollut tasavertaista."

Johanna Donker, Almi Jönköpingin yritysneuvonantaja ja muutostyön projektipäällikkö

ALUKSI TYÖPAJA JA "KÄSIKIRJOITUS"

Projekti toteutettiin vuonna 2017, ja uudet tilat saatiin muuttovalmiiksi saman vuoden marraskuussa. Kinnarpsin tullessa mukaan projektiin esitutkimus oli tehty ja ensimmäinen aluejakoehdotus oli esitelty. Yhteistyö Kinnarpsin kanssa käynnistettiin aloituskokouksella Kinnarpsin pääkonttorilla, missä Almin projektiryhmä pääsi tutustumaan inspiroiviin toimistoympäristöihin sekä keskustelemaan visioista, tavoitteista, uhista ja mahdollisuuksista sekä eri alueista, joihin toimisto oli jaettu. Sen jälkeen järjestettiin työntekijöille työpaja Jönköpingin Kinnarpsilla. Kinnarps Next Officen Concept Manager, Henrik Axell, piti luennon tulevaisuuden työympäristöistä ja työtavoista saadakseen osallistujat ajattelemaan uusin tavoin ja inspiroidakseen heitä uusiin työtapoihin.

"Yrityksen työntekijöillä on hyvin erilaisia tehtäviä – osa työskentelee rahoituksen parissa, toiset taas ovat hyvin suurelta osin suuntautuneet asiakastapaamisiin – mikä merkitsee, että heidän tarpeensa ovat erilaisia. Salassapito oli toinen haaste, joka oli huomioitava. Kävimme läpi tämän kaiken ja laadimme sitten niin sanotun "käsikirjoituksen", joka kuvailee yhteisiä sääntöjä, joita työntekijöiden päätöksen mukaan on noudatettava eri alueilla. Keskustelimme myös työergonomiasta painottaen liikkumista, vaihtelevia ympäristöjä ja akustisia ratkaisuja", Henrik Axell kertoo.

UUDELLEENKÄYTETTÄVÄ SISUSTUS

Työpajassa esiin tulleiden seikkojen pohjalta toimiston eri alueet on sisustettu tuotteilla ja ratkaisuilla, jotka tukevat henkilökunnan tarpeita. Uusiin kalusteisiin on yhdistetty olemassa olevia, koska Almin toiveena oli kierrätyksen ja uudelleenkäytön korostaminen.

"Päätimme jatkaa hyvässä kunnossa olleiden toimistotuolien, suuren neuvottelupöydän ja monien muiden kalusteiden käyttöä, jotka sopivat hyvin yhteen uusien kalusteiden kanssa. Meille se on tärkeää kestävyysnäkökulmasta, mutta kyse on myös siitä, että toimintaamme käytetään julkisia varoja ja meillä on vastuu taloudellisuudesta"

Johanna Donker

"Vaikka Almi toivoi avointa toimistoympäristöä, tiloissa on aina tilaa myös yksityisyydelle. On tärkeää painottaa, että toimintaperusteinen työ ei edellytä avoimia ympäristöjä ja toimistotiloja – lähtökohtana ovat aina työntekijöiden tarpeet!"

Henrik Axell, Next Office Concept Manager, Kinnarps Sverige

KOKOUKSIA JOKA TYYLIIN

Tiloissa on kokoustiloja kaikkiin tarpeisiin. Ulkoisiin tapaamisiin tarkoitettuihin kokoustiloihin sisältyy kaikkea perinteisestä neuvotteluhuoneesta neuvottelupöytineen ja -tuoleineen aina aktiivisiin kokouksiin. Nostettavalla ja laskettavalla Hal-kokouspöydällä ja Frisbee-jakkaroilla varustettu tila on erittäin suosittu.

MATALAN KESKITTYMISTASON ALUE – ENITEN KÄYTETYT TYÖPISTEET

Matalan keskittymistason alueella, jolla käytetään ergonomisia nostettavia ja laskettavia Sarjan[P] työpöytiä, sijaitsevat toimiston suosituimmat työpisteet, jotka täyttyvät aamuisin nopeasti. Siellä voi puhua ja keskustella niin paljon kuin haluaa, ja monet kokevat, että yhteistyö yli tehtävärajojen on parantunut. Muutoksen yhteydessä tehtiin kattava analyysi organisaation asiakirjojen käsittelystä. Mahdollisimman suuri osa fyysisistä asiakirjoista on digitalisoitu. Matalan keskittymistason alueen yhteydessä on myös pienet puhelinhuoneet ja kokoustilat enintään kahdelle henkilölle.

"Koen saavani työstä enemmän energiaa muutoksen jälkeen. Tilat ovat ihanat, ja tänne on kiva tulla. Erilaisten alueiden ansiosta työpaikalla on tarjolla uusia tiloja luoda kontakteja – siellä ei aina päädy niiden henkilöiden viereen, joiden kanssa tekee aina töitä yhdessä. Vaihdamme enemmän tietoa eri tapauksista, ja eri toiminnot ovat enemmän vuorovaikutuksessa keskenään, koska emme istu eri osastoilla. Uskon, että tästä on hyötyä sekä meille että asiakkaille. Työ sujuu nopeammin ja tehokkaammin – ja jaamme ideoita keskenämme eri tavoin."

Markus Jonsson, kansainvälisesti suuntautunut liiketoiminnan kehittäjä, Almi Jönköping

KOHTALAISEN JA KORKEAN KESKITTYMISTASON ALUEITA KESKITTYMISEN LISÄÄMISEKSI

Niille, jotka haluavat työskennellä keskittyneemmin, on tarjolla useita vaihtoehtoja. Halutessaan he voivat työskennellä avoimessa toimistoympäristössä, jossa keskittymistaso on kohtalainen, tai mennä johonkin tiloista, jotka on suunniteltu erityistä keskittymistä vaativaan työskentelyyn. Kaikissa työpisteissä on Sarjan[P] ergonominen nostettava ja laskettava työpöytä. Näiden tilojen yhteydessä on myös tiimihuone ja työskentelytilat enintään kahdelle henkilölle. Yksi työtiloista on myös varustettu kävelymatolla niitä varten, jotka haluavat lisätä liikettä työskentelyyn uudella tavalla.

AULA JA RUOKAILUTILA

Aula ja ruokailutila sijaitsevat sisäänkäynnin ja yleisten tilojen yhteydessä. Siellä Kinnarps ja Almi ovat yhdessä löytäneet toimivia ratkaisuja, jotka tukevat eri aktiviteetteja. Käytettävissä on esimerkiksi projektori ja valkokangas sekä sisäisten että ulkoisten esitysten ja luentojen pitämistä varten. Samassa yhteydessä on myös useita kokoustiloja, joita käytetään sekä ulkoisiin että sisäisiin tapaamisiin. Sisäänkäynti on ollut yksi projektin ensisijaisista osista – sinne on luotu kaunis keidas musiikkeineen ja kauniine istuinkalusteineen.

"Uusi toimistomme tukee minua johtajan roolissani. Nyt voin valita paikkani tehtävän mukaan, mutta hyvin moni meistä työskentelee mieluiten avoimissa tiloissa. Silloin kuulen sivusta palautetta kaikesta mitä teen, mikä tarjoaa mahdollisuuksia pitää yhteyttä kollegoihin ja kuulla heidän kommenttejaan. Uusi toimistoympäristömme tukee yhteistyötä ja parantaa asiakkaiden palvelua. Minun on johtajana myös helpompi saada palautetta asioista, joita teen. Uskon myös, että uudet työntekijät pääsevät nopeammin sisään organisaatioon ja pääsevät jyvälle työstään tämäntyyppisessä ympäristössä."

Carl Nyström, Almi Jönköpingin toimitusjohtaja

JATKUVA SEURANTA

Uudet tilat ovat mitoitukseltaan reilut. Yhteensä XX työntekijän käyttöön on jaettu 640 neliömetriä. Kun lasketaan yhteen kaikki työpisteet – työpöytäpaikoista kokoustiloihin ja muunlaisiin työpisteisiin – jokaisella työntekijällä on käytössään viisi paikkaa. Tämä oli strateginen valinta, jonka ansiosta voimme tarvittaessa lisätä työntekijöiden määrää helposti ja joustavasti.  

"Mielestämme kaikki toimii loistavasti. Mielestämme tämä työtapa on keino, jolla johto voi toteuttaa uuden Almin nopeammin. Samaan aikaan olemme kuitenkin purkaneet seiniä ja muuttaneet työntekijöiden rooleja. Kunnioitamme täysin sitä, että tämä on muutostyö, joka vaatii jatkuvaa seurantaa", Johanna Donker sanoo.

Joka kuukausi seurataan työn sujumista ja sitä, onko toimistossa ratkaisuja, joita halutaan muokata.

"On tärkeää, että olemme selvillä siitä, onko ongelmana todella tietty tuoli vai onko meidän muutettava toimintaamme. On helppoa palata takaisin vanhoihin tapoihin ja tottumuksiin. Siksi keskustelemme ja teemme muutoksia ja lisäyksiä jatkuvasti."

Yhteistyössä Kinnarpsin kanssa on järjestetty myös seurantatyöpaja, jossa työntekijät yhdessä Next Officen Concept Managerin Henrik Axellin kanssa ovat keskustelleet odotuksista, tehneet parannusehdotuksia ja muokanneet toiminnan käsikirjoitusta.

"Parannusten mittaaminen tehokkuutena ja tuottavuutena on luonnollisesti vaikeampaa, mutta mielestäni olemme edistyneet ja potentiaalia on edelleen."

Carl Nyström

Almilla on myös neuvosto, "ENAS-neuvosto", joka toimii johdon tukena.

"Seuraamme säännöllisesti työntekijöiden viihtymistä ja työympäristöä kyselyn avulla. Olemme joka kerta saaneet hyvät pisteet viihtymiseen liittyvistä kysymyksistä – työntekijät ovat myös erittäin ylpeitä työympäristöstään. Parannusten mittaaminen tehokkuutena ja tuottavuutena on luonnollisesti vaikeampaa, mutta mielestäni olemme edistyneet ja potentiaalia on edelleen", toteaa Almi Jönköpingin toimitusjohtaja Carl Nyström.

"Kinnarpsin kanssa toteutetussa seurantatyöpajassa keskityimme kahteen kysymykseen: mitä voimme tehdä asiakaskokemuksen kannalta vielä paremmin ja miten voimme parantaa tehokkuutta entisestään nykyisessä ympäristössä. Myös käsikirjoituksen tarkastus oli hyvä idea. Teimme muun muassa hienosäätöä eri painopistealueisiin sekä matalan ja kohtalaisen keskittymistason alueiden tasapainoon. Olemme todenneet muun muassa, että tulisi olla selvää, että on täysin hyväksyttävää olla vuorovaikutuksessa ja keskustella myös kohtalaisen keskittymistason alueella, mutta sen on tapahduttava tietyissä rajoissa."

Almi Jönköpingin muutosprojektin tulos on saanut suurta huomiota myös toimiston seinien ulkopuolella. Johanna Donkersille on "ENAS"-projektin projektipäällikön ominaisuudessa myönnetty Almi-konsernin Årets Nytänkare (Vuoden edelläkävijä) -palkinto. Jönköpingin toimisto toimii esikuvana muille Almin toimistoille, jotka haluavat ryhtyä muutokseen, perustanaan projektin loppuraportti. Idea leviää kulovalkean tavoin!

YHTEENVETO:

  • Almi Jönköping on päättänyt tarkastella tilaprojektiaan muutosprojektina, jossa työtavat ja sisustus on mukautettu henkilökunnan tukemiseen toiminnan käynnissä olevassa siirtymävaiheessa.
  • Projekti on rakennettu osallisuuden ympärille. Kaikki työntekijät ovat olleet mukana prosessissa ja osallistuneet työpajoihin ja käsikirjoituksen laatimiseen. Projektiryhmä on vastannut projektin toteutuksesta ja seurannasta.
  • IT on ollut menestystekijä, ja siitä on tehty alusta lähtien osa projektia. Toimisto on paperiton, kaikki kokoustilat ovat varattavissa Outlookin välityksellä, ja asiakkaat toivotetaan tervetulleiksi ja päästetään sisään sovelluksen avulla.

Piditkö tästä referenssistä? Haluaisitko tietää, mitä voisimme tehdä sinun tiloillesi?

Ota yhteyttä