Referenssi: Puls & Träning
Parempaa viihtyvyyttä ja tehoa nykyisissä tiloissa
Kuntosaliketju Puls & Träning oli jo muuttanut toimistoa muutaman kerran ja nyt oli taas sen aika. Tila koettiin ahtaana, tehottomana ja viihtyvyyttäkin haluttiin lisää. Tällä kertaa johto halusi tehdä oikein alusta lähtien ja päätti hyödyntää Kinnarpsin Next Office® -työympäristöanalyysiä. Nyt yritys on saanut toimistoonsa uuden sisustuksen ja ennen kaikkea uuden ja paremman työtavan.
Tukea työympäristösuunnitteluun
Työympäristön analyysi auttaa kartoittamaan ja analysoimaan työn kuvioita ja tarpeita ennen kuin uusi toimisto suunnitellaan. Erityisten työkalujen ja työpajojen avulla henkilöstö voidaan osallistaa muutosmatkan aikana. Näin luodaan sitoutumista ja osallisuutta. Kartoituksen tulosten pohjalta annetaan ehdotukset toimiston layoutin, tilojen jaksottelun ja työtapojen suhteen. Lue lisää Next Office® -työympäristön analyysistä.
”Kinnarps auttoi meitä näkemään toimintamme uusin silmin ja kyseenalaistamaan myös sellaista, jota olimme pitäneet itsestään selvänä. Ennen kaikkea ymmärsimme, että meidän on aloitettava perusasioista ja tehtäva oikein alusta lähtien. Kyse ei ollut vain kalustuksen vaihtamisesta vaan työtapamme muuttamisesta.”
Puls & Träning aloitti toimintansa 2006. Yrityksellä on nykyisin noin 90 kuntosalia eripuolilla Ruotsia. Pääkonttori on Tukholmassa ja siellä työskentelee nelisenkymmentä työntekijää. Muutama vuosi sitten toimisto alkoi tuntua ahtaalta. Sekä johto että työntekijät kokivat lisäksi, etteivät työtilat edistäneet tehokkuutta ja viihtyvyyttä toivotulla tavalla.
Perustaja ja osakas Karin Sager muistelee:
”Meillä oli suhteellisen uusi toimisto, mutta emme silti tunteneet oloamme tyytyväisiksi. Pohdimme muuttoa väljempiin tiloihin, mutta oltuamme yhteydessä Kinnarpsiin aloimme miettiä, että ehkä pikemminkin käytimme tiloja väärin ja meidän sen sijaan pitäisi parantaa vanhoja tilojamme.”
Kartoitus ja analyysi
Avain menestykseen oli Next Office®, Kinnarpsin työympäristöanalyysi, joka on tarkoitettu liiketoimintaan mukautettujen työympäristöjen kehittämiseen. Menetelmään kuuluu asiakasyrityksen liiketoiminnan kartoittaminen ja analysointi sekä johdon ja työntekijöiden ottaminen mukaan muutosprosessiin, jossa luodaan kerättyyn tietopohjaan tukeutuen pitkäaikaisesti kestäviä työympäristöjä.
”Kinnarps auttoi meitä näkemään toimintamme uusin silmin ja kyseenalaistamaan myös sellaista, jota olimme pitäneet itsestään selvänä. Ennen kaikkea ymmärsimme, että meidän on aloitettava perusasioista ja tehtävä oikein alusta lähtien. Kyse ei ollut vain kalustuksen vaihtamisesta vaan työtapamme muuttamisesta.”
Kinnarps analysoi Puls & Träning -ketjun tarpeet muun muassa esitysten, ryhmätöiden, verkkokeskustelujen ja visioiden ja tavoitteiden läpikäynnin avulla. Analyysi paljasti, että tarvitaan tehokkaampi, viihtyisämpi ja älykkäämpi työpaikka, jossa on hyvät digitaaliset ratkaisut. Siihen sisältyvät myös ratkaisut parempaan ympäristön ja terveyden huomiointiin, parempaan viestintään ja vahvempaan ryhmähenkeen.
”Analyysimme osoitti myös, ettei Puls & Träning tarvinnut suurempia tiloja. Oikealla tavalla toimintaan mukautetun sisustuksen avulla nykyisen toimiston neliömetrit riittävät hyvin. Siten projektista tuli myös taloudellisesti kestävä jokaisen neliömetrin tehokkaamman käytön myötä”, toteaa Henrik Axell, Kinnarpsin Next Office® -konseptijohtaja Ruotsissa.
”Analyysimme osoitti myös, ettei Puls & Träning tarvinnut suurempia tiloja. Oikealla tavalla toimintaan mukautetun sisustuksen avulla nykyisen toimiston neliömetrit riittävät hyvin. Siten projektista tuli myös taloudellisesti kestävä jokaisen neliömetrin tehokkaamman käytön myötä.”
Haluatko lisätietoja kinnarpsin Next Office® -menetelmästä ja siitä, miten työympäristöanalyysimme voi kehittää toimintaanne?
Lue lisääAhtaasta viihtyisään
Siirtyminen perinteisestä avokonttorista toiminnan mukaiseen työympäristöön on ollut mielenkiintoinen matka monella tavalla. Karin Sagerin mielestä Kinnarpsin työ henkilökunnan mukaan ottamiseksi on ollut tärkeä työkalu arvoa luovassa muutostyössä.
”Alussa projektiin liittyi paljon väärinkäsityksiä ja epäilyjä, mikä on kai luonnollista. Siksi on tärkeää, että työntekijät otetaan mukaan suunnitteluun ja johto on aina läsnä, kuuntelee ja toimii avoimesti. Valmis tulos on yllättänyt meidät monella tavalla”, Karin Sager toteaa.
Suurin yllätys on, että aiemmin ahtailta tuntuneet tilat vaikuttavat nyt ilmavilta, innostavilta ja viihtyisiltä, vaikka organisaatioon on tullut lisää työpaikkoja ja työntekijöitä. Yksi syy tähän on digitaalisten ratkaisujen kehittäminen.
”Yksi prioriteettimme oli saada digitaalinen ympäristö kuntoon ennen muita toimia. Sen lisäksi, että työstä on tullut tehokkaampaa, olemme myös vähentäneet paperitulostusta 60 prosenttia, mikä on tärkeää sekä ympäristön kannalta että taloudellisesti, Karin Sager toteaa.
Hänet yllätti myös se, että hiljaiset alueet, joita toivottiin ennen projektin aloittamista, eivät nykyisin ole kaikkein kysytyimpiä.
”Pikemminkin käytetyimpiä ovat keskittymisrauhan tarjoavat alueet . Luulen, että kokemukset vanhasta toimistostamme saivat monet uskomaan, että haluaisivat istua erillään muista. Mutta nyt kun koko ympäristö on tarkoituksenmukaisempi, on mahdollista työskennellä tehokkaasti kaikkialla ja hiljaisten alueiden tarve on pienempi.”
Keskittyneeseen työhön tarkoitettuja työpöytäalueita on luotu verhojen ja tekstiilien avulla.
Tekstiilit, verhoillut huonekalut ja matot tarjoavat hyvän ääniympäristön avoimessa kohtaamistilassa.
Työpöytäalueiden läheisyydessä on avoin projektipaikka pikakokouksille tai lisätilan tarjoamiseksi. Yhteinen säilytys tarkoittaa, että kaikki on kätevästi saatavilla, kun sitä tarvitaan.
Vahvistaa työnantajabrändiä
Kinnarpsin Next Office® -menetelmällä tekemä työympäristöanalyysi muodosti siis perustan sisustusehdotukselle, josta tuli Puls & Träningin jokapäiväistä todellisuutta. Designin kannalta toiveena oli tyylipuhdas toimisto, joka heijastaa ketjun toimintaa olematta liioitellun ”urheilullinen”. Karin Sager toteaa, että vaikka heidän toimistonsa ennenkin oli visuaalisesti tyylikäs, uusi ratkaisu sisältää syvemmän ulottuvuuden.
”Saamme paljon kiittäviä kommentteja yhteistyökumppaneilta ja muilta vierailijoilta, ja huomaan, että heihin tekee vaikutuksen se, miten kokonaisvaltainen sisustusratkaisumme on. Huomaan myös, että olemme vahvistaneet työnantajabrändiämme ja olemme nyt houkuttelevampi työnantaja, joten meidän on helpompi sekä pitää että palkata työntekijöitä”, Karin Sager sanoo.
Se on käsitys, jonka Kinnarpsin työympäristöanalyysiin sisältyvä seuranta vahvistaa. Se osoittaa että työntekijöiden keskimääräinen arvosana työpaikalleen on noussut vahvasti. Keskimäärin yli 50 prosenttia ja useissa tapauksissa yli 100 prosenttia. Erityisen positiivisia lukuja on vastauksissa siihen, miten työympäristö tukee sekä yksilöllistä keskittynyttä työtä että luovaa yhteistyötä.
”Se osoittaa, miten tärkeitä työympäristöanalyysimme ovat ennen toimiston uudistamista. Luomalla aukottomaan kartoitukseen ja tietoon perustuvia räätälöityjä ratkaisuja luomme arvoa organisaatiolle ja sisustuksesta tulee pitkäaikainen kestävä investointi”, Henrik Axell toteaa.
Puoliavoin kokoustila
Puoliavoin kohtaamistila on inspiroiva ja hauska tila, joka stimuloi työntekijöiden luovuutta, luo rakentavia tapaamisia ja kannustaa ulos laatikkoajattelusta. Tässä työntekijät voivat valita tapaamispaikan tarpeen mukaan. Nämä tilat voivat myös toimia spontaaneina kokouspaikkoina eikä niitä siksi voi varata etukäteen.
Erillinen työpiste
Erillinen työpiste tarjoaa mahdollisuuden keskittyneeseen ja häiriöttömään työskentelyyn. Se on erillinen muista erotettu huone. Työpisteen voi varata, ja käytön jälkeen kaikkien on siivottava omat tavaransa pois työpöydältä.
Toimiston liikuntasali
Puls & Träning elää kuten opettaa ja kannustaa kaikkia työntekijöitä pysymään aktiivisina myös työaikana. Kävelymatto, kuntopyörä ja kaksi pilatespalloa tuovat aktiivisuutta työpisteisiin.
YHTEENVETO
Puls & Träning tarvitsi tehokkaamman, viihtyisämmän ja älykkäämmän työympäristön, jossa on hyvät digitaaliset ratkaisut. Työympäristöanalyysillä, johon työntekijät osallistuivat, kartoitettiin tarpeet ja luotiin räätälöity, liiketoimintaan mukautettu sisustusratkaisu. Seurantatutkimuksessa kävi ilmi, että työntekijöiden arvosana työpaikalle parani keskimäärin yli 50 prosenttia ja useissa tapauksissa yli 100 prosenttia.
)
)
)
)
)
)
)
-
FI
Muuta