Referenssi: Senfin | Berlin

senaatin talousosasto Berliinissä toteutti pilottiprojektin "Tehdään töitä eri tavalla" joka muutti talousosaston työympäristöä merkittävästi. Osaston työympäristön toteutus osoittaa mille kestävä työkulttuuri saattaa näyttää kun on muutettu perinteisestä toimistoympäristöstä monipaikkaiseen tilaan. Moderni ja joustava työympäristö toteutettiin yhtistyössä Fraunhoferin instituutin kanssa ja sen toimitti Kinnarps. Toteutettu sisustuskonsepti on malli, jonka mukaan tullaan muuttamaan kaikki osaston eri työympäristöt.

Hallinto muutoksen edessä

Berliinin kaupunki kasvaa jatkuvasti, mikä aiheuttaa muutospainetta julkisen hallinnon osalta. Kilpailu lahjakkuuksista on asia, joka on kohdannut viranomaistahoa osaavan henkilökunnan rekrytoinnin osalta. Tämän lisäksi on myös ratkaistavana ollut kysymys, mitä voidaan tehdä lisähenkilöstön suhteen, kun kaupungin toimitilat ovat kooltaan rajoitetut.

Pilottihankkeessa "Tehdään työtä eri tavalla" SenFin Berliinin osasto on kehittänyt kestävää työkulttuuria tehtävien mukaisten työympäristojen ja avotilojen suuntaan tieteellisiin tutkimustietoihin pohjautuen. Päämääränä joustava, tehokas ja positiivisesti vaikuttava työympäristö.

Kattava osallisuus, noin 120 työntekijän osalta, on ollut projektin ydin, jota on johtanut Fraunhofer IAO. Luovien tekniikoiden avulla on kehitetty tapoja, jotka ohjaavat organisaation muuttuvia työtapoja ja -tiloja.

Yhteistyössä Kinnarpsin kanssa kehitettiin muunneltavat tilakonseptit, joita testattiin ensin yhdellä osastolla ja otetaan käyttöön kaikissa Senaatin taloushallinnon tiloissa.

Hallintorakennus on peräisin vuodelta 1930, ja se sijaitsee aivan Spree-joen rannalla. Talon ulkoasu ei anna aavistustakaan siitä, mille uusissa työtiloissa näyttää. Neljä uudistettua työtilaa edustavat aivan erilaista maailmaa ja työntekijät ovat innoissaan uusista tiloista.

"Moderni, joustava, viehättävä ja kaikki odotukset täyttävä" ovat sanoja, joilla työntekijät kuvaavat ympäristöä. Eikä se ole yllättävää, sillä kattava osallistamisprosessi antoi selkeät vastaukset sille, mitä tiimit uusilta työtiloilta halusivat. Kinnarpsin toteuttamat kyselyt, työpajat, on line -kartoitukset ja jopa sensorimittaukset työpöytien käyttöasteesta, toimivat suunnitelman pohjana. Tuloksena syntyi mobiili ja joustava ympäristö, jossa noudatetaan monipaikkaista työtapaa, missä työntekijöillä on valittavana erilaisia työpisteitä kulloisenkin tehtävän mukaisesti.

Erilaisia vyöhykkeitä ovat spontaanien kohtaamisten, ryhmätyön, keskittymisen ja kokoustamisen alueet. Tämä auttaa rikkomaan rajoja eri osastojen väliltä, antaa paremman mahdollisuuden keskusteluun, tiedon jakamiseen ja edistää luovuutta ja tehokkuutta sekä tuottavuutta. Uusi malli on ollut mahdollista toteuttaa hallinnon digitalisaation ja uuden digitaalisen infran kehittämisen avulla.

toiveena parempi yhteistyö

Joustavuus ja parempi tiimityö olivat toivelistalla korkealla. Tilat eivät kuitenkaan antaneet tähän mahdollisuuksia, sen sijaan työpisteitä oli paljon, vaikka niitä käytettiin vain puolet kapasiteetista. Uudessa sisustusrakaisussa on enemmän tilaa jokaiselle, avoimessa ja selkeässä tilassa, vaikka tila itsessään ei ole lisääntynyt. Yhteisten ja hiljaisten työtilojen sekoitus kutsuu liikkumaan enemmän. Oli pelkoja, että uudistuksen lopputuloksena olisi liian vähän työpisteitä ja liian paljon avointa tilaa, mutta näin ei käynyt. Päin vastoin, odotukset moderneista kalusteista, joustavista tiloista ja paremmasta tiimityöstä, ovat kaikki täyttyneet.

Kokousten tehokkuus parani myös uusien tilojen ansiosta. Tilojen yhdistelmä, joka koostuu mobiilista ja tehokaasta ympäristöstä täydentää toinen toistansa hyvin. 

Aamuisin tiimi kohtaa Materian Vagabond pöydän ääressä ja keskustelee, missä kukin haluaa tehdä työtä. Koska useimmat tiimin jäsenistä poistuvat toimistosta jossain vaiheessa päivää erilaisiin tapaamisiin, tapahtuu tiloissa paljon liikehdintää. "Jotkut työkavereista ovat todella kukoistaneet, tunnettuaan aikaisemmin olleensa näkymättömissä. Olemme kasvaneet yhteen uuden keskuspisteemme ansiosta", kertoo projektipäällikkö Anne Steinicke. Viestintä on nyt uudella tasolla ja sen ansiosta tiimi on vahvempi.

Entistä positiivisempi ilmapiiri on syntynyt sujuvamman viestinnän ansiosta. Tilan jakaminen keskeiseen paikkaan sijoitetun kahvipisteen avulla luo kohtaamisia luontevasti ja ihmiset hitsautuvat paremmin yhteen.

Työntekijöiden tyytyväisyys tiloihin on kasvanut, sillä joustava ja liikkuva työ sopii heille. Kalusteiden liikuteltavuus, kuten Vibe väliseinät, pyörillä varustetut tuolit ja pöydät sekä toimiston joustava pohjaratkaisu, ovat luoneet myös sisään rakennettua turvallisuutta. Tiimit voivat jatkaa työskentelyä turvallisesti etäisyyksiä noudattaen ja liikkuvia väliseiniä käyttäen. Samaan aikaan on helppoa jäädä myös kotiin etätyöhön, sillä tiloja etäkokouksien pitoon on myös tarjolla. Myös muille SenFinin osastoille, jotka edelleen toimivat perinteisissä tiloissa, voidaan tarjota tiloja yhteiskäyttöön, sillä tasapaino erilaisten tilojen välillä on hyvä.