Keskeytyksistä keskittymiseen
Avotoimistojen hyödyt ja haitat
Jotain katosi, kun koppitoimistot joutuivat väistymään avotoimistojen tieltä. Avotilaan on haasteellista suunnitella työympäristöjä, joissa työntekijöiden työskentely ei jatkuvasti keskeytyisi. Alussa idea vaikutti nerokkaalta. Kaikki hyötyisivät avotoimistoista: luovat työntekijät voisivat vapaasti vaihtaa ideoitaan ja ajatuksiaan toistensa kanssa ja esimiehet voisivat pitää tarkasti silmällä alaisiaan, kun taas säästöjä syntyisi siitä, kun yhä useampi mahtuisi työskentelemään samassa tilassa.
Oli vain pari ongelmaa:
- Joidenkin ihmisten on vaikea keskittyä työtehtäviinsä kuullessaan kollegoidensa keskustelevan.
- Jotkin työtehtävät vaativat täydellistä keskittymistä.
Uudessa ajattelutaloudessa tieto ei ole enää avainasemassa, vaan kyse on pikemminkin päällisin puolin erilaisten ideoiden ymmärtämisestä ja niiden yhdistämisestä uusiksi konsepteiksi ja ratkaisuiksi, joilla on todellista merkitystä. Vuoropuhelu, kokemusten jakaminen sekä kokoukset ovat edelleen merkittävässä roolissa, mutta keskittymistä edistävistä ja häiriöttömistä työympäristöistä tulee entistä tärkeämpiä. Aikaa ja paikkaa keskittymiseen onkin yhä vaikeampi löytää kahvinkeittimen pulputtaessa, tulostimen raksuttaessa, vessan ovien kolahdellessa auki ja kiinni, matkapuhelinten soidessa liian kovaa samalla kun joku puhuu viikonloppuna pitämistään illalliskutsuista.
”Ihmiset haluavat joko keskittyä tehtävään tai tavata muita keskustellakseen. Akustiikka säilyy tärkeänä seikkana näiden kahden työtavan erottamisessa. On myös tärkeää luoda ”älä häiritse” -kulttuuri, jotta kaikkien yksityisyyteen ja keskittymiseen liittyvät tarpeet voidaan ottaa paremmin huomioon.”
Flow-tilaan pääseminen
Maineikkaan unkarilaisen psykologian professori Mihály Csíkszentmihályin mukaan jokaisen työnantajan tulisi pyrkiä auttamaan työntekijöitään saavuttamaan niin sanottu flow-tila. Siinä työntekijät uppoutuvat täysin tehtäviinsä ja omistautuvat niille koko sydämestään niin, että ongelmat pystytään ratkaisemaan ja innovatiivisia ideoita luomaan. Useimmille ihmisille tämä vaatii kuitenkin tietyn määrän hiljaisuutta ja rauhaa työpaikalla sekä selkeät rakenteet ja päämäärät. Kyse on tasapainon löytämisestä keskittymisen ja luovuuden välille. Tuottavuus, motivaatio ja tunne työstä suoriutumisesta laskevat, jos häiriötekijöitä on liikaa. Useimmat saapuvat työpaikalle aamuisin aikomuksenaan tehdä parhaansa. Tutkimukset osoittavatkin nykyisin, että suuri osa onnellisuudestamme on peräisin tunteesta, jonka saamme hyvin tehdystä työstä. Työstä, joka tuntuu merkitykselliseltä ja jossa tehdyt ponnistelut johtavat myönteisiin tuloksiin. Jos työpäivän jälkeen tunnemme yhä useammin, ettemme täyttäneet omia ja ympärillämme olevien ihmisten odotuksia, halumme työskennellä ja motivaatiotasomme laskevat.
Yksittäisen työntekijän voi tietysti olla hankalaa vaikuttaa fyysiseen toimistoympäristöönsä. Jotkut yrittävät luoda omaa tilaa kuuntelemalla musiikkia kuulokkeista tai vain käyttämällä vastamelukuulokkeita. Tämäkin osoittaa ympärillä oleville, että he haluavat olla rauhassa. Työnantajien, jotka eivät halua kannustaa henkilökuntaansa karkaamaan toimiston ulkopuolelle tai pelätä näiden lähtemistä kokonaan, pitäisi kuitenkin miettiä, miten tulevaisuuden toimistot on suunniteltava.
Uskomme, että tuottavuutta ja hyvinvointia edistävien toimistojen on täytettävä monenlaisia tarpeita. On olennaista suunnitella työtiloja, joissa työntekijät voivat keskittyessään päästä flow-tilaan ja olla silti osa luovaa yhteisöä. Huomioon pitäisi ottaa niin introverttien kuin ekstroverttienkin tarpeet. Tämä saavutetaan luomalla erilaisia paikkoja, joissa on tilaa erityyppisille keskittymistavoille ja häiriötekijöille.
Räätälöity ratkaisu
"Kuulemme usein asiakkaidemme sanovan, etteivät he voi olla tuottavia nykyisessä toimistossaan. Tavattoman usein syynä on keskittymistä vaativaan työhön tarkoitettujen hiljaisten alueiden puuttuminen. Suunnitellessamme tai remontoidessamme toimistoja etusijalla on luoda ja turvata tällaiset hiljaiset tilat,"
Kehitämme Kinnarps Next Office® -konseptissamme räätälöityjä, kokonaisvaltaisia ratkaisuja auttaaksemme asiakkaitamme suunnittelemaan ja uudistamaan toimistojaan. Lähtökohtanamme toimivat asiakasyritys ja tämän liiketoiminta. Ensiksi tarkastelemme yrityksen tämänhetkisiä ja tulevaisuudessa toivottuja työtapoja. Sitten alkaa matka uuden, ainutlaatuisesti räätälöidyn toimiston luomiseksi. Olemme mukana koko prosessissa, visiosta ja inspiraatiosta toteutukseen ja seurantaan.
Meille on tärkeää toimia niin kuin puhumme, minkä johdosta päätimme noudattaa Next Office -konseptiamme Ruotsin Kinnarpissa sijaitsevan pääkonttorimme yhdistetyissä toimisto- ja esittelytiloissa. Henrik Axell, Ruotsin Next Office -konseptipäällikkö, oli suuressa osassa kyseisen tehtävien mukaisen toimistotilan luomisessa. Johto ja työntekijät tulivat mukaan prosessiin heti alusta lähtien, ja heiltä kerättiin palautetta ja mielipiteitä. "Ellei johto ole mukana, uusien ajatusten ja ideoiden vieminen organisaatioon on erittäin vaikeaa. Ja kun johto sitten on mukana, myös työntekijät on saatava osallistumaan – kaikki mielipiteet ovat arvokkaita," Henrik Axell toteaa.
Toimisto jaettiin kolmeen vyöhykkeeseen, jotta avotoimiston parhaat puolet ja työntekijöiden keskittymiseen tarvittavat tilat pystyttiin yhdistämään: näin syntyivät korkean, kohtalaisen ja matalan keskittymistason alueet.
Kinnarpsin pääkonttori
Kinnarpsin yhdistetyt toimisto- ja esittelytilat ovat vain kivenheiton päässä paikasta, jossa yritys perustettiin yli 75 vuotta sitten. Toimistolle on ominaista luovuus, ja se on elävä todiste kestävyyteen, hyvinvointiin, innovointiin ja ergonomiaan keskittymisestä. Se on ainutlaatuinen ratkaisu, jossa tehtävien mukainen työympäristö on muokattu persoonallisella tavalla esittelemään yhtiön tuotteita ja konsepteja ympäri maailmaa tuleville vierailijoille.
Korkea keskittymistaso
Korkean keskittymistason alueet on tarkoitettu häiriöttömään, keskittymistä vaativaan työhön. Kyseeseen voivat tulla suuret ja pienet äänieristetyt kokoustilat, joissa käydyt keskustelut eivät kuulu tilojen ulkopuolelle. Kirjasto ja henkilökohtaiset korkean keskittymistason työpisteet ovat tärkeä lisä hiljaisille kokoustiloille. Tällaiset tilat ovat ihanteellisia keskittymistä vaativiin tehtäviin, kuten lukemiseen ja kirjoittamiseen.
Kohtalainen keskittymistaso
Kohtalaisen keskittymistason alueet sopivat niille, jotka haluavat työskennellä jokseenkin keskittyneesti mutta eivät äänettömässä tai erillään olevassa ympäristössä. Tällaiseen keskittymistasoon sopiva ratkaisu on jakaa yksi iso tila useammaksi pieneksi. Tiloja on helppo muotoilla ääntä absorboivilla tai vaimentavilla seinäkkeillä. Kohtalaista keskittymistasoa vaativaa työtä on ihanteellista tehdä luovissa tai yhteistyöhön tarkoitetuissa tiloissa. Tällaiset alueet soveltuvat hyvin spontaaneihin kokouksiin, tilannekatsauksiin ja työpajoihin. Tärkeää on, että sisustus kannustaa tuottavuuteen ja luovuuteen.
Matala keskittymistaso
Myös matalan keskittymistason työskentelyyn on olemassa monenlaisia tiloja. Esimerkkejä sellaisista ovat aula ja oleskelutila – kaksi aluetta, joissa voi odottaa kuulevansa keskusteluiden ääniä ja muuta melua. Niissä voi käydä läpi sähköposteja tai kohdata spontaanisti ohikulkevia kollegoita. Näiden alueiden lisäksi on avara tila, johon kuuluvat yksittäiset työpisteet. Ne on varustettu kaikella tarvittavalla, jotta työskentely onnistuu pitkiäkin aikoja. Toimiston ruokailutilaa voi myös käyttää matalan keskittymistason työhön, mutta useinmiten sitä käytetään taukotilana.
Alueiden suunnittelu ja säännöt
Jotta keskittymiseen tarkoitetut alueet todella toimisivat, on tärkeää erottaa ne toisistaan sermeillä ja seinäkkeillä. Näin esimerkiksi aulan äänet eivät häiritse korkean keskittymistason alueilla työskenteleviä. Alueet voi erottaa toisistaan ääntä absorboivilla ja katosta riippuvilla tai lattialla olevilla seinäkkeillä. Käyttää voi myös pöytäseinäkkeitä, jotka vaimentavat ääniä entisestään korkean keskittymistason alueilla.
Äänenvaimennus on kuitenkin vain yksi keskittymisalueiden näkökohdista. On olennaista laatia säännöt myös toimiston meluun liittyen. Kaikilla on oltava yhteinen näkemys siitä, mikä on sallittua kullakin alueella. Mitä selkeämmät säännöt ovat, sitä helpompi on luoda tuottava ja miellyttävä toimisto.
"Säännöt ovat tärkeä osa palapeliä. Ne auttavat työntekijöitä lähestymään muita ja toimimaan toimistossa sekä luomaan uusia tapoja. Vakiintuneet, odotetut käyttäytymismallit auttavat toimivan toimiston luomisessa ja työntekijöiden tyytyväisyyden lisäämisessä," Henrik Axell toteaa.
Keskinäinen kunnioitus
Kunnioitamme toisiamme ja vierailijoitamme sekä työpaikalla ihmisten välillä ilmeneviä eroja.
Järjestys ja siisteys
Käytäntönämme on pitää työpöytämme siisteinä, mikä tarkoittaa, että keräämme työpäivän päätteeksi tavaramme ja varastoimme ne yhteisiin tai henkilökohtaisiin säilytyspaikkoihin, kunnes tarvitsemme niitä jälleen.
Rauha ja hiljaisuus
Kun työtehtävä vaatii erityistä keskittymistä, työntekijän on valittava korkean keskittymistason alue. Siellä vältetään äänekkäitä puheluita ja spontaaneja kokouksia. Jos erilliseen tilaan vievä ovi on kiinni, emme häiritse siellä rauhassa ja hiljaisuudessa työskenteleviä.
Melutason hillitseminen
Radiota tai musiikkia kuunnellaan mieluiten kuulokkeista. Pidämme myös mielessä, että pitkähköjä puheluita on parempi käydä erillisessä tilassa kuin työhönsä keskittyvän kollegan vieressä.
Uudet vaikutelmat ja ideat
Valitsemme joka työpäivä uuden paikan luodaksemme toimistoon liikkuvuutta ja tarvittavat puitteet spontaaneja kokouksia varten. Työntekijä voi pitää jotain tiettyä paikkaa varattuna enintään kaksi tuntia silloin, kun ei työskentele siinä.
)
)
)
