Kodista toimistoksi - ideoita ja vinkkejä

Kun maailma joutuu mukautumaan COVID-19 pandemian aiheuttamiin suuriin haasteisiin, monet yritykset ovat ottaneet käyttöön vapaaehtoisen tai pakollisen kotona työskentelyn käytännöt. Tämä tarkoittaa, että suuri osa ihmisistä joutuu uusien haasteiden eteen - työn tekeminen kotoa, tai ehkäpä kotoa kokoaikaisesti, ensimmäistä kertaa. Olemme keränneet joitakin vinkkejä, kuinka tuottavuutta ja hyvinvointia voi edistää myös kotoa työskennellessä.

Jotkut meistä tekevät etätyötä silloin tällöin, mutta monelle kotona tehtävä työ on aivan uusi maailma. Kyseessä voi olla pitempikin työperiodi kuin etäpäivä silloin tällöin ja nykyisissä olosuhteissa koko yritys saattaa olla samassa tilanteessa. Päivittäisen toimistotyön korvaaminen digitaalisilla työvälineillä ja viestintäkanavilla on haaste, ei ainoastaan riittävien teknisten ratkaisujen osalta, vaan myös tiimien ja yksilöiden kokemien ongelmien osalta.

Haluamme antaa käyttöösi joitakin vinkkejä, kuinka parantaa tilannetta sekä myös luoda pitemmänkin silmäyksen tähän mielenkiintoiseen - jos kohta outoon tilanteeseen - asiaan, jota kutsutaan "etätyöksi".

kotoNa työskentely vai etätyö?

Kotona työskentely, kuten nimi sanoo, tarkoittaa työn tekoa neljän seinän sisällä omassa kodissa, esimerkiksi kotitoimistossa, kun taas etätyö on paljon laajempi käsite. Se tarkoittaa uutta työn teon sijaintipaikkaa, jonka työnantajasi tarjoaa - toimistoa - kotonasi, suosikki kahvilassasi, co-working tilassa tai jopa kirjastossa. Nämä kaksi tulkintaa sekoittuvat joskus, mutta se on varmaa, että kutsummepa niitä miten tahansa, ne varmasti suosivat toimistotyötä verrattuna muihin ammatteihin. Elänlääkäri, kassa tai sairaanhoitaja eivät voi tehdä työtä kotona. Mahdollisuus tehdä työtä kotona on normaalisti vain haave, jopa monelle toimistotyöntekijälle.

Next Office Insight raportissamme1 autamme asiakkaitamme kartoittamaan heidän työympäristöään ja työkuvioitaan. Olemme tehneet yli 200 kartoitusta Euroopassa ja voimme nähdä, että työntekijät arvioivat tekevänsä 15% työstään toimiston ulkopuolella. Eurostat2 tutkimuksen mukaan työssä käyvien 15 - 64 ikäisten EU:n kansalaisten kotona työskentelyn prosenttiosuus oli noin 5.0% vuonna 2017. Niiden prosenttiosuus, jotka silloin tällöin työskentelevät kotoa, on noussut tasaisesti vuosien aikana, ollen 7.7% vuonna 2008 ja 9.6% vuonna 2017. Vuoden 2017 luvun ollessa hieman alhaisempi kuin vuoden 2016, jolloin se oli 9.8%.

MUUTAMIA VINKKEJÄ

YKSILÖILLE

  1. Ihmisillä on taipumus työskennellä kotona paljon enemmän kuin toimistossa, koska ei ole olemassa selkeää päivän alkua ja loppua. Selkeän aikataulun puuttuminen - joka toisaalta muodostuu työmatkoista - voi tehdä päivästä loputtoman ja epämääräisen. Sinun tulisikin luoda ja noudattaa päivittäisiä rutiineja.
  2. Kotona työskennellessä sinun tulisi istua selkä suorana, venytellä ja jumpata kehoasi, pitää säännöllisiä taukoja, mennä pois pöydän äärestä ja yrittää saada auringonvaloa. Hyvä idea on mennä ulos terassille tai pihalle, seistä ikkunan ääressä tai tehdä lenkki talon ympäri tai lähipuistoon (jos mahdollista). Auringonvalolla on tärkeä rooli päivittäisen biologisen kellomme säätämisessä. Se auttaa meitä määrittämään päivän eri ajat.
  3. Edelliseen kohtaan viitaten, sinun tulisi liikkua ja voimistella kotona myös. On monia harjoituksia joita voit tehdä kotona käyttäen omaa painoasi ja jokaisesta kodista löytyviä välineitä. On olemassa YouTube kanavia ja verkkosivuja sekä aplikaatioita jumppatuokioiden inspiroijaksi. Voit valita sopivat tarpeisiisi. Liike on tärkeä päivittäinen osa elämää: se kohentaa mielialaa ja parantaa suoritusta. Suuri osa aktiviteetistasi häviää kun et enää juokse bussiin tai kävele asemien välillä ja toimistoon mennessäsi.
  4. Kunnioita keskittymisjaksojasi. Sinun tulisi varata aikaa ja omistautua tehtäville, jotka vaativat keskittymistä. "Älä häiritse" tai "lentotila" puhelimessa voi olla suurena apuna tässä. Voi myös kirjoittaa kalenteriisi nämä hetket, jotta työkaverit näkevät milloin olet varattuna.
  5. Varaa itsellesi "oma-aika". Jopa 5 tai 10 minuuttia voi olla tarpeeksi. Tee jotain mikä ilahduttaa sinua ja piristää mieltäsi. Voit käyttää tätä vaikka palkintona, kun olet suorittanut tehtävän loppuun.

JOHTAJILLE

  1. Johtajan tulee tuntea työntekijänsä ja ymmärtää ne tehtävät, jotka voidaan suorittaa kotona työntekijän työroolissa.
  2. On tärkeää rakentaa luottamussuhde työnantajan ja työntekijän välillä. Se ei synny itsestään maagisesti. Voit luottaa toiseen vain silloin kun tiedät mitä he tekevät, mitä heidän työntehtävänsä ovat, millaisia määräaikoja heillä on, mitä taitoja heillä on, miten alttiita he ovat unohtamaan määräajat ja kuinka helppoa tai vaikeaa heille on pyytää apua. Jotta voit tietää kaiken tämän, sinun täytyy tuntea toinen ihminen.
  3. Johtajana sinun tulee olla tietoinen, että pääasiassa kotoa työskentely ei ole etu. Kotoa työskentely on mahdollisuus. Se on mahdollisuus tehdä sama työ ja antaa sama panostus kuin muussakin paikassa. Tiedämme, että joillekin työnteikijöille on vaikeaa työskennellä keskeytyksettä, jopa toimistossa. On inhottavaa kertoa sinulle tämä, mutta totta on, että tehokkuus ei riipu paikasta vaan henkilön omasta motivaatiosta.
  4. Käytä teknologiaa viisaasti. On tilanteita jolloin sähköposti, videokokous ja puhelinsoitto tuntuvat riittämättömiltä (tai liialta). Kuten mainittua, sinun tulisi rakentaa luottamusta tiimiisi ja pitää mielessä että teknologioiden tulisi antaa tähän mahdollisuus mikromanageroinnin asemesta. Voit käyttää mitä tahansa miljoonista sovelluksista ja menetelmistä ja korvata niillä loputtomat sähköpostit, viestit ja puhelut.
  5. Johtajuus vaatii lisäponnistuksia ja sitoutumista näinä aikoina. Ole proaktiivinen ja pidä rakentavia videopalavereita tiimisi kanssa säännöllisesti ja pidä tavoitteet ja KPI-mittarit selkeinä.
  6. Tiimisi saattaa työskennellä kotoa ensimmäistä kertaa. On paljon asioita jotka ovat uusia, eivätkä toimi vielä täydellisesti - se voi olla stressaavaa. Kärsivällisyys tässä epätavallisessa tilanteessa auttaa.

kun kotisi muuttuu toimistoksi

Miten kodista luodaan toimisto ei ole helppo kysymys vastattavaksi, vaikka kotitoimisto olisi luotu etukäteen suunnitellusti. Puhumattakaan tilanteesta, jossa olemme pakotettuja toimimaan kotoa yht'äkkiä odottamatta päivästä toiseen tuntemattoman pituisen ajanjakson (viitaten tämän hetken tilanteeseen). Kinnarps uskoo ergonomisten työympäristöjen luomiseen toiminnallisuuden ja tehtäviin perustuvien pääperiaatteiden noudattamisen avulla. Se on yhtä tärkeää kotona kuin se on toimistossakin.

TOIMISTON PERUSTAMINEN OLOHUONEESEEN

1.

Luodaan sopiva tila. Hyvinvointi ja terveys - joita tulisi erityisesti edistää nykytilanteessa - ovat peruselementtejä tuottavuudessa. Tilan voi katsoa olevan ergonominen, jos se vastaa tilassa olevien ihmisten toiminnallisiin tarpeisiin (tässä tapauksessa työntekijän tarpeisiin). Sinun tulisikin tehdä kaikki voitava luodaksesi yksilöllisen työympäristön kotiisi, sillä se on tuottavuudelle tärkeää. Kinnarps on työskennellyt kehittäen tuotteita jotka täyttävät ergonomiset tarpeet ja korkeat vaatimukset. Onpa kyseessä istuma/seisoma pöytä, työtuoli tai akustiikkaratkaisut, nämä tuotteet ovat yhtä tärkeitä kotitoimistossa kuin yrityksen toimitiloissa.

2.

Saadaksesi monia terveyttä edistäviä hyötyjä, sinun tulisi sijoittaa työpöytäsi mahdollisimman lähelle ikkunaa. Jos haluat D vitamiinitason kohotusta, nukkua paremmin ja työskennellä tehokkaammin, tai vain vähentää keinovalon epäteveellisiä vaikutuksia kehollesi, voit vain yksinkertaisesti sijoittaa kotitoimistosi ikkunan lähelle.

3.

Värit vaikuttavat mielentilaan ja tunteisiin myös. Monissa eri tiloissa - esimerkiksi toimistossa, vaikka se olisi kotonakin - hyvin valitut värit voivat vaikuttaa tilassa olevien hyvinvointiin ja tuottavuuteen.Harmaa, beige ja valkoinen voivat aihuttaa masennusta, kun taas muut vaaleat värit voivat lisätä motivaatiota. Yleisesti, voidaan sanoa, että vihreä on rauhoittava, sininen tuottavuutta lisäävä, punainen huomion herättäjä ja keltainen luovuuden väri. Meidän tulisi ympäröidä itsemme väreillä ja kasveilla, jotka puhdistavat ilmaa ja tekevät kodista tasapainoisemman.

4.

Äänet ovat työn luonnollinen osa, mutta melu ja korkeat äänitasot voivat alentaa tuottavuutta merkittävästi. Melu vaikuttaa keskittymiseen, stressitasoon ja luovuuteen. Se voi aiheuttaa turhautumista, joka rajoittaa hyvinvointia ja tehokkuutta. Rauhoittavat äänet ja musiikki voivat puolestaan parantaa tuottavuutta. Näin ollen on hyvä idea käyttää niitä kotitoimistossakin. Voimme parantaa äänimaisemaa muutamilla seikoilla. Matot, verhot ja tyynyt sekä kirjahyllyt ja kasvit fiksusti sijoitettuina, voivat tehdä olohuoneesta akustisesti paremman työtilan.


Toivottavasti vinkeistä oli hyötyä sinulle. Tarkoituksemme on ollut antaa joitakin ideoita kuinka edistät tuottavuutta, luovuutta ja hyvinvointia vaikka tekisitkin työtä keittiössä tai olohuoneessa. Ehkä niistä on apua myös kun palaat toimistoosi?

LÄHTEET

1. Kinnarps, Next Office Insights Report (2020)
2. https://ec.europa.eu/eurostat/web/products-eurostat-news/-/DDN-20180620-1