Kuinka menestyä tehtävien mukaisessa työskentelyssä
Trendejä ilman tutkimusta
"Tekninen kehitys on kiihdyttänyt kohti monitilatoimistoja johtavaa trendiä, mutta aihetta ei ole aiemmin tutkittu lainkaan. Suuret yritykset ja virastot hyppäsivät mukaan uuteen toimistotrendiin tietämättä oikeastaan edes, miten se vaikutti organisaatioon ja työntekijöihin. Ei tiedetty, oliko trendi hyvä vai huono", Lena Lid Falkman sanoo.
Hän on nyt kolmen vuoden ajan tutkinut monitilatoimiston mahdollisuuksia ja haasteita yhdessä kuuden muun, eri tieteenaloja edustavan tutkijan kanssa.
"Toiveenamme on, että onnistuisimme auttamaan vivahteikkaamman ja puolueettoman tiedon saamisessa monitilatoimistosta. Monitilatoimistolla on selviä etuja, mutta myös haittoja."
”On saatava tietää, miksi päätetään työskennellä monitilassa, sekä oltava tietoinen siitä, että kyseinen työskentelytapa ei sovi kaikille organisaatioille. Tehtäväperusteisuus ei ole "johdon pikaratkaisu", johon voidaan lähteä uskoen, että kaikesta tulee täydellistä. Ensin on laadittava suunnitelma."
Tehtävienmukaisuutta eri alueilla
Mitä toimintaan perustuvaan työskentelyyn sisältyy?
"Toimintaperusteisen työskentelytavan avain on se, että lähtökohtana käytetään erilaisia alueita, jotka on luotu eri toimintoja varten. Työntekijänä voit valita istumapaikkasi vapaasti ja valitset alueen työtehtäväsi mukaan. Onnistuminen edellyttää, että alueet on muotoiltu organisaation ja työntekijöiden tarpeiden mukaan – että alueet todella tukevat eri toimintoja ja että niitä on riittävästi. Muussa tapauksessa edessä voi olla painajaisskenaario, jollaisista joskus kuulee: että paikkoja ei ole tarpeeksi vaan ihmisten on mentävä toimistolle aikaisin varmistaakseen itselleen paikan tehdä työtään."
Monitilatoimiston alueista toisilla on suurempi merkitys kuin toisilla, Lena Lid Falkman arvioi.
"Hiljaiset osastot, joilla voi istua ja tehdä töitä keskittyneesti, ovat tietysti tärkeitä, samoin kuin monet erikokoiset kokoustilat, jotka mahdollistavat sekä puhelinkeskustelut että erilaiset tapaamiset. Tila yhdessäoloon – ruokailutilat, aulat ja kahvihuoneet – on keskeistä monitilatoimistossa. Siellä tavataan kollegoita, ratkaistaan ongelmia ja kerätään uutta energiaa. Minusta ruotsalainen kiinteistöyhtiö Vasakronan on valtavan hyvä esimerkki tästä. Heillä on pääkonttorissaan yksi paikka, jossa on tarjolla kahvia. Kaikkien on mentävä sinne, mikä tarkoittaa, että kaikki myös tapaavat, keskustelevat ja verkostoituvat samassa paikassa. Se on kuin keidas keskellä savannia!"
Lena Lid Falkman on kauppatieteiden tohtori ja työskentelee Tukholman kauppakorkeakoulussa. Hän on väitellyt johtajuudesta ja viestinnästä ja tutkinut muun muassa uutta tekniikkaa ja sen vaikutuksia yhteistyöhön ja viestintään työpaikalla.
Tässä ovat tutkijan parhaat vinkit ja kysymykset, joita voit esittää itsellesi, jotta menestyt tehtävien mukaisessa työskentelyssä:
Oletko tehnyt kotiläksysi!?
Miten ja milloin työntekijät tekevät töitä? Millaisia toiminta-alueita juuri teidän toimistoonne tarvitaan, ja kuinka moni niitä käyttää ja milloin? Tällä tavalla voit varmistaa, että monitilatoimisto todella täyttää tarpeet.
Ovatko kaikki mukana?
Osallistuminen on ratkaisevaa, jotta monitilatoimistosta saadaan hyvä. Kaikkien työntekijöiden on saatava olla mukana päättämässä.
Onko tekniikka kunnossa?
Monitilatoimisto vaatii paljon enemmän kuin "vain" wifin ja langattomat yhteydet. Toimiston on oltava älykäs. Koska kaikkien on voitava tehdä töitä missä kohdassa tahansa eikä ole paikkaa, johon kaikki paperit voitaisiin sijoittaa, toimiston on oltava paperiton. Työntekijöiden on täytynyt myös oppia, miten digitaalinen toimisto toimii. Tämä on tietysti erityisen tärkeää virastoissa ja yrityksissä, joissa asiakirjojen käsittelylle asetetaan tiukat vaatimukset. Kun digitaalinen toimisto toimii, työt voivat sujua paremmin ja nopeammin – samalla kun useammat voivat saada asiakirjan käyttöönsä.
Toimiiko se?
On samantekevää, kuinka siistejä ja herkullisia sisustusratkaisut ovat – niiden täytyy olla toimivia. Muuten niitä ei käytetä.
Tilaisuus työn kehittämiseen
Juuri runsaat mahdollisuudet tapaamisiin osoittautuivat yhdeksi monitilatoimiston suurimmista eduista.
"Monitilatoimisto voi tarjota mahdollisuuksia yhteistyöhön organisaation sisällä. Työntekijät tutustuvat toisiinsa ja kommunikoivat uusilla tavoilla. Näin voidaan välttää niin sanottu siilovaikutus, jossa eri osastot ovat erillään toisistaan. Monitilaympäristö voi lähentää yrityksen eri osia ja vahvistaa yrityskulttuuria."
Yksi tutkimusprojektin osa-alueista koostui kattavista kyselyistä, joissa eri yritysten työntekijät saivat vastata kysymyksiin monitilatoimistoa koskevista odotuksistaan. Kysymyksiä esitettiin sekä ennen toteutusta että sen jälkeen.
"Työntekijöiden kokemuksen mukaan monitilatoimisto oli inspiroiva työympäristö ja viestintä toimi", Lena Lid Falkman kertoo.
"Muita monitilatoimiston etuja ovat sen joustavuus ja se, että se tarjoaa yksilölle runsaasti mahdollisuuksia päättää, miten haluaa tehdä työnsä. Puhtaasti yleistäen voidaan sanoa, että monitilatoimisto sopii organisaatioihin, joissa käytetään runsaasti itsejohtajuutta. Se suosii yksilöitä, jotka ovat taitavia suunnittelijoita ja ohjaavat päiväänsä mielellään itse."
Ergonomiset työpisteet
Tutkimusryhmän havaitsemien haittojen joukossa oli kasvava keskittymisvaikeuksien riski.
"Haastattelimme erilaisia kohderyhmiä, ja oli selvää, että haastateltavat olivat huolissaan siitä, että heitä häirittäisiin työaikana. Aivoilta vie jonkin aikaa, ennen kuin ne pystyvät keskittymään työtehtävään, ja työnteko vaikeutuu, jos työntekijää jatkuvasti häiritään. Siksi on erittäin tärkeää, että monitilaympäristöissä on todella alueita myös keskittyneeseen työskentelyyn – ja että niitä myös käytetään", Lena Lid Falkman sanoo.
"Tiimiimme kuuluu myös lääkäri, joka on tutkinut sitä, miten monitilaympäristö toimii kuntoutuksen tarpeessa olevan tai loppuunpalamisen jälkeen töihin palaavan kannalta. Tämä on yksi hankaluus – kuinka henkilö, joka ei sopeudu monitilaympäristöön, voi löytää paikkansa?"
Usein työntekijät ilmaisevat myös levottomuuttaan sen suhteen, miten he pystyvät käyttämään hyviksi todettuja ergonomisia apuvälineitään monitilaympäristössä.
"Kokemus tätä toimistotyyppiä soveltavista yrityksistä osoittaa, että työntekijät olivat yleensä terveempiä ja voivat paremmin monitilaympäristössä. Ja se johtui tietysti siitä, että he liikkuivat aiempaa enemmän."
"Monitilatoimistossa työntekijällä on itse vapaus valita missä ja miten työtehtävät suoritetaan. Tällaisella vaikutusvallalla voi olla positiivisia vaikutuksia terveyteen. Jos monitilaympäristöä hyödynnetään oikein, se tekee työpäivästä vaihtelevamman ja aktiivisemman", kertoo Anders Lundahl, joka on Kinnarpsilla työskentelevä ergonomia-asiantuntija ja fysioterapeutti. Ergonomiasta tulee erityisen tärkeää, kun työelämään tulee uusia trendejä. Ota siis huomioon nämä asiat, kun suunnittelet uutta työympäristöäsi:
1.
Monitilaratkaisujen avulla voidaan luoda enemmä mahdollisuuksia liikkumiseen työpäivän aikana. Liikkumiseen eri alueiden tai eri aktiviteettien välillä – esimerkiksi seisomisen ja istumisen välillä.
2.
Muista, että vaihtelu kannustaa liikkumaan. Suosi työympäristössä sähköpöytiä ja kalusta erikorkuisilla kalusteilla, jolloin aktiivista vaihtelua seisoma- ja istumatyön välillä tapahtuu luonnostaan. Pehmeät istuimet ja "säkkituolit" eivät yksinään tee työympäristöstä ergonomisen.
3.
Huolehdi, että toimistossa on paljon hyviä työpisteitä. Jos työntekijöiden on työskenneltävä pitkään, tarvitaan sähköpöytä, jossa on hyvä työtaso sekä telakka näytölle. Jos työtä tehdään kannettavalla tietokoneella työpisteessä jota ei voi säätää, eivät yhtä pitkät työrupeamat ole mahdollisia.
4.
Ääniergonomia on tärkeää. Huolehdi, että tilat tukevat keskittymistä ääntä vaimentavilla kalusteita ja materiaaleja.
5.
Jokaiselle riittävä valaistus antaa hyvän näköergonomian ja helpottaa työtehtäviä. Ikääntyvä työntekijä tarvitsee usein enemmän valoa!
Tulevaisuuden toimisto
Lena Lid Falkmanin oma loppupäätelmä on, että valmiiden konseptien sijaan on parasta uskaltaa kuunnella yksilöitä.
"Uskoakseni paras toimisto on toimisto, jossa jokainen työntekijä saa itse päättää, miten haluaa työskennellä. Olen löytänyt muutamia esimerkkejä yrityksistä, jotka yhdistelevät useita toimistotyyppejä ja antavat ihmisten valita itselleen sopivan työskentelytavan."
Sen, että organisaatio muuttuu, uusia työntekijöitä aloittaa ja toisia lopettaa, ei tarvitse välttämättä olla ongelma, Lena Lid Falkman sanoo.
"Uuden työntekijän pitäisi työpaikkaan tullessaan saada valita miten ja missä työskentelee. - Täällä on vapaita paikkoja, joissa voit työskennellä keskittyneesti, ja täällä on paikka, jossa ympärillä on enemmän väkeä. Olisi jännittävää nähdä, mitä tapahtuu, jos uskallamme asettaa yksilön keskeiseen asemaan."
Haluatko asettaa yksilön tarpeet etusijalle ja luoda juuri sinulle sopivan toimiston?
Kinnarps Next Office® on menetelmä, jonka lähtökohtana on jokaisen henkilön työtehtävän asettamat tarpeet ja jossa työntekijät ovat avainasemassa. Next Office® perustuu laajaan tutkimustietoon ja se on kehitetty yhteistyössä asiakkaiden, työympäristön kehittäjien ja tulevaisuudentutkijoiden kanssa.
