Läsnätyö, etätyö, hybridityö ... vastaako toimistonne uusiin vaatimuksiin?

Kaksi päivää kotona, kolme toimistolla. Tämäntyyppiseen työnteon rytmiin arvellaan siirryttävän monella työpaikalla, jahka koronasta päästään. Miten toimitilan pitää muuttua, jotta se vastaa tulevaisuuden haasteisiin – myös niihin, joista emme vielä tiedä mitään?

Kun uusi normaali vihdoin koittaa, paluuta vanhaan ei enää ole. Jatkossa yhä useammalla työpaikalla osa ihmisistä työskentelee osan viikkoa muualla kuin toimistolla. Toimistoa tarvitaan silti – ja itse asiassa sen merkitys vain kasvaa.

Mihin asioihin uudessa tilanteessa pitää kiinnittää huomioita ja miten toimistoa uudistaa? Huomioi ainakin seuraavat tutkimuksessamme esiin tulleet asiat.

1. Toimistolle tullaan muiden ihmisten vuoksi 

Luovaa ideointia, aivoriihiä ja projektien käyntiinpolkaisuja toteutetaan kyllä videoyhteydellä, mutta jotain olennaista jää aina uupumaan. Nimittäin toisten ihmisten eleet, ilmeet ja olemus. Vannoutuneimmatkin etätyön kannattajat myöntävät, että tarvitsemme yhteyttä muiden kanssa.

Ruudun välityksellä olemme vain osin läsnä. Spontaanit reaktiot lieventyvät, kun videoyhteydessä on puhuttava yksi kerrallaan, jotta ääni ei puuroutuisi. Tilanne on kaikkein heikoin, jos osallistujat eivät pidä kameroita päällä.

Mitä houkuttelevampi toimitila on, sitä varmemmin myös etätyöntekoon tiukasti solahtaneet haluavat tulla muiden joukkoon. Toimistolle tullaan kohtaaman työkavereita. Yhdessäolo myös vahvistaa yhteisöllisyyttä yrityksen sisällä ja tavoitteiden saavuttamista.

Toimistolla tarvitaan: Lisää eri kokoisia ryhmätyötiloja, joissa työskentelyyn voi osallistua paikan päällä ja etänä. Parhaimmillaan tilat lisäävät kohtaamisia ja ideoiden vaihtoa sekä muuttuvat tilanteen mukaan tiimitilasta neuvottelutilaksi ja vapaan oleskelun ja ajatusten vaihdon tilaksi.

2. Toimistolle tullaan keskittymään, kun se ei onnistu kotona

Kaikki eivät ole etätöiden ystäviä. Syitä on monia. Kotisohva ei välttämättä ole ergonomialtaan sopiva pitkäaikaiseen työntekoon. Jotkut haluavat tehdä selkeän eron työpäivän ja vapaa-ajan välille. Toisilla ei ole kotona työrauhaa ja keskittyminen on sen vuoksi mahdotonta. Monet yksinkertaisesti keskittyvät paremmin toimistoympäristössä.

Omia, nimettyjä työpisteitä ei silti monessa toimistossa tarvita. Eikä työpisteitä tarvitse useinkaan varata jokaiselle työntekijälle, sillä vain harvoissa yrityksissä kaikki ihmiset ovat samanaikaisesti toimistolla.

Toimistolla tarvitaan: Selkeästi erotettuja rauhallisen työn tiloja, joissa keskittymistä vaativa työ onnistuu, vaikka toimistolla olisi isompikin joukko pitämässä työpajaa. Luottamuksellisia ja yksityisiä puheluja ja keskusteluja varten tarvitaan äänieristettyjä tiloja. Hyödyntäkää myös liikkumiseen kannustavia varusteita, kuten sähköpöytiä, toimistopyöriä ja satulatuoleja.

3. toimistolle tullaan helppokäyttöisen teknologian vuoksi

Vielä vuosi sitten takkuilevat etäyhteydet ja ontuva sovellusten käyttö olivat monessa yrityksessä normi. Vähitellen vaatimustaso jouhevasti toimivista av-ratkaisuista on kasvanut ja myös osaaminen parantunut. Kun yrityksen kaikissa neuvottelu- ja ryhmätyötiloissa on samanlaiset av-laitteistot ja sovellukset ja niiden käyttöön on myös saanut opastuksen, säätäminen on vähäisempää ja työskentely tehokkaampaa.

Kannattaa myös hyödyntää tilanhallintajärjestelmiä, joiden avulla työntekijä näkee jo ennen toimistoon astumistaan, missä on vapaata tilaa. Parhaimmillaan työpisteen tai ryhmätyötilan voi varata jo ennakkoon.

Tilanhallintajärjestelmä auttaa myös näkemään, mitkä tilat ovat suosituimpia ja onko toimistossa esimerkiksi työskentelyalueita, joiden käyttöaste on matala. Kenties nämä alueet voidaan muuttaa palvelemaan paremmin yrityksen tarpeita.

Toimistolla tarvitaan: Helppokäyttöiset ja kaikilla laitteilla samalla tavoin toimivat av-ratkaisut. Tarkista, että neuvotteluratkaisut tarjoavat yhtäläisen kokemuksen olet sitten etänä tai läsnä. Muista valaistus ja akustiikka!

 

Jokainen yritys tarvitsee omanlaisensa toimiston

Next Office -työympäristöanalyysi auttaa näkemään, minkälainen toimisto palvelee parhaiten juuri teitä
Joustavuus ja muuntautumiskyky ovat tämän päivän ja tulevaisuuden toimiston kulmakiviä. Aikaa kestävä toimisto kalusteineen kannattaa suunnitella niin, että se on helposti muunneltavissa käyttötarpeen mukaan.

Tilanteet voivat muuttua päivittäin tai jopa useita kertoja päivässä: pöytien paikkoja ja korkeuksia pitää pystyä muuttamaan tai tiloja rajata mutkattomasti. Mutta joustavuutta tarvitaan myös pitemmällä aikavälillä, kykyä mukautua mahdollisiin uusiin pandemioihin, monialaisiin projekteihin ja kasvupyrähdyksiin.

Muutoksiin varautuminen on myös ekologista ja kestävää ajattelua, joka tulee loppujen lopuksi myös yritykselle edullisemmaksi, kun tehdään vähemmän turhia hankintoja ja toimimattomia ratkaisuja.

Kinnarpsin Next Office -työympäristöanalyysissä käydään läpi yrityksen nykyiset toiminnot ja tavoitteet tulevaisuudessa. Se perustuu mitattavaan dataan ja muun muassa tarkkoihin tilojen käyttöastemittauksiin. Henkilökunta otetaan mukaan analysoimaan ja suunnittelemaan. Työympäristöanalyysi voidaan tehdä paikan päällä tai etänä.

Nyt on hyvä hetki varustaa toimisto uuteen työtapaan sopivaksi.