5 vinkkiä, joilla torppaat monitilan haasteet

Monitilatoimisto erilaisine työskentelyalueineen tuo työntekoon vaihtelua, valinnanvapautta ja parantaa kommunikaatiota. Työympäristön muutoksen yhteydessä voi kuitenkin tulla uudenlaisia haasteita, joihin Kinnarpsin asiantuntijoilla on ratkaisu. Poimi nämä vinkit talteen.

1) Haaste: Miten löytää näppärimmin vapaa työpiste tai kokoustila?

Työtä tehdään yhä enemmän yhteistyössä toisten kanssa. Tarvitaan erikokoisia ja -tyyppisiä neuvottelu- tai projektitiloja. Toisaalta on tarvetta itsenäiseen työskentelyyn. Kuinka siis löytää näppärimmin monitilatoimiston työskentelyalueilta sopiva tila?

Ratkaisu:
Vapaan työpisteen tai sopivan neuvottelu- tai projektitilan löytämiseen on ratkaisuna digitaalinen tilanhallintajärjestelmä. Siinä voi olla visuaalinen kartta toimistosta, josta näkee yhdellä vilkaisulla, mitkä tilat tai pöydät ovat vapaina ja mitkä varattuina. Jokaisen neuvotteluhuoneen ovella on myös oma varauskalenterinsa.

Tilanhallintajärjestelmä säästää aikaa, kun sopivaa tilaa ei tarvitse etsiä.

Kinnarpsin toimittamassa tilanhallintajärjestelmässä voi tehdä myös vikailmoituksen rikki menneestä kalusteesta tai vaikka neuvotteluhuoneen projektorista. Ilmoitus ohjautuu suoraan oikealle ihmiselle, eikä toimimaton apuväline tai kaluste jää kiusaamaan seuraavaa käyttäjää.

2) Haaste: Miten neuvottelutilan laitteet toimivat ja mitä piuhoja tarvitsen?

Aiemmin eri työntekijäryhmillä saattoi olla omat nimikkoneuvottelutilansa. Silloin käytössä oleva av-laitteisto oli tuttu ja sitä osasi käyttää. Modernissa toimistossa tiloja on erityyppisiä, eikä laitteita ehkä osatakaan hyödyntää.

Ratkaisu:
Monitilatoimistossa on erityyppisiä tiloja, joissa tarvitaan erilaisia av-laitteita. Niiden käyttökokemuksen pitäisi kuitenkin olla samanlainen ja käyttöön pitäisi opastaa. Laitteiden tulisi olla yhteensopivat ja esimerkiksi neuvottelupöydässä oleva ohjauspaneeli toimia samalla logiikalla kaikkialla. Muutostilanteessa onkin tärkeä ottaa it-päättäjä mukaan toimitilan suunnitteluun.

3) Haaste: Paljonko ja minkälaisia tiloja tarvitaan? Miten erilaisia tiloja käytetään?

Työympäristön muutos ja omista työhuoneista tai nimikkotyöpisteistä luopuminen aiheuttaa usein epävarmuutta. Ennen toimitilamuutosta tai sen jälkeen saatetaan myös miettiä, ovatko tilat yli- tai alimitoitettuja.

Ratkaisu:
Käyttöastemittauksen avulla saat mututuntumaa luotettavampaa dataa siitä, kuinka tiloja käytetään. Onko vaikkapa keskittymistiloja liikaa vai liian vähän tai ovatko neuvottelutilat sopivan kokoisia. Kenties yksittäisten työpisteiden sijaan tarvitaan enemmän joustavasti muutettavia projekti- tai neuvottelutiloja.

Käyttöastemittauksen voi tehdä toimitilamuutoksen yhteydessä tai jälkikäteen. Mittaukseen yhdistettävä Kinnarpsin Next Office -analyysi huomioi henkilöstön tarpeet ja minkälaista työtä yrityksessä tehdään. Näin saadaan luotettavaa tietoa suunnittelun toteuttamiseksi.

4) Haaste: Ihmiset liikkuvat liian vähän ja se näkyy työhyvinvoinnin laskuna ja sairauspoissaoloina

Työpaikalla vietetään usein pitkää päivää ja vielä istuen, eikä aika tunnu riittävän liikkumiseen. Tämä näkyy tuki- ja liikuntaelinten vaivoina, sairauspoissaoloina ja työhyvinvoinnin ongelmina.

Ratkaisu:
Mikä tahansa sovellus tai härpäke, joka innostaa ihmisiä nostamaan pepun penkistä ja liikkumaan edes vähän, maksaa itsensä takaisin parempana fiiliksenä, pienempinä sairauspoissaoloina ja tehokkaampana työntekona.

Sovelluksilla oma liikkuminen tulee näkyväksi. Niillä voi mitata, paljonko esimerkiksi tulee seisottua sähköpöydän ääressä tai käveltyä kävelymatolla. Toimistopyörään yhdistettävä sovellus mittaa poljettua matkaa ja aikaa.

Leikkimielinen kisa kuukauden pyöräilijästä alkakoon!
(juttu jatkuu vielä kuvan jälkeen)juttu 11 pyöräilijä piuhaton3_flipped.jpg

5) Haaste: Mitä kalusteita toimistossa onkaan?

Jo keskikokoisen toimiston kalustemassan hallinnointi on hankalaa. Mitä kalusteita toimistosta löytyy, missä ne sijaitsevat ja missä kunnossa ne ovat? Mitä voidaan hyödyntää mahdollisessa tulevassa toimitilaremontissa?

Ratkaisu:
Kalusteisiin asennettavan tunnisteen avulla tiedät, mitä kalusteita toimistossa on. Kun kalusteet on rekisteröity, kokonaisuus pysyy hallussa.

Inventointityökalu soveltuu kalusteiden kertainventointiin ja kalusteidenmassan jatkuvaan ylläpitoon kustannustehokkaasti. Näin voit esimerkiksi ennen toimiston uudistamista tai muuttoa tutkailla, mitä kalusteita voi hyödyntää uudessa ja mitkä kannattaa kierrättää. Työkalu auttaa arvioimaan tulevia investointitarpeita.

 

juttu 11 kalusteiden inventointi.jpg

Kiinnostuitko digitaalisista työvälineistä ja ratkaisuista?

Ota yhteyttä