Näin myyt idean toimiston uudistuksesta johdolle

1) Moderni toimitila tukee yrityksen strategiaa

Se, miltä toimistossa näyttää, on osa yrityskuvaa. Jos yrityksen tähtäin on tulevaisuudessa, myös toimitilojen on heijastettava sitä. Viime vuosituhannelle jämähtänyt toimitila ei myöskään anna yrityksestä dynaamista kuvaa.

Yrityksen toimintaa ja työkulttuuria voidaan tukea myös tehtäviin suunnitelluilla tiloilla. Sisustusvalinnoilla tuodaan näkyviksi muun muassa strategiaan kirjattuja arvoja. Näin vastuullisuuteen ja kestävyyteen liittyvät arvot eivät jää vain puheen tasolle.

2) Tehtävien mukaan suunniteltu työympäristö tuo tehoja ja säästöjä

Työteon tavat ovat muuttuneet. Töitä tehdään yhä enemmän projektiluonteisesti ja yhdessä toisten kanssa. Hyvin suunniteltu toimitila tukee uudenlaista tapaa tehdä töitä. Samalla se myös säästää rahaa: Fiksulla tilankäytöllä yritys on tehokas pienemmässäkin tilassa, joten yritys säästää tilavuokrissa, vaikka se kasvaisi.

Uudenlainen, muuntojoustava toimisto kannustaa spontaaneihin kohtaamisiin, lisää yhteistyötä ja tehostaa työntekoa. Tämä parantaa liiketoimintaa ja kasvattaa tulosta.

3) Hyvin suunniteltu työtila on rekrytointivaltti

Kun toimisto on moderni, toimiva ja siellä on panostettu ergonomiaan ja hyvään ääniympäristöön se houkuttelee osaajia. Kannattaa siis huolehtia, etteivät huippuosaajat hakeudu kilpailijalle ainakaan toimitilojen vuoksi.

Rekrytointi ja uusien työntekijöiden perehdytys vie paljon aikaa ja muita resursseja. Hyvällä työympäristöllä saadaan ihmiset viihtymään ja pidettyä vaihtuvuus vähäisenä.

(juttu jatkuu kuvan jälkeen)

4) Muuntojoustava työympäristö vähentää sairauspoissaoloja

Tuki- ja liikuntaelinsairaudet sekä työssäjaksamisen ongelmat ovat merkittäviä sairauspoissaolojen aiheuttajia. Näihin asioihin voidaan vaikuttaa myös toimitilaratkaisuilla. Viihtyisä ja liikkumiseen kannustava tila, jossa äänimaailma ja valaistuskin on mietittyä ennaltaehkäisee sairauksia.

5) Uudistamalla toimiston varaudut muutoksiin

Työnteon tavat ovat murroksessa. Kun vuonna 2000 töitä teki itsekseen 70 prosenttia työntekijöistä, vuonna 2015 luku oli enää 50 prosenttia. Tulevaisuudessa jopa 70 prosenttia työstä tehdään vaihtuvissa ryhmissä ja projektiluonteisesti. Perinteinen toimisto ei tue uudenlaisia työnteon tapoja.

Vaikka toimisto tuntuisi nyt vielä toimivalta, muutos kannattaa tehdä ajoissa. Näin yritys on valmis uuteen. Toimitilamuutos on myös signaali asiakkaille, sijoittajille ja työntekijöille: Tässä yrityksessä ollaan eturintamassa.