Näin saat työntekijät takaisin toimistoon

Muuttuneet työskentelytavat hybridimaailmassa asettavat uusia vaatimuksia työympäristöille. Nykytekniikan luomia mahdollisuuksia ajatellen – miltä toimiston tulisi näyttää, jotta työntekijät tuntisivat sen hyödyn ja arvon?

Toimiston merkityksestä ja suunnittelusta keskustellaan enemmän kuin koskaan aiemmin. Monet organisaatiot pyrkivät innovaatioihin, luovuuteen, ongelmanratkaisuun ja tehokkuuteen sekä edistämään terveyttä, hyvinvointia ja viihtyisyyttä. Kaikki työtavoista, pohjasuunnitelmasta ja työnkulusta tekniikkaan ja työelämän tasapainoon on suurennuslasin alla. On myös yhä tärkeämpää paitsi säilyttää, myös houkutella uutta työvoimaa. Tässä toimistolla on tärkeä rooli kulttuurin kantajana, keskuksena ja paikkana, jossa organisaation imago ja arvot heijastuvat. Tarpeet ja vaatimukset ovat kuitenkin kasvaneet, ja nyt toimisto kilpailee kodin kanssa.

Yleisin ansa, johon monet lankeavat suunnitellessaan houkuttelevaa toimistoa

- Epäilemättä yleisin ansa on se, että mennään suoraan ratkaisuun ja jätetään tunnistamatta ja analysoimatta todelliset tarpeet, Henrik Axell sanoo. Hän työskentelee muutosjohtamisen ja tarveanalyysien parissa ja auttaa organisaatioita luomaan hyvinvointia, tehokkuutta ja tuottavuutta edistäviä työympäristöjä. Axell kuvailee, kuinka monet lähtevät mukaan trendiin, jossa toimisto suunnitellaan kohtaamispaikaksi, jossa on sosiaalisia tiloja ihmisten houkuttelemiseksi työpaikalle – mutta unohtavat, että tarvitaan myös tiloja, joissa voi työskennellä yksin ja keskittyneesti. Jos työntekijällä ei ole toimistolla käytössään tällaisia ympäristöjä, hän valitsee mieluummin etätyöskentelyn. Toimistosta tulee houkutteleva vasta, kun se on esteettisesti miellyttävä JA antaa työntekijöille edellytykset suorittaa kaikki työtehtävänsä parhaalla mahdollisella tavalla.

Tulevaisuuden toimistot on suunniteltava tukemaan sekä yksintyöskentelyä että yhteistyötä. Se, missä määrin toimistotila tulisi jakaa näiden kahden työskentelytavan välillä, riippuu organisaation tarpeista. One size doesn’t fit all. Sosiaalisen vuorovaikutuksen ja keskittyneen työskentelyn välinen tasapaino on ratkaisevan tärkeää kukoistavan ja tuottavan työympäristön luomisessa.

Square_henrikaxell.jpg

Henrik Axell, Head of Workplace Strategy, Kinnarps AB

Tulevaisuuden toimistot on suunniteltava tukemaan sekä yksintyöskentelyä että yhteistyötä.

Avaintekijä suunniteltaessa toimistoa, jonne työntekijät haluavat tulla

- Pitkä kokemuksemme työympäristöjen suunnittelusta, jossa olemme toteuttaneet yli 350 työympäristömuutosta Kinnarpsin Next Office® -menetelmän ja tarveanalyysin avulla, osoittaa, että vankka pohjatyö luo menestystä, Axell sanoo. Avaintekijä on yksilöllisten tarpeiden ja työskentelytapojen kartoitus. Se tuottaa edellytykset parhaan ja kestävimmän ratkaisun saavuttamiseen.

Next Office® auttaa keräämään arvokasta tietoa työympäristöjen suunnittelua varten. Käyttämällä erityisesti kehitettyjä työkaluja johtoa ohjataan projektin visioiden, tavoitteiden ja raamien laatimisessa. Työpajojen, luentojen ja verkkokyselyn avulla kartoitetaan tarpeet ja työskentelytavat, ja henkilökunta osallistetaan harkitulla tavalla. Suunnittelu keskittyy ideoimaan ja  inspiroimaan uusia ajatuksia siitä, miten toimistoa voidaan käyttää päivittäiseen toimintaan parhaalla mahdollisella tavalla.