Neuvotteluhuoneen sisustus
Neuvotteluhuonetta tai kokoustilaa sisustettaessa on otettava huomioon useita tärkeitä asioita, jotta tilasta tulee kutsuva, toimiva ja ergonominen. Nykyisillä työskentelytavoilla 50 % kokouksistamme on hybridejä tai digitaalisia, joten tekniikalla on suuri merkitys tilan suunnittelussa. Tarveanalyysin ja huolellisen suunnittelun avulla voidaan luoda inspiroivia neuvotteluhuoneita, jotka tukevat liiketoimintaa.
Aloita miettimällä, millaisia kokouksia huoneen tulee tukea. Kuinka monta henkilöä huoneessa voi olla? Pitäisikö tilan toimia pidemmissä kokouksissa vai ainoastaan lyhyissä? Jotta osallistujat pysyisivät kiinnostuneina, huone on sisustettava ergonomisella kokonaisuudella, jossa otetaan huomioon kalustus, värit, valo, ilma, akustiikka sekä materiaalien saatavuus ja tekniikka. On myös päätettävä, onko huone varattavissa vai ei.
Erilaiset kokoukset vaativat erilaisen sisustuksen
Digitaaliset ja hybridikokoukset. Jos tilaa halutaan käyttää digitaalisiin ja hybridikokouksiin, kalusteiden muotoilu ja valinta on mukautettava tekniikkaan ja laitteisiin, jotta kaikki näkyvät ja kuuluvat hyvin. On tärkeää, että kaikki huoneen käyttäjät saavat koulutuksen tekniikan toiminnasta. Tiedon puute on usein syy epäonnistuneisiin hybridikokouksiin. Vältä kuitenkin ohjelappuja, ne luovat sotkuisen vaikutelman, ohjeiden pitäisi sen sijaan olla suoraan näytöllä.
Suljettu tai avoin ympäristö. Perinteisessä neuvotteluhuoneessa on neljä seinää ja suljettava ovi. Älykkäillä sisustusratkaisuilla kokoustila voidaan kuitenkin yhtä hyvin suunnitella avoimeen ympäristöön rajaavien tekstiilien, kalusteiden tai seinäkkeiden ja sopivan tekniikan avulla. Se lisää toimiston joustavuutta ja mahdollistaa ympäristöjen muuttamisen.
Muodolliset, epäviralliset tai luovat kokoukset. Mieti, miten kokouksen osallistujien tulisi olla ja millaiseksi tuntea olonsa tilassa. Pitäisikö kaikkien istua tai pitäisikö olla mahdollista seistä ja liikkua. Pitäisikö kirjoitustaulun, kynien tai muiden materiaalien olla käytettävissä?
Pitkät kokoukset. Pidemmissä kokouksissa tarvitaan erittäin mukavia neuvottelutuoleja, ja mahdollisuus seistä kokouksen aikana. Päivänvalo ja avattavat ikkunat ovat suositeltavat, silloin tilaa voi tuulettaa ja päästää raitista ilmaa sisään tarvittaessa – jotta kaikki voivat pysyä keskittyneinä.
Luottamuksellisuus. Täytyykö huoneen sopeutua myös luottamuksellisten keskustelujen ja materiaalien läpikäymiseen? Se määrittää, tarvitseeko tilaan tehdä ratkaisuja sekä näkyvyyttä että vaimennusta ajatellen, kuten tekstiilejä ja äänieristeitä.
Joustavuus. Onko ajatuksena käyttää huonetta eri tarkoituksiin ja pitääkö sen olla helposti muunneltavissa? Korkeussäädettävä kokouspöytä helpottaa vaihtelua istumisen ja seisomisen välillä. Pinottavat tuolit ja taitettavat pöydät suurissa neuvotteluhuoneissa luovat mahdollisuuksia muunnella tilaa osallistujien määrän ja tarpeiden mukaan. Pienemmillä pöydillä voi tehdä erilaisia muodostelmia, mikä on etu hybridikokousten sisustuksessa.
Kolme joustavaa tuotetta neuvotteluhuoneeseen
Valitse oikea neuvottelupöytä ja -tuoli
Neuvottelupöydät. Valitse tarpeen mukaan kiinteä, korkeussäädettävä tai taitettava pöytä. Mieti, miten ja kuinka monen tulee voida käyttää huonetta. Se määrittää, miten pöytä tai pöydät sijoitetaan. Suuri pöytä sopii yleensä hyvin huoneen keskelle, kun taas pienet tai taitettavat pöydät sopivat täydellisesti pienten ryhmien, puolikuun tai U-muodostelman kalustamiseen. Pöydän pistorasiat ovat tärkeitä. Mieti, kuinka monta pistorasiaa tarvitaan ja miten ne sijoitetaan.
Neuvottelutuolit. Asennon muuttaminen auttaa pysymään keskittyneenä pidempään – kehomme on tehty liikkumaan. Pyörillä tai kääntyvällä toiminnolla varustettu neuvottelutuoli mahdollistaa kevyen liikkeen kokousta häiritsemättä. Investoi erittäin mukavaan tuoliin, jossa on jonkin verran säätöominaisuuksia, joita voit muuttaa kehosi mukaan. On myös tärkeää, että tuoli ja pöytä sopivat yhteen.
Neuvotteluhuoneen ergonomia
Akustiikka. Hyvän ääniympäristön luomiseksi kokoushuoneeseen tarvitaan useimmiten vaimentavia elementtejä. Vähintään 15 prosentissa seinien pinta-alasta tulisi olla jonkinlaista äänenvaimennusta, ja on eduksi, jos nämä ovat kulmassa toisiinsa nähden. Muista, että ääni ponnahtaa kovista pinnoista, joten älä sijoita videonäyttöä ja kirjoitustaulua toisiaan vastapäätä – tai suunnittele niin, että seinällä on tekstiilejä, joita voit vetää eteen. Kokoushuoneiden tekstiilit, kuten pehmustetut kalusteet, vaimennuslevyt, matot tai verhot, edistävät hyvää ääniympäristöä. Ei kuitenkaan saa olla liian hiljaista, kaikkea kohtuudella!
Valaistus. Ikkunat ovat aina suositeltavat neuvotteluhuoneessa, koska päivänvalossa voimme parhaimmin. On kuitenkin myös tärkeää pystyä säätämään huoneen valoisuutta himmennettävillä kaihtimilla ja valaisimilla. Videokokouksissa perussääntönä on, että edessä on eri kulmista tuleva sylinterimäinen valo, jolla vältetään varjoja kasvoilla. Muista myös, että neuvotteluhuoneessa valaistuksen tarve on harvoin vakio, joten on hyvä investoida valaistukseen, joka on ohjelmoitu sammumaan, kun huonetta ei käytetä, jolloin sähkönkulutus vähenee eikä energiaa tuhlata.
Värit. Käytä yksivärisiä materiaaleja ja maanläheisiä värejä, jotta vaikutelma on rauhallinen ja harmoninen ilman negatiivisia häiriötekijöitä. Muista, että kokouksessa olevat ihmiset tuovat tilaan väriä pukeutumisellaan. Jos huonetta on tarkoitus käyttää luovasti, ideointiin tai innovatiivisiin projekteihin, keltaiset sävyt voivat edistää energiaa.
Täydentävät kokoustarvikkeet
Säilytys. Onko huoneessa kyniä, muistikirjoja ja muita materiaaleja? Varmista, että huoneessa on säilytystilaa, jotta se näyttää siistiltä ja huolitellulta, kun kokouksen osallistujat saapuvat. Pyörillä varustettu tarjoiluvaunu voi olla myös hyvä apuväline kahvin, teen, veden, hedelmien tai muun tarvittavan tarjoamisessa energian ylläpitämiseksi.
Kasvit. Älä unohda kokoustilan kasveja! Ne luovat kodikkaan vaikutelman ja edistävät hyvää ääniympäristöä. Luonnon elementtien ympäröimä tila vaikuttaa myös myönteisesti ihmisiin.
Naulakko. Mieti, pitääkö kokouksen osallistujien ripustaa ulkovaatteet huoneeseen vai tapahtuuko se muualla toimistossa.
Ota yhteyttä
Tarvitsetteko apua neuvottelutilan suunnitteluun? Meillä on pitkä kokemus ja laaja tietämys erilaisten neuvottelu- ja kokoustilojen suunnittelusta sekä suljetuissa että avoimissa toimistoympäristöissä. Olemme kuulolla!
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
