Modernin toimiston neuvottelutilat
Millaisia kokouksia sinulla on (tai haluaisit olevan)?
Jotta voisit suunnitella toimintaasi parhaiten sopivat neuvottelutilat, sinun on ensin tunnistettava, millaisia kokouksia teillä todella on ja mitä tarvitsette tuleviin kokouksiin. Mieti, miten eri ympäristöjä hyödynnetään, kuinka suuria ja pitkiä kokouksia niissä pidetään ja mikä on tarvittava keskittymisaste – täyttävätkö nykyiset tilat tarpeenne? Nämä tiedot ovat tärkeitä suunnitteluprosessille ja auttavat luomaan räätälöityjä kokousympäristöjä, jotka tukevat työskentelytapaanne. Ymmärtämällä paremmin, miten työntekijät ja tiimit haluavat työskennellä yhdessä ja millaiset kokousympäristöt tuovat lisäarvoa, luotte edellytykset toimistotilan ihanteelliselle optimoinnille oikealla tavalla.
12,9 %
National Bureau of Economic Researchin kattavan tutkimuksen mukaan toimistotyöntekijöiden kokousten määrä on kasvanut 12,9 % pandemian jälkeen. Yleinen kokouksen pituus on pienentynyt 20,1 %.
Toimistotilan optimointi
Modernissa toimistossa perinteistä neuvotteluhuonetta on täydennettävä monenlaisilla palaveri- ja kokoustiloilla . Epävirallisemmat kokoukset voidaan pitää avoimissa tiloissa, jotka on jaettu korkeaselkänojaisilla huonekaluilla, väliseinillä, tilaa jakavilla säilytysratkaisuilla tai katosta roikkuvilla tekstiileillä - niin sanotuissa tila tilassa -ratkaisuissa. Lyhyet kehityskeskustelut, luovat kokoukset, projektikokoukset tai työkokoukset, jotka eivät koske luottamuksellista tietoa, ovat esimerkkejä kokouksista, jotka toimivat erinomaisesti avoimessa ympäristössä, jossa on soveltuva sisustus ja tekniikka.
Puhu tilasta huoneen sijaan
Siksi "tilasta" puhuminen "huoneen" sijaan on havainnollinen tapa kuvata, miten toimiston kokoustilat voidaan suunnitella joustavammin tukemaan uusia työskentelytapoja. Kun tulet töihin, on paljon miellyttävämpää nähdä kollegat kuin jos kaikki olisivat suljetuissa työhuoneissa. Avointen tilojen ansiosta organisaation eri osastot voivat olla vapaammin vuorovaikutuksessa, mikä edistää osallistavampaa työkulttuuria. Se avaa myös mahdollisuuksia mukauttaa ympäristöt nopeisiin muutoksiin päivittäisessä toiminnassa.
3 ergonomian osatekijää mietittäväksi
AKUSTIIKKA. Akustiikka vaikuttaa osallistujien keskittymiseen ja tuottavuuteen. Kovat pinnat, kuten paljaat seinät, lasipinnat, näytöt ja kirjoitustaulut, joita kokoustiloissa usein on, luovat epämiellyttävän ääniympäristön, jossa on kovia ääniä ja kaikuja. Äänieristeet ja tekstiilit luovat sekä kodikkaan tunnelman että edistävät miellyttävää ääniympäristöä.
VÄRI. Valitse väri kokoustyypin perusteella – ei henkilökohtaisten makujen tai trendien mukaan. Värit kannustavat ja houkuttelevat erilaisiin aktiviteetteihin. Keltaiset sävyt kannustavat luovuuteen, kun taas siniset rauhoittavat. Kokousympäristöjen tulee olla harmoninen osa toimiston kokonaisuutta, mutta niillä voi silti olla erilaisia ilmeitä. Mieti, millaisen tunnelman haluat luoda kussakin ympäristössä.
SISÄILMA JA ILMANVAIHTO. Toimiva ilmastointi on kaiken A ja O, erityisesti pienissä huoneissa, joissa ei ole ikkunoita. Sen avulla voidaan estää osallistujien väsyminen.
Luovissa kokouksissa ja ideointisessioissa on tärkeää pystyä liikkumaan vapaasti ympäristössä energian ja rytmin ylläpitämiseksi. Nostettavat ja laskettavat kokouspöydät on helppo mukauttaa tarpeeseen sopivasti – korkeampi pöytä ja jakkarat, antavat osallistujille mahdollisuuden olla aktiivisempia, ja osallistua keskusteluun myös seisten.
Nykyisissä toimistoissa kohtaa yhä useammin sisäänkäynnin, joka on myös työskentelyaula. Siellä sekoittuvat loungekalusteet, projektipöydät ja eri korkuiset työpöydät. Tilan tunnelma kutsuu istahtamaan kahvikupposelle kollegan kanssa tai työrupeaman lomassa.
Kokoukset jotka mieluiten on pidettävä lyhyinä, sujuvat paremmin esim. korkeilla pöydillä ja jakkaroilla sisustetussa paikassa, jossa voi valita osallistuuko istuen vai seisten. Pidemmät kokoukset taas tarvitsevat ympäristön, joka sisustetaan mukavilla neuvottelutuoleilla.
Luodaan vyöhykkeitä erilaisiin keskittymistarpeisiin
Toimistoa suunniteltaessa on tärkeää miettiä, miten eri ympäristöt sijoitetaan suhteessa toisiinsa. Esimerkiksi keskittymistä vaativat työtilat on erotettava alueista, joissa liikutaan paljon ja joissa ihmiset ovat paljon tekemisissä keskenään. Siksi on hyvä aloittaa jakamalla toimisto eri vyöhykkeisiin, kuten aktiivisiin alueisiin, joissa on sykettä ja liikettä, puolittaisen keskittymisen alueisiin, joissa voi työskennellä keskittyneesti, mutta joissa kuuluu jonkin verran puheääntä ja korkean keskittymisen alueisiin, joissa työskennellään häiriöttä ilman keskusteluja. Näin luodaan edellytykset sille, että jokainen voi suorittaa päivän aikana tehtävänsä parhaalla mahdollisella tavalla.
"Toimiston kokoustilojen suunnittelu riippuu kokouksen tyypistä ja tarvittavasta keskittymisasteesta. Tämä määrittää, onko paikka avoimessa vai suljetussa ympäristössä tai aktiivisella alueella, puolittaisen vai korkean keskittymisen alueella."
Tekniikka käsi kädessä sisustuksen kanssa
Oikean tekniikan avulla meillä on enemmän mahdollisuuksia valita miten ja missä teemme työtä – myös toimiston fyysisissä tiloissa. Tekniikan tarpeilla on siksi merkitystä toimiston kokoustilojen suunnittelussa. Pitääkö kaikissa kokoustiloissa olla mahdollisuus digitaaliseen yhteydenpitoon toimiston ulkopuolelle? Esimerkiksi yhteys satelliittitoimistosta, hotellin aulasta, kahvilasta, junasta tai kotoa käsin. Vai sopiiko, että on hyvinvarustettuja kokoustiloja digitaalisiin ja hybridikokouksiin ja että muiden tilojen annetaan olla optimoituja fyysisiä kokouksia varten? Ennen toimistomuutosta on tärkeää miettiä, mitkä kokoukset liiketoiminnassa toimivat hyvin digitaalisina tai hybridikokouksina – ja mitkä olisi hyvä pitää fyysisinä. Tarkista lisäksi, mitkä kokouspaikat on voitava varata etukäteen.
Sisusta spontaaneita kokouksia ja sosiaalista vuorovaikutusta varten
Vaikka digitaalinen viestintä on edennyt pitkälle, fyysisen tapaamisen tärkeys on edelleen ratkaisevaa vahvan kulttuurin edistämisen, suhteiden kehittämisen ja sitoutumisen kannalta. Tekniikan kehityksestä huolimatta me ihmiset olemme pohjimmiltaan yhteisöllisiä ja tarvitsemme ihmiskontaktia. Kun tapaamme fyysisesti, voimme lukea toistemme kehonkieltä, tuntea yhteyksiä ja empatiaa tavalla, jota on vaikea toistaa videolla. Pienet muutokset ilmeessä, äänenkäytössä, käsien eleissä ja katsekontaktissa vahvistavat sanomaa, jonka haluamme saada esille.
Työpaikoilla pidetään päivittäin spontaaneja kokouksia. Kollegat tapaavat käytävillä ja kahviautomaatilla tai he seisahtuvat toistensa työpisteille esittämään kysymyksiä ja ideoimaan. Tällaiset spontaanit kohtaamiset eivät ole tärkeitä vain työntekijöiden välisille suhteille, vaan ne vahvistavat myös yhteistyötä ja ongelmanratkaisua. Työkaverin kanssa on helppo pysähtyä juttelemaan avoimessa, mukavassa ja kutsuvassa istuinryhmässä tai keskustella seisten sopivissa toimistotilaan suunnitelluissa paikoissa. Mieti, miten organisaationne haluaa kannustaa ihmisiä kohtaamaan, ja anna sen näkyä toimiston pohjapiirroksessa.
18 %
Eräässä tutkimuksessa 5 000 toimistotyöntekijää vastasi, millaisia kokouksia he uskovat toimistossa tulevaisuudessa järjestettävän. Arvioidun jakauman mukaan spontaaneja kokouksia olisi peräti 18 % kaikista kokouksista. Arvion lopputulos on tärkeä pitää mielessä tulevaisuuden toimiston suunnittelussa.
Olemme huomanneet, että inspiroivat ja toimivat kohtaamisalueet antavat tilaa luovemmille ja tehokkaammille kokouksille. Tavoitteemme ovat ympäristöt, jotka ovat niin mukavia, intuitiivisia ja kutsuvia, että ne tarjoavat enemmän keskittymistä ja viihtyisyyttä kokouksiin. Ympäristöt, jotka ovat niin hyvin suunniteltuja ja toimivia, että osallistujat voivat keskittyä omiin luoviin prosesseihinsa ja tehdä yhteistyötä parhaalla mahdollisella tavalla.
Tarvitsetko apua toimistoympäristöjen suunnitteluun? Ehkä nyt on uusien jännittävien kokoustilojen aika perinteisten neuvotteluhuoneiden lisäksi?
Ota yhteyttä!
Lähteet
https://www.nber.org/papers/w27612
Kinnarps (2020-2022). Next Office® Insight -verkkokysely.
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
