Onko toimistossasi muutoksen aika?
5 kysymystä, jotka yritysten tulisi kysyä itseltään
Koetko, että maailma muuttuu nopeasti ja olisi aika päivittää myös työympäristö? Palvelemme jatkuvasti ympäri maailmaa asiakkaitamme, joilla on menossa muutosprosessi. Matkan varrella olemme tunnistaneet avainasioita, joihin on syytä keskittyä uutta työympäristöä luotaessa. Rajasimme ne viiteen kysymykseen, jotka mielestämme jokaisen organisaation tulisi kysyä itseltään. Tästä syystä kehitimme myös Next Office -konseptin. Se on menetelmä jossa teemme yhteistyötä asiakkaan kanssa. Kartoittaen, kysellen sekä työpajoissa tutkien analysoimme yrityksen tarpeita ja työnkulkua luodaksemme ihanteellisen toimiston - joka perustuu asiakkaan toiminnasta koottuun tietoon.
Tukea työympäristösuunnitteluun
Työympäristön analyysi auttaa kartoittamaan ja analysoimaan työn kuvioita ja tarpeita ennen kuin uusi toimisto suunnitellaan. Erityisten työkalujen ja työpajojen avulla henkilöstö voidaan osallistaa muutosmatkan aikana. Näin luodaan sitoutumista ja osallisuutta. Kartoituksen tulosten pohjalta annetaan ehdotukset toimiston layoutin, tilojen jaksottelun ja työtapojen suhteen. Lue lisää Next Office® -työympäristön analyysistä.
1. Oletko toimistossasi luova ja tuottava?
Mikä saa yksittäisen työntekijän tuottavammaksi ja mikä lisää ilmapiiriin luovuutta? Tehokkuus ja ajankäyttö ovat todellakin näitä tekijöitä, mutta niin ovat myös uusien ideoiden virrat ja innostuneet mielentilat. Tutkimuksemme1 osoittaa, että työympäristöllä voi olla merkittävä vaikutus työntekijän työtyytyväisyyteen. Tästä syystä työntekijälähtöinen ympäristö voi olla yritykselle merkittävä erottautumisalue ja siten avainasemassa työnantajalupauksen (Employee Value Proposition) kannalta. Tämän päivän työpaikoilla luovat extrovertit ihmiset, jotka tuntevat olonsa kotoisaksi avotoimistoissa, ovat voineet kukoistaa. Sillä on paljon positiivisia vaikutuksia, mutta on tärkeää muistaa myös introverttien tarpeet. Tarvitaan tiloja joissa jokainen, nykyisen monimuotoisen työvoiman jäsen, voi löytää tasapainon hajaannuksen ja keskittymisen välillä ja saada haltuun parhaan tuottavuuteensa ja luovuutensa.
2. Kannustaako työympäristö yhteistyöhön?
Eräs vallitsevista trendeistä jonka näemme, on yhteistyön kasvaminen luonnolliseksi osaksi nykyistä työelämää. Kun halutaan luoda toimivia yhteistyötiloja, on tärkeää aloittaa kartoittamalla millaisia tarpeita yrityksessä on nyt ja mitä ne tulevat olemaan jatkossa. On valittava oikeat toiminnalliset ratkaisut jotka edistävät luovuuden ilmapiiriä. Perinteinen kokoushuone voi täydentää epämuodollisempia alueita, projektitiloja, tehtävien mukaisia ja yhteisöllisiä tiloja. Usein juuri silloin, kun tapaamme poikkeavissa yhteyksissä, liitymme spontaaniin palaveriin tai ajaudumme suunnittelemattomasti keskustelun pyörteisiin, parhaat ideat syntyvät. Tutkimuksemme1 osoittavat että ihmiset haluaisivat käyttöönsä enemmän pieniä , enintään kuudelle henkilölle suunniteltuja tiloja, suurten neuvottelutilojen asemesta. Toiveiden suhde pienten tilojen eduksi on 3:1. Kun tarjolla on valikoima erilaisia yhteistyötiloja, kuten tila tilassa sopukat ja puhelinkopit sekä projektitilat, niin luku tuplautuu. Suurten neuvotteluhuoneitten on aika väistyä uuden aikakauden tieltä. Nyt tarvitaan tiloja pienemmille ryhmille ja hubeja yhteistyön tekemiseen.
3. Tukeeko työympäristö terveyttä ja hyvinvointia?
Kyse on siitä millä fiiliksellä lähdet aamulla töihin. Tuntuuko töihin meno hyvältä, onko mukava aloittaa uusi päivä? Terveys ja hyvinvointi ovat asioita joita voi edistää sisustussuunnittelulla joka kannustaa liikkumaan, hyvillä ergonomisilla ominaisuuksilla varustetuilla tuotteilla sekä toimiston ilmastoinnilla. Jos onnistut luomaan hyvinvointia edistävän työympäristön, saat myös iloisemmat työkaverit ja paremman tuottavuuden. Tutkimuksemme1 tulokset ovat hälyttävät. 59% vastanneista kertoi istuvansa suurimman osan ajasta, vain 8% seisoi enemmän kuin istui. Samalla 60% jättää työpöytänsä kolmesti tai harvemmin päivässä. 16% ei lähde pöydän äärestä lainkaan. Vaihdatko sinä työtapaa välillä istuen välillä seisten? Pitkäaikainen istuminen ei ole hyväksi keholle, eikä tuottavuudelle. Se vaikuttaa ryhtiin ja kasvattaa riskiä erilaisten sairauksien osalta, kuten sydänsairaudet ja diabetes. Korkeussäädettävien pöytien avulla työasentoa voi vaihtaa ja liikkuvuutta lisätä, mikä puolestaan parantaa verenkiertoa.
4. Mitä akustiikka, valaistus ja ilmanlaatu merkitsevät työympäristössä?
Viihtyvyys ja hyvä ergonomia käsittävät paljon enemmän kuin seisten työskentelyn tai oikein istumisen. On paljon muita tekijöitä jotka vaikuttavat terveyteenmme, kuten ääniympäristö, valaistus ja sisäilma. Valolla on meihin suuri vaikutus ja jos on oltava tehokas, on valaistuksen laatu todella tärkeä. Mitä tulee ääneen, tutkimukset osoittavat että ääniympäristö vaikuttaa sekä siihen mille meistä tilassa tuntuu että tuottavuuteemme. Jopa 55 dB äänitasolla 40% toimistotyöntekijöistä kokee keskittymisen2 häiriintyvän. Tästä syystä on tärkeää ymmärtää että melu on tärkeässä asemassa kun toimistoja sisustetaan, riippumatta työympäristön ratkaisusta ja tyypistä. Toimistot, joissa on tasapainoinen ääniympäristö, edistävät sekä hyvinvointia että menestystä. Ilman laatu on tärkeä myös, sillä huono ilmastointi voi alentaa tuottavuutta jopa 15%3. Kuinka paljon voit säätää ilmastointia, äänitasoa ja valaistusta toimistossasi? Avaintekijänä on tarkastella tilaa kokonaisuutena ja luoda harkittu työympäristö.
5. Onko toimistonne tehty tukemaan eri työtapojanne?
Tukeeko työympäristö työtänne, tehtäviä joita teette ja kokouksia joita pidätte? Ei ole olemassa yleispätevää ratkaisua kaikille, vaan jokainen toimisto on suunniteltava organisaation, osaston tai yrityksen mukaan, riippuen sen tarpeista, tavoitteista ja päämääristä. Kyse on sisustusratkaisusta joka ottaa huomioon kaikki toiminnot ja tarjoaa valikoiman tiloja, jotka tukevat työtä jota tehdään joko yksin, tiiminä tai erilaisissa ryhmissä. Ratkaisun on tarjottava sekä keskittymisen että yhteistyön tiloja. Tai olisiko monitilatoimisto tarkoituksiinne sopiva? Ja, tukeeko toimisto brändiänne ja arvoja joita edustatte? Käyttäjäkokemukset joita tutkimuksemme1 raportoi, vahvistavat tämän tärkeyden. Pyysimme ihmisiä kuvittelemaan että heillä on käytettävissään koko paletti erilaisia työympäristöjä joista valita. He saivat valita eniten miellyttävän työympäristön 16 tilan joukosta. Vaikka oma työpiste säilytti suosikkiasemansa, ei tulos ollut niin selkeä kuin olisi odotettu. Tuloksiin vaikuttivat ihmisten kokemukset tehtävien mukaisista monitilaympäristöistä, joissa omassa työpisteessä kulutettu aika putosi 58 prosentista 18 prosenttiin. Kun vaihtoehtoiset työtilat ovat saatavilla, ihmiset innoissaan käyttävät niitä. Yhteistyötilat ovat erityisen kysyttyjä.
LÄHTEET
1. The Kinnarps Agile Working Insight Reports 2018
2. Hedge, A. The open-plan office: A systematic investigation of employee reactions to their work environment
3. https://www.av.se/arbetsmiljoarbete-och-inspektioner/arbeta-med-arbetsmiljon/dolda-faror-i-arbetsmiljon/#nr1
