Häritseekö toimiston meteli? Ota käyttöön pelisäännöt

Kun yrityksen toimitiloja uudistetaan monitilatoimistoksi, kuuluu kokonaisuuteen olennaisesti myös toimiston pelisäännöistä sopiminen.

juttu 6_valmentaja.jpg

Saako toimistossa puhua puhelimessa tai kuunnella musiikkia? Saako hiljaisen tilan varata? Kuinka kauan projektitilassa saa säilyttää projektin papereita ja tarvikkeita?

Jokainen toimitila on uniikki kokonaisuutensa, jossa noudatetaan joko yhdessä sovittuja tai ääneen lausumattomia käyttäytymissääntöjä. Kirjatut pelisäännöt helpottavat kommunikaatiota ja vähentävät mutinaa selän takana. Kun toimiston säännöt ovat kaikilla tiedossa, on työkaverille helpompi huomauttaa mieltä vaivaavasta asiasta. Pelisäännöistä on sallittua pitää kiinni.

Monitilatoimisto ei toimi ilman pelisääntöjä

Toimitilamuutosta miettivän kannattaa jo projektin alussa panostaa nykytilojen käytön analyysiin, sillä analyysin avulla tilat uudistetaan tukemaan juuri kyseisen yrityksen tarpeita. Monitilatoimistossa eri tiloille määritellään erilaiset roolit. Tilojen käyttötavoista on hyvä sopia, jotta eri tarpeisiin suunnitellut tilat myös säilyvät luonteeltaan erilaisina. Jos sääntöjä eri tilojen käytölle ei ole sovittu, monitilatoimiston parhaat puolet jäävät saavuttamatta.

Tarve erityisille pelisäännöille saattaa silti kuulostaa pahalta: eivätkö ihmiset osaa enää käyttäytyä toimistossa? Pelisäännöissä ei kuitenkaan ole kyse huonosta käyttäytymisestä vaan yhteisesti sovitusta tavasta käyttää tilaa: äänenkäytöstä, siisteydestä, syömisestä, käytöstavoista ja kävelyreiteistä toimistossa.

juttu 6_neukkari ja ihmiset.jpg
Neukkari ei ole hiljainen tila

Pelisääntöjä tarvitaan, jos henkilöstö valittaa hiljaisten tilojen puutteesta, koska kaikki neuvotteluhuoneet ovat varattuna. Monitilatoimistossa erilaisille työtehtäville on sovittu omat tilansa, eikä neuvottelutiloja ole tarkoitettukaan hiljaiseen toimintaan.

Kinnarpsin mallissa tilojen erilaisia rooleja havainnollistetaan värikoodeilla. Toimitilasta tehdyssä kartassa tilat kuvataan eri värisinä vyöhykkeinä, joissa tehdään eri asioita. Toiset vyöhykkeet ovat hiljaisia tiloja, joissa työntekijää ei saa keskeyttää. Puolittaisen keskittymisen tiloissa työkaverilta sen sijaan saa kysyä neuvoa, vaikka tämä tekisikin keskittyneesti yksin työtä.

Neuvottelutilat on tarkoitettu keskittymiseen, mutta niissä keskitytään yhdessä. Neuvottelutilan varaaminen yksin työskentelyyn vie tilan sille tarkoitetulta käytöltä.

Voidaan myös sopia, että helposti naurunremakaksi yltyvä keskustelu vaikkapa viikonloppuriennoista käydään sosiaaliselle kanssakäymiselle varatuissa tiloissa. Näin työpisteet rauhoitetaan työntekoon ja keskusteluun työasioista.

juttu 6_high low focus.jpg

Saako työpisteellä syödä lounasta?

Työpisteiden valintaan kaivataan pelisääntöjä erityisesti silloin, kun omista työhuoneista on vastikään muutettu monitilatoimistoon, jossa työntekijöillä ei ole vakituisia istumapaikkoja.

Pelisäännöissä sovitaan, saako omat tavarat jättää varaamalleen työpisteelle koko päiväksi, vai pitääkö tavarat kerätä pois jo lounaan ajaksi. Usein määritellään myös maksimiaika hiljaisen työtilan käytölle, sillä harva pystyy keskittymään hiljaiseen työhön koko päivää.

Kun työpiste vaihtuu jatkuvasti, myös siisteystasosta pitää sopia yhdessä. Henkilökohtaisia tavaroita ei yleensä saa jättää työpisteelle lojumaan, mutta työpaikalla saatetaan myös sopia vaikka näppäimistön pyyhkimisestä puhdistusliinalla jokaisen käyttökerran jälkeen.

Pelisääntöjä ei voi määrätä ylhäältä alas

Pelisääntöjen perimmäinen tarkoitus on taata, että jokainen viihtyy työpaikalla. Yhteisistä säännöistä onkin sovittava yhdessä. Silloin luodaan toimintamalli, joka toimii juuri tässä työpaikassa. Kinnarpsin mallissa pelisääntöjen sopimisessa hyödynnetään työpajatyöskentelyä, jotta myös henkilökunta osallistetaan muutokseen. Yleensä kollegoilta tulevat paremmat ehdotukset kuin johdolta – jopa silloin kun ehdotus on täysin sama.

juttu 6_mökki.jpg

Pelisäännöt koskevat jokaista, toimitusjohtajasta alkaen. Vaikka kulmahuoneessa voi olla omat sääntönsä, yhteisissä tiloissa noudatetaan yhdessä sovittuja sääntöjä. Pelisääntöjen noudattaminen jos mikä on esimerkillä johtamista.

Kinnarpsin Next Office -metodissa pelisääntöjen sopiminen on osa tilojen uudistuksen suunnittelua. Pelisääntö-workshop on tärkeä myös työntekijöiden, keskijohdon ja johdon sitouttamisessa uudistusprojektiin.

Pelisäännöt puntarissa

Pelisäännöt ovat aina työpaikan näköiset ja noudattavat juuri tämän yrityksen tarpeita. Pohtikaa ainakin näitä asioita.

1. Varmista työrauha. Mitä eri työskentelyvyöhykkeillä on sallittua tehdä? Missä voi keskustella tai puhua puhelimessa, missä oltava täysin hiljaa?

2. Kuinka pitkäksi aikaa hiljaisen tilan saa varata? Harvoin työ vaatii kokoaikaista keskittymistä hiljaisessa tilassa. Asettakaa tilojen käytölle aikaraja.

3. Missä projektin papereita säilytetään? Saako projektitilassa säilyttää papereita, vai siivotaanko ne päivän vai vasta projektin päätteeksi pois?

4. Muiden huomioiminen on osa viihtyvyyttä. Yhdessä sovitut säännöt koskettavat kaikkia, johtoportaasta alkaen.

5. Pitäkää pelisäännöt ajan tasalla. Pelisäännöt kannattaa päivittää vähintään kerran vuodessa, jotta kaikki viihtyvät monitilatoimistossa.