Rakastetut toimistot

Monia työtapoja kyseenalaistettiin pandemian aikana – myös toimistoa. Lähes yhdessä yössä videokokouksista tuli osa arkea. Toimistotyöntekijät ympäri maailmaa alkoivat miettiä, miksi heidän ylipäätään piti mennä toimistoon. Sähköpostien  kirjoittaminen, Excelin, PowerPointin ja Wordin käyttäminen, puheluiden soittaminen, raporttien lukeminen – nämä kaikki ovat asioita, joita voit tehdä kotoa. 

Mutta pandemian jatkuessa alkoi  tunnelma muuttua. Jopa työnantajat, jotka odottivat kustannusten leikkaamista ja työvoiman sijoittamista mihin päin maailmaa tahansa, alkoivat nähdä haittapuolet. On vaikeampaa olla innovatiivinen, jos et koskaan ole läsnä. Vapaamuotoiset kokoontumiset kahvinkeittimen äärellä, oleskelutilassa tai lounaalla jäävät puuttumaan. Ja ne ovat tärkeämpiä kuin aiemmin ajateltiin. Toimiston huhuttu kuolema osoittautui erittäin liioitelluksi. 

Axiom insightin tekemässä tutkimuksessa kysyttiin toimistotyöntekijöiltä Ruotsissa, Tanskassa ja Suomessa näkemyksiä toimistosta. Johtopäätös on selvä – toimisto on tullut jäädäkseen. Monille toimisto tarkoittaa sosiaalista vuorovaikutusta ja paikkaa, jossa voi tavata uusia ystäviä. Jopa 62 prosenttia vastaajista sanoo, että toimiston tärkein ominaisuus on heidän kollegansa. Yhdeksän kymmenestä pohjoismaisesta toimistotyöntekijästä on toimistossa vähintään puolet työviikosta. 

Laulu on sama muuallakin maailmassa. Esimerkiksi The Economistin Aruban puolesta tekemässä tutkimuksessa todettiin, että mahdollisuus valita työskentelypaikka on tärkein tekijä sen suhteen, kuinka luovaksi tunnet olosi. Samassa tutkimuksessa 42 % sanoi olevansa tuottavampia, kun heillä on hyvä yhteys muiden taitoihin ja tietotaitoon. Kannattaa vain kysyä neuvoa kollegoilta. 

Toinen toimiston etu on uusien työntekijöiden perehdyttäminen. Kaikki, jotka ovat saapuneet uuteen työympäristöön, tietävät, miten vaikeaa se on – kaikki uudet nimet ja kasvot, uusien tehtävien oppiminen, liiketoiminnan tunteminen ja sen seuraaminen, kuka tekee mitäkin. Kaikki tämä on kaksi kertaa vaikeampaa, kun se tehdään etänä. East Londonin yliopiston tutkimuksessa todettiin, että uusien työntekijöiden perehdyttämisen onnistuminen perustuu ”merkittävään määrään ihmisten kohtaamisia”, mikä on paljon helpompaa toimistossa. 

On myös osoitettu, että jotkut työntekijät kokevat, että etätyö on parempi vaihtoehto, koska heidän toimistossaan on puutteita. Heiltä puuttuu tehtäviä tukevia keskittymisalueita, neuvottelutiloja ja digitaalisia kokoustiloja. Jos sinulla on hyvin suunniteltu toimisto, joka tukee organisaatiotasi ja sen työskentelytapoja, työntekijäsi haluavat ja kykenevät tekemään työnsä siellä. Kannattaa muistaa, että se, mikä voi olla myönteistä yksittäiselle työntekijälle, voi olla kielteistä koko organisaatiolle. Työntekijä voi tuntea, että hänen on yhtä helppo suorittaa tehtävälistansa kotona, mutta koko tiimi jää paitsi innovaatioista, ongelmanratkaisusta ja luovista spontaaneista tapaamisista.

Muuttuneet työtavat ja uudet työskentelytavat hybridimaailmassa asettavat uusia vaatimuksia työympäristölle. Toimiston on oltava arvoa lisäävä, houkutteleva ja kestävä paikka, jossa ihmiset tuntevat olonsa hyväksi, viihtyvät ja saavat mahdollisuuden suoriutua parhaalla tasollaan. Työntekijöiden pitämisen lisäksi on yhä tärkeämpää houkutella uusia työntekijöitä. 

Ja lopuksi: kyllä, esimiehesi huomaa sinut ja työsi paremmin, kun olet toimistolla. Tämä käy ilmi Envoyn tekemästä tutkimuksesta. Jopa 96 prosenttia Yhdysvaltojen johtajista myöntää kiinnittävänsä enemmän huomiota työntekijöidensä  työpanokseen, jos he ovat toimistossa.