Pääkonttorin muutos muutti tekemisen tavat

Kinnarps auttoi Roclaa päivittämään pääkonttorinsa Järvenpäässä. Muutosprojekti toi lisää tilaa ja apua levottomaan äänimaailmaan. Työtilojen päivityksen yhteydessä menivät uusiksi myös työn tekemisen tavat.

“Tästä muutosprojektista on kiva kertoa”, huudahtaa Roclan markkinointi- ja viestintäpäällikkö Terhi Räsänen. Kinnarpsin kanssa tehty Roclan pääkonttorin ja tuotekehitystilojen uudistaminen ei ollut vain sisustus- tai kalusteiden vaihtoprojekti, vaan Roclassa laitettiin työn tekemisen tavatkin uusiksi avaimet käteen -palveluna.

Keväällä 2017 varasto-, vastapaino- ja automaattitrukkeja suunnittelevan ja valmistavan Roclan pääkonttorissa Järvenpäässä kaikki tilat olivat viimeistä neliötä myöten käytössä. Tilaa tarvittiin kuitenkin lisää uusille rekrytoinneille, ja työympäristö kaipasi muutenkin kipeästi päivitystä.

terhi keittiössä 230x230.jpg

“Meillä oli pulaa esimerkiksi eri kokoisista ryhmätyö- ja neuvottelutiloista ja -nurkkauksista, joihin voi vetäytyä pikapalavereihin ilman erityistä tilan varaamista”, Terhi Räsänen sanoo.

Toimiston äänimaailma oli levoton, ja roclalaiset halusivat myös lisätä liikkumistaan työpäivän aikana. Työpisteellä istumisen sijaan töitä pitäisi voida tehdä välillä vaikka seisten ja vaihtaa työpistettä tehtävän mukaan.

Kinnarpsin toteuttamassa projektissa lisää tilaa saatiin kaatamalla seiniä: Pienistä, 1–2 hengen huoneista luovuttiin lähes kokonaan. Iso osa henkilöstöstä siirtyi työskentelemään monitilatoimisto-ajattelun mukaisesti jaoteltuihin työtiloihin.

Roc_0087.jpg

“Luovuin itsekin työhuoneesta projektin myötä, enkä kaipaa yhtään takaisin vanhaan. Kommunikaatio muiden kanssa sujuu uudistetuissa tiloissa huomattavasti aiempaa tehokkaammin. Äänimaailmakin on hiljentynyt erilaisten seinäkkeiden, akustiikkalevyjen ja ääntä sitovan maton ansiosta.”

Käyttöastemittaus suunnittelun pohjana

Muutosprojekti aloitettiin Kinnarpsin tekemällä käyttöastemittauksella, jossa tutkittiin, miten henkilöstö käytti työtiloja ja minkälaisia toiveita heillä oli uusien tilojen suhteen.

Mittaus antoi objektiivista faktaa, joka tuki osin henkilöstön omia kokemuksia. Moni oli kuitenkin aliarvioinut liikkumistaan päivän aikana. Omalla työpisteellä ei istuttukaan niin tiiviisti kuin ajateltiin.

“Kinnarps piti henkilöstölle infotilaisuuden, jossa mittauksen tulokset käytiin läpi. Jo se rauhoitti niiden mieliä, joita huoletti esimerkiksi oman huoneen menettäminen. Oli tärkeä korostaa, mitä kaikkia mahdollisuuksia omista huoneista luopuminen toisi mukanaan”, Räsänen sanoo.

Koko muutosprojektissa panostettiin muutenkin tiedottamiseen. Projektiryhmässä oli jäseniä kaikista henkilöstöryhmistä. He pitivät oman porukkansa ajan tasalla tilanteesta.

Varsinainen muutostyö aloitettiin pilotilla, jossa uusittiin pieni osa toimitiloista ja aulatilat. Pilotin kokemusten perusteella varsinainen muutosprojekti käynnistyi vuosi sitten kesällä.

Roc_0108.jpg

Nimetyt työpisteet säilytettiin

Roclalla pohdittiin, että nimetyistä työpisteistä olisi voitu luopua etenkin sellaisten työntekijöiden kohdalla, jotka matkustavat paljon. Lopulta kaikki saivat kuitenkin omat, nimetyt paikkansa.

“Tämä on ollut iso muutos jo tällaisenaan. Työn tekemisen tavat ovat muuttuneet todella paljon. Vaihdoimme esimerkiksi istumajärjestystä osittain tehtäväperusteiseksi. Ne, jotka tekevät enemmän yhteistyötä, istuvat nyt lähekkäin ja tieto kulkee tehokkaasti heidän välillään.”

Myös roclalaisten toivoma parempi ergonomia ja liikkumiseen kannustaminen ovat toteutuneet. Jokaisella on oma sähköisesti säädettävä työpöytä ja työtuoli, mutta sen lisäksi työtuoliparkista voi käydä lainaamassa päivän fiilikseen sopivan istuimen.

“Eri neuvottelutiloissa on myös erilaisia istuimia, joten vaihtelua tulee ihan luonnostaan. Töitä voi tehdä myös muualla kuin vain oman työpisteen ääressä”, Räsänen sanoo.

Roc_0033.jpg

Kahden viikon remonttiaikataulu piti

Koko pääkonttoria ja tuotekehitystiloja ei pistetty kerralla remontin alle, vaan muutosprojekti eteni vaiheittain. Yhden kerroksen remontille varattiin aina kaksi viikkoa.

Säilytettävät tavarat laitettiin remontin ajaksi Kinnarpsin varastoon odottamaan kaiken valmistumista. Itse remontissa kaadettiin seiniä, maalattiin ja uudistettiin pintoja, asennettiin mattoja ja akustiikkalevyjä. Lopulta kaikki uudet kalusteet saivat paikkansa.

“Kun henkilöstö pääsi kahden viikon evakossaolon jälkeen purkamaan tavaroitaan omalla työpisteellään, ihmettelimme, miten hyvin aikataulu piti ja kuinka helposti kaikki oli sujunut”, Räsänen sanoo.

Rocla valitsi Kinnarpsin Kaikki Valmiina -palvelusta työympäristöanalyysin, sisustussuunnittelun, vanhojen kalusteiden kierrätyksen, välivarastoinnin, muuton, matotuksen ja remontoinnin.