Sisusta tila hybridikokouksiin

Hybridikokoukset ovat tulleet jäädäkseen. Mutta miten luot osallistavan kokouskulttuurin, jos osa on läsnä fyysisesti ja osa etänä? Keskustelimme aiheesta kahden asiantuntijan kanssa: Mia Holmlund Kinnarpsilta ja Nina Rapp Microsoftilta.

Pandemia muutti monia asioita – erityisesti kokouskulttuuriamme. Etäkokouksiin osallistumisesta tuli melkein yhdessä yössä täysin normaalia. Teams, Zoom, Google Meet ja monet muut digitaaliset työkalut otettiin yhtäkkiä vakiokäyttöön. Toimisimmeko aina näin? Etänä? Ei enää työmatkoja, valitusta kahvista tai haukottelua aamukokouksessa?

Näin ei ole tapahtunut. Kun pandemia päättyi, huomasimme, että toimiston huhuttu kuolema oli pahasti liioiteltu. Meidän on myös tavattava toisemme tosielämässä. Vaan ei yhtä usein kuin ennen? Joinakin päivinä on parempi työskennellä kotona.

Yhtäkkiä syntyi hybridikokouskonsepti. Toisin sanoen kokoukset, joissa osa ihmisistä on kokoushuoneessa, kun taas toiset ovat yhteydessä Teamsin tai jonkin muun ratkaisun kautta. Hybridikokoukset tuovat kuitenkin mukanaan omat haasteensa. Miten etäosallistujat otetaan mukaan? Miten ylläpidetään luovaa ja rakentavaa keskustelua?

”On varmistettava, että myös etäosallistujat voivat saada katsekontaktin.”

Mia Holmlund, Kinnarps

Mia Holmlund vastaa Kinnarpsin toimistosegmentistä. Hän korostaa, että tärkeintä on varmistaa, että kaikki osallistujat näkevät toisensa.

”On varmistettava, että myös etäosallistujat voivat saada katsekontaktin. Emme kommunikoi ainoastaan äänellämme vaan myös kehonkielellämme, minkä vuoksi on erittäin tärkeää, että kaikki osallistujat näkevät toisensa”, hän selittää.

Esimerkiksi tilanne, jonka kaikki hybridikokoukseen osallistuneet varmasti tunnistavat. Joku asettaa kannettavan tietokoneen pöydän lyhyeen päähän. Vaikka etätyöntekijät näyttävät jättimäisiltä päiltä suurella näytöllä, he näkevät itse vain pienen pääparven pitkän pöydän vieressä. On vaikea tietää, kuka sanoo ja mitä. Keskusteluihin osallistuvat useimmiten huoneessa olevat henkilöt – etäosallistujilla on vaikeuksia päästä keskusteluun mukaan.

Paras vaihtoehto on U:n tai V:n muotoinen pöytätaso. Silloin kameraa lähimpänä olevat henkilöt istuvat kauempana toisistaan ja kaikki huoneessa olevat näkyvät selkeästi.

Oikean tekniikan merkitys

Tähän on kuitenkin muutamia yksinkertaisia vinkkejä. Nina Rapp on Business Area Manager for Modern Work Microsoftilla Ruotsissa. Se tarkoittaa, että hän vastaa Microsoftin työympäristöratkaisuista, Teams mukaan lukien. Hän on samaa mieltä siitä, että etäosallistujien mukaan ottaminen on suuri ongelma.

”Hybridikokouskokemuksen parantamiseksi on tehtävä paljon. Tiedämme, että 43 prosenttia kaikista hybridikokousten osallistujista ei tunne olevansa osallinen”, hän toteaa.

Nina Rappin mukaan yksi tärkeimmistä asioista, joita työnantajat tarvitsevat onnistuneiden hybridikokousten varmistamiseen, on teknologia. Vaikka se saattaa kuulostaa yksinkertaiselta ja perustavanlaatuiselta, liian monet työnantajat jättävät sen huomiotta – hämmästyttävät 90 prosenttia länsimaisista kokoustiloista ei ole varustettu nykyaikaista yhteistyötä varten. 

”Jos et ole nähtävissä tai kuultavissa, on erittäin vaikeaa olla mukana. Puhumme paljon front row -konseptista. Se asettaa etäosallistujat eturiville siten, että he ovat samalla tasolla kaikkien huoneessa olevien kanssa ja silmien korkeudella näytön toisella puolella olevien kanssa. Tuntuu siis siltä, kuin istuisitte pöydän ääressä yhdessä – jotta vältyttäisiin ”he ja me” -tunteelta.” 

”Jos et ole nähtävissä tai kuultavissa, on erittäin vaikeaa olla mukana. Puhumme paljon front row -konseptista.”

Nina Rapp, Microsoft

Pöytälevyn edessä oleva etupaneeli piilottaa kaapelit ja saat siistin yleisilmeen. Etupaneeli tarjoaa myös mahdollisuuden näyttää yrityksen logo.

Sisustussuunnittelu, joka edistää parempia hybridikokouksia

Mitä seuraavaksi tapahtuu? Onko kaikki sujuvaa purjehtimista niin kauan kuin tekniikka toimii? Ei ole. Yhtä tärkeää hyvän hybridikokouksen luomisessa on kokoustilan sisustus. Mia Holmlund kertoo, että niinkin pienellä asialla kuin pöydän muodolla on suuri merkitys.

”U:n tai V:n muotoinen taso on paras vaihtoehto. Se tarkoittaa, että kameraa lähimpänä olevat henkilöt istuvat kauimmaisissa päissä. Näin etäosallistujien on helpompi pitää katsekontaktia kokoustilassa istuviin, Mia Holmlund sanoo.

Ja mikä on seuraava vaihe hybridikokousten mahdollisimman hyvän sisustuksen varmistamisessa?

”On otettava huomioon monia seikkoja. Esimerkiksi valo – millaisia varjoja se heijastaa pöydän ääressä oleviin osallistujiin. Jos valo tulee takaa, sinua tuskin näkyy. Mieti myös, millaisia kattovalaisimia sinulla on. Kattoon upotetut valaisimet ovat hyvät, ne tarjoavat yleensä riittävän yleisvalaistuksen.”

Mia jatkaa:

”Ja millaisia tuoleja sinulla on? On tärkeää pystyä liikkumaan pöydän ympärillä äänettömästi, jotta häiriötekijät kokouksen aikana minimoidaan. Tuoleissa tulee mieluiten olla pyörät. Tilan hyvä akustiikka on tärkeä kokouksen kannalta. Se onnistuu akustiikkapaneeleiden ja verhoiltujen kalusteiden avulla. Katso myös seiniä. Niiden tulisi olla mahdollisimman neutraalit – liian täynnä olevat seinät vievät huomion.”

Nina Rapp Microsoftilta on samaa mieltä siitä, että kalusteilla ja sisustuksella on suuri merkitys onnistuneissa hybridikokouksissa. Oikeanmuotoiset ja toiminnalliset kalusteet yhdessä oikean tekniikan kanssa ovat tärkeässä asemassa hyvän kokouksen varmistamisessa sekä fyysisesti läsnä oleville että etäosallistujille.

”Mutta on vielä toinenkin haaste. Vaikka sinulla olisi hyvä tekniikka ja hyvin suunniteltu sisustus, on myös käytettävä osallistavia työskentelytapoja ja työkaluja. Jos sisustus on hyvä ja tekniikka täysin toimivaa, olet asettanut riman korkealle alusta alkaen. Sen jälkeen on aika keskustella siitä, miten kokousta johdetaan ja millainen kulttuuri on osallistavaa. Emme saa unohtaa ihmistä.”

Neljä pöytämuotoa

Mukautettu hybridikokouksiin

1.

table1.png

2.

table2.png

3.

table3.png

4.Square big_table4.png

Tuotteet hybridikokouksiin

Multicom

Multicom

35 Värit & Materiaalit | 46 Varianttia

Monroe

Monroe

315 Värit & Materiaalit | 8 Varianttia

Siro

Siro

278 Värit & Materiaalit | 7 Varianttia

Vibe

Vibe

Vibe Akustiikkapaneelit

144 Värit & Materiaalit | 27 Varianttia