Tappaako tila kokouksesi?

Näin korjaat asian

Yhteistyö ja yhdessä luominen, mistä tahansa, milloin tahansa, niin pienissä yrityksissä kuin suurissa konserneissa on luonnollinen osa nykyistä työelämää. Me kaikki tiedämme, että tavatessamme tapahtuu mahtavia asioita, mutta kaikki kokoukset eivät ole mahtavia. Peräti 47 % vastaajista on sitä mieltä, että kokoukset ovat toimiston ajanhaaskaaja numero 1. Paljon on puhuttu siitä miten pidetään parempia kokouksia – mutta voimmeko tehdä niistä vielä tuottavampia huomioimalla kokoustilan suunnittelun?

Kollegoina ja kumppaneina olemme usein maantieteellisesti hajallaan. Kokouksista ja projekteista on siksi tullut yhä tärkeämpi osa työelämäämme – toimistotyöntekijöillä on keskimäärin 62 tapaamista kuukaudessa ja johtoportaalla määrä on vielä suurempi. Se on paljon aikaa eikä kaikkea siitä käytetä tehokkaasti. Kokousajasta jopa 25 % menee epäolennaisiin asioihin. Uskomme, että kokous- ja neuvotteluhuoneet voidaan suunnitella tukemaan tarkoitusta jolloin tuottavuus, tehokkuus ja luovuus paranevat.

Millaisia kokouksia sinulla on (tai haluaisit olevan)?

Kun luodaan tarpeitasi vastaavia kokoustiloja, on tärkeää aloittaa analysoimalla, millaisia kokouksia sinulla on ja millaiset ovat tulevaisuuden tarpeesi. Ota huomioon huonetilan käyttö, henkilömäärä ja aika – täyttävätkö nykyiset huonetilasi tilantarpeesi? Tämä antaa aineksia suunnitteluprosessiin ja auttaa luomaan räätälöityjä tiloja, jotka tukevat työskentelytapaasi.

“Tiedämme että teknisen kehityksen mukana asiakkaamme ovat kohdanneet monia haasteita, ja kentällä on suuri tarve uutta työtapaa tukeville innovatiivisille ja toiminnallisille kokoustiloille. Kinnarps Next Office®* -konseptin näemme osallistavana prosessina, jonka tavoitteena on tarjota asiakkaillemme luovia, joustavia ja tehokkaita kokoustiloja ja huoneita. Kyse on kokonaiskuvan näkemisestä ja kaiken – organisaation, fyysisen ympäristön, teknologian ja työntekijöiden yksilöllisten tarpeiden – huomioimisesta.”

Peter Knecht, Kinnarps AB:n Manager International Concept Sales

*Kinnarps Next Office® on tuloshakuinen konsepti ja prosessi, jonka lähtökohtana on jokaisen henkilön työtehtävän asettamat tarpeet ja jossa työntekijät ovat avainasemassa. Next Office perustuu laajaan tutkimustoimintaan asiakkaiden, organisaation kehittäjien ja tulevaisuudentutkijoiden kanssa.

Lue lisää prosessista

Nykyaikaisessa toimistossa yhdistämme usein fyysisen ja virtuaalisen viestinnän samassa tilassa – toimimme yhteistyössä jaetuin asiakirjoin, esittelemme materiaaleja suurilla näytöillä ja osallistumme videokokouksiin eri puolilla maailmaa olevien ihmisten kanssa. Varusta kokoustilat älyteknologialla, joka tukee sekä nykyistä kokoustapaa että tapaa jolla haluat hoitaa kokoukset tulevaisuudessa.

Miten saadaan tila toimimaan sinulle?

Kokoustila ei ole vain huone, jossa on pöytä ja tuoleja. Jotta tila toimii sinulle, on otettava huomioon muutamia asioita. Ensiksikin erilaiset värit vaikuttavat meihin eri tavoin ja se on tärkeä ottaa huomioon, jotta kokoustila tukee kokouksen tarkoitusta. Keltainen on hyvä väri käytettäväksi kokoustiloissa, sillä se on väri joka saa ihmiset puhumaan. Siksi on eduksi käyttää sitä luovien tilojen seinissä ja kalusteissa, kun halutaan käynnistää ideariihi ja saada keskustelu kulkemaan. Sininen on toinen hyvä väri käytettäväksi neuvotteluhuoneessa. Se luo tyynen tunnelman, joka auttaa keskittymään paremmin ja olemaan tuottavampi. Käytä sitä tiloissa, joissa järjestät työpajoja ja haluat edistää luovia ideoita. Sininen myös välittää luottamusta, joten se on hyvä väri tiloihin, joissa vastaanotetaan vieraita. Videoneuvotteluhuoneessa on tärkeää olla tausta, jonka ansiosta videolaitteiston on helppo hahmottaa osallistujat ja joka on miellyttävä videosyötettä katselevan silmille. Tässä paras vaihtoehto on rauhoittava ja neutraali väri, jonka kontrasti on keskitasoa – valitse hillittyjä, maanläheisiä värejä kuten vaaleanruskea, beige, harmaa ja siniharmaa. Kirkkaat värit, voimakkaat valkoiset ja tummat sävyt luovat visuaalisia häiriöitä, joita videosyötteeseen ei haluta, joten niitä kannattaa välttää videoneuvotteluhuoneissa.

Näyttöjä käytetään nykyään useimmissa kokoustiloissa, eikä vain videokokousten aikana. Jaamme ja esitämme asiakirjoja, jotka haluamme kaikkien kokouksen osallistujien näkevän, siksi huonetila on tärkeä kalustaa näytön näkyvyys huomioon ottaen. Huolehdi siitä, että kokouspöytä on samanlevyinen kuin näyttö tai lisää tilaan V-mallinen pöytä jolloin näkyvyys on parempi kaikille osallistujille. Pyörillä varustetut tuolit on helpompi siirtää uuteen kohtaan ja kulmaan, josta näyttö näkyy paremmin.

Pyörillä varustettujen tuolien joustavuus on lisäksi etu kokouksissa, joissa on nopeaa ja hiljaista liikkumista vaativia ryhmäkeskusteluja tai työpajoja. Ulosvedettävät kokouspöydät tai taitettavat, siirrettävät pöydät soveltuvat myös hyvin tiloihin, joissa halutaan tukea joustavia ja dynaamisia kokouksia.

Luovissa tapaamisissa tai ideariihissä liike on avain energiatasojen ja tahdin pitämiseen korkeana. Säädettävien kokouspöytien korkeus on helppo säätää tarpeita vastaavaksi – korkeampi pöytä ja baarijakkarat tukevat aktiivisia kokouksia, joissa ihmiset voivat helposti nousta seisomaan, osallistua keskusteluihin tai siirtyä johtamaan keskustelua kirjoitustaulun tai näytön eteen.

Kokoustilan akustiikka on myös tärkeä tekijä keskittymisen ja tuottavuuden säilyttämisessä. Kovat pinnat, kuten paljaat seinät, lasiset väliseinät, seinäkkeet ja valkotaulut, joita yleensä käytetään kokoustiloissa, tuottavat kaikuja, jotka tekevät tilasta akustisesti epämiellyttävän. Lisäämällä ääntä imeviä tai vaimentavia akustisia seinäpaneeleja ja kattolevyjä voit saavuttaa tasapainoisen ääniympäristön ja minimoida häiritsevät äänet. On myös tärkeää varmistaa, ettei ääni siirry kokoustilan ulkopuolelle – jotta voitte kuulla toisenne mutta ulkopuoliset eivät kuule teitä.

Älä unohda spontaaneja kokouksia edistäviä kalusteita!

Spontaaneja kokouksia on työpaikoilla päivittäin. Kollegat tapaavat käytävillä, kahvikoneen äärellä tai toistensa työpöytien vieressä kysymyksiä tehden ja ideoita kehitellen. Tällaiset spontaanit kokoukset ovat paitsi tärkeitä työntekijöiden keskinäisille suhteille, myös vahvistavat yhteistyötä ja ongelmanratkaisua. Huolehdi siitä, että työntekijöiden on helppo pysähtyä juttelemaan, lisäämällä mukavia ja avoimia istuintiloja valikoituihin paikkoihin.

Tämän kaiken perusteella voimme todeta, että luovat ja tehokkaat kokoukset ovat todennäköisempiä siellä, missä tarjolla on inspiroivia ja toimivia tiloja. Tavoitteemme on luoda ympäristöjä, jotka ovat niin mukavia, intuitiivisia ja tervetulleeksi toivottavia, että ne lisäävät keskittymistä ja viihtyvyyttä. Ympäristöjä, jotka ovat niin hyvin suunniteltuja ja toimivia, että osallistujat voivat keskittyä omiin luoviin prosesseihinsa ja tehdä yhteistyötä parhaalla mahdollisella tavalla.

Tarvitsetko apua uuden ilmeen luomisessa kokoustiloihisi? Tai innostavien uusien, perinteisiä kokoustiloja paremmin toimivien, kokousympäristöjen luomisessa?

Ota yhteyttä