Muutostarvetta, mutta eteneekö projekti ?

Henkilöstön valitus saattaa johtua toimitiloista – “Keskijohto voi jarruttaa tarvittavaa muutosta”

Kuva 1.jpg

Jos henkilöstö on tyytymätön tai toimitilat eivät tue yrityksen liiketoimintaa on syytä tehdä pikaisia päätöksiä.

Kun henkilöstökysely hälyttää punaista, osaajia ei saada pysymään talossa eikä yritys saavuta kasvutavoitteitaan, on syytä tutkia, mikä mättää.

Yllättävän usein ongelma on toimitilassa tai siinä, miten tila tukee työn tekemistä. Kannattaako silloin muuttaa uuteen osoitteeseen vai freesata olemassaolevaa toimitilaa?

“Uuteen tilaan muuttaessa on se hyvä puoli, että työyhteisö voi
aloittaa puhtaalta pöydältä ja luoda myös uuden tavan tehdä töitä.
Muutosprosessi voi olla helpompi toteuttaa, kun fyysinenkin tila muuttuu”,
sanoo työympäristöasiantuntija Simon Bergholm, Kinnarps Oy.

Uusi osoite voi olla hyvä ratkaisu myös silloin, jos yrityksen tilat ovat selvästi epäkäytännölliset, tilan layout ei toimi tai tilassa on vaikkapa sisäilmaongelmia.

“Jos vuokratilassa joutuu tekemään mittavan remontin ja kaatamaan esimerkiksi runsaasti seiniä, voi uusi tila tulla edullisemmaksi”, Bergholm jatkaa.

Omasta työhuoneesta luopuminen voi harmittaa

Useimmiten yritykset uudistavat vanhoja tiloja, sillä uuteen muutto tulee yleensä uudistusta kalliimmaksi. Mutta muuttaa sitten täysin uusiin, yritykselle varta vasten rakennettuihin tiloihin tai uudistaa vanhaa toimitilaa, tärkeintä on tilojen käytön analysointi.

Analyysin tekoon on erilaisia metodeita. Kinnarps käyttää Next office -analyysiä, jossa pureudutaan tarkasti yrityksen työtapoihin, yrityskulttuuriin ja siihen, millaista työtä ihmiset tekevät. Analyysissä pohditaan myös sitä, miten ja missä työtä halutaan tehdä tulevaisuudessa. On tärkeä pohtia, minkälaisia työtiloja tulevaisuudessa tarvitaan, jotta työympäristöstä muodostuu hyvinvoiva ja aikaa kestävä kokonaisuus.

Next office -analyysissä hyödynnetään erilaisia työpajoja ja kyselyjä, joilla päästään kiinni ongelmiin ja kartoitetaan tilanne. On hyvä, jos jokainen saa äänensä kuuluviin ja tuntee olevansa osa muutosprosessia. Ylimmän johdon ei kannata suoraan sanella, että näin me teemme.Tärkeää on sitouttaa henkilöstö muutokseen mukaan.

“Millekään henkilöstöryhmälle ei saa syntyä ajatusta, että asioista päätettäisiin suljettujen
ovien takana. Muutosvastarinta on huomattavasti pienempää, kun ihmiset saavat
sanoa mielipiteensä, kertoa epäilyistään ja peloistaan.”

Bergholmin mukaan erityishuomiota on kiinnitettävä väliportaan esimiehiin.

“Jos on juuri saanut oman työhuoneen, eikä uudessa toimistossa saa edes omaa, vakituista työpistettä, voi harmittaa raskaasti”, Bergholm sanoo.

Kuva 2 juttu 1 Kinnarps.jpg

Mittaustulokset yllättävät

Työtilojen käyttöastemittauksen tulokset ovat henkilöstölle usein yllätys. Moni mieltää istuvansa työpisteellään 80 prosenttia työajasta ja perustelee sillä oman työpisteen tarvetta. Kun mittaus tehdään, huomataan, että yleensä työpisteellä ollaan alle 50 prosenttia työajasta.

“Kun sitten analysoidaan, missä ihmiset haluaisivat tehdä töitään, henkilökohtaisen työpisteen käyttöaste voi laskea jopa 20 prosenttiin.” Mielikuvat eivät vastaa todellisuutta.

Olemassaolevan tilanteen kartoittamiseen ja analyysiin kannattaa varata vähintään pari kuukautta aikaa. Suunnitteluun pistetty aika maksaa itsensä takaisin hyvänä lopputuloksena.

“Joskus asiakkaat sanovat, että tehkää meille niin viihtyisät ja toimivat tilat, etteivät ihmiset halua jäädä etätöihin. Tämä on herkullinen tilanne, silloin yrityksessä ymmärretään olennainen: Työtiloilla on oikeasti väliä”, Simon Bergholm sanoo.

Vietämme töissä niin suuren osan arjestamme, että töissä pitää viihtyä. Sitäpaitsi työtilat ovat osa yrityksen brändiä ja rakentavat mielikuvaa yrityksestä.

Parhaimmillaan modernit, viihtyisät ja tarkoituksenmukaiset tilat ovat rekrytointivaltti, se viimeinen silaus, joka varmistaa parhaimpien huippuosaajien saamisen taloon.