Nopea tekninen kehitys ei ole vaikuttanut ainoastaan työskentelytapoihimme, vaan se on muuttanut myös tapaamme järjestää kokouksia. Sellaisten kokousten ja neuvottelujen määrä, joissa tapaamme toisiamme kasvokkain ja joihin joudumme menemään autolla tai lentämällä, vähenee koko ajan. Sen sijaan olemme alkaneet hyödyntää yhä enenevissä määrin videokokouksia.

Pian kuitenkin virtuaalitodellisuus tulee tarjoamaan etäkokouksillemme lisäulottuvuuden, sillä sen avulla voimme kokea ihmiset ja ympäristöt kuin olisimme itse paikalla. Pitkällä aikavälillä kokouksien järjestäminen on mahdollista missä tahansa haluamme: johtokunnan kokoustilan tai tuotantolaitoksen virtuaalisessa kopiossa tai vaihtoehtoisesti paratiisisaaren innoittavassa ympäristössä – oikeastaan vain mielikuvitus on rajana.

Tietysti tulemme tapaamaan toisiamme myös kasvokkain aina kun se on tarpeen. Uuden tekniikan myötä meidän on kuitenkin mahdollista ajatella kestävästi ja vähentää ympäristövaikutuksiamme, jotka aiheutuvat matkustamisesta ja CO²-päästöistä. Yritystoiminnan kannalta etäkokoukset ovat myös kustannustehokkaita, sillä niiden avulla säästetään sekä aikaa että rahaa. Toimiakseen hyvin tulevaisuuden kokoustilojen ja neuvotteluhuoneiden varustukseen on kuuluttava kaikki tarpeellinen tekniikka, mielellään integroituna toimistokalusteisiin, kuten kokous- ja neuvottelupöytiin. 

Erilaisissa tiimeissä ja projekteissa työskentely on yleistynyt valtavasti. Tähän kuuluu myös se, että lyhyet kokoukset ja tilannepäivitykset ovat luonnollinen ja tarpeellinen osa työprosessia. Tämäntyyppisissä kokouksissa tarvitaan joustavia ratkaisuja. Työpistettä on voitava helposti muuttaa yksittäisistä työpöydistä ja penkkipöydistä kokouspöydiksi ja takaisin.

Tarvitset myös kokoustiloja ja neuvotteluhuoneita sekä ympäristöjä, jotka toimivat spontaaneissa kokouksissa. Aina kun sinun on keskusteltava pitempään kollegasi kanssa, toimistoympäristön on pystyttävä tarjoamaan erilaisia tiloja, joissa voitte puhua häiritsemättä muita. Spontaaneihin kokouksiin soveltuvat ympäristöt on voitava helposti ja nopeasti mukauttaa erilaisiin tarpeisiin. Pöytien, työtuolien, penkkien, sohvien ja muiden istuinkalusteiden on oltava joustavia, ergonomisia ja mukautettavissa olevia.

Toimistoissa on oltava erikokoisia tiloja etukäteen varattaville kokouksille: 4–6 henkilölle tarkoitettuja pieniä kokoustiloja sekä yli kuudelle hengelle soveltuvia suurempia tiloja. Johtokunnan kokouksia, työpajoja ja konferensseja varten yrityksesi tarvitsee edelleen reilunkokoisen neuvotteluhuoneen, jonka keskipisteenä on hyvin varustettu neuvottelupöytä. Koska tällaiset istunnot voivat kestää, on tärkeää, että kokoustila on varustettu ergonomisilla neuvottelutuoleilla. Hyvät tuolit, joissa on mukava istua, estävät kipeytymiset ja väsymyksen sekä helpottavat pirteänä ja valppaana pysymistä kokouksen ajan. 

Nykyaikaiset toimistot muistuttavat monella tapaa kotejamme. Voimme valita mitä teemme ja missä sen teemme. Voimme myös suorittaa monia erilaisia askareita yhdessä ja samassa työympäristössä, melko samaan tapaan kuin käytämme kotimme olohuonetta.  

Joustavassa toimistossa meitä rohkaistaan yhteistyöhön ja pitämään paljon kokouksia. Jotta kokoukset olisivat antoisia, on oltava säännöt, jotta kokoustajat eivät häiritse muita. Päättäkää yhdessä missä ja milloin kokousten pitäminen ja keskusteleminen on sallittua. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun kyse on spontaaneista kokouksista. Jos esimerkiksi ohittaessasi kollegan tulet ajatelleeksi, että haluat sopia joistakin asioista, pyydä saada järjestää lyhyt palaveri jossakin niistä ympäristöistä, jotka on tarkoitettu juuri sellaisia tilanteita varten. Tällöin voitte jutella niin paljon kuin haluatte ilman, että joku siitä ärsyyntyy. Kun on kyse suunnitelluista kokouksista, yrityksen kannattaa sijoittaa varausjärjestelmään, sillä se tehostaa organisaatiota ja vähentää väärinymmärrysten syntymistä.  

Hyvä esimerkki joustavasta ja mukautettavissa olevasta kokouspöydästä: Nexus Meeting.

Ota meihin yhteyttä