Työympäristön uudistus edessä? Vältä nämä sudenkuopat

Toimitilan uudistus ei ole vain sisustus- tai muuttoprojekti vaan muutosprojekti. Lue vinkit, mitä yrityksen kannattaa tehdä itse ja mitä ei.

juttu 8 brain embassy.jpg

Toimitilan uudistusprojektin voi jakaa karkeasti viiteen eri vaiheeseen alkaen alkukartoituksesta suunnitteluun, toteuttamiseen, viimeistelyyn ja toteutuneen uudistuksen seurantaan. Prosessin eri vaiheisiin voi ostaa apua kumppaneilta, ja myös projektinhallinnan voi halutessaan ulkoistaa.

Jos toimitilan uudistuksesta vastaa avaimet käteen -mallilla yksi kumppani, se vastaa myös muutosprojektin aikatauluista, budjetissa pysymisestä ja kokonaisuuden hallinnasta. Yrityksen vastuuhenkilön roolina on tällöin määritellä tavoitteet ja tehdä päätöksiä, sen sijaan että vastaisi muutosprojektin yksityiskohtien etenemisestä. Jos kumppaneita on useita, aikataulusta, projektin etenemisestä sekä budjettiin vaikuttavien mahdollisten ongelmakohtien ennakoinnista vastaa yritys itse.

Tee itse: Jos yrityksessäsi työskentelee toimitilojen muutosprosessien ammattilainen, anna hänen vastata kokonaisuudesta ja osta tarvittava osaaminen eri kumppaneilta.

Osta kumppanilta: Jos yrityksesi ydinosaaminen ei ole toimitilojen uudistamisessa, hanki kokonaisuus yhden luukun periaatteella.

1. Alkukartoitus ja analyysi

Ensimmäinen vaihe muutosprojektissa on kartoittaa tarpeet ja tehdä analyysi tarvittavista muutoksista. Se luo pohjan koko uudistuksen onnistumiselle. Jos uudistuksen teossa hypätään suoraan suunnitteluun ja valmisteluun, on ongelmia luvassa viimeistään kun arki alkaa uudessa toimistossa. Silloin työnteko ei sujukaan aiempaa paremmin, eivätkä uudet työtilat tuo työhön toivottuja hyötyjä.

Tee itse: Jos toimitilat toimivat yrityksen nykyisiin ja tuleviin tarpeisiin ja tarpeena on vain uudistaa värimaailma tai kalusteiden pintamateriaaleja.

Osta kumppanilta: Jos muutosta tarvitaan ratkomaan haasteita, jotka liittyvät viihtyvyyteen, työntekoon, työtapojen muuttumiseen tai työntekijöiden määrän muutokseen.

2. Suunnittelu ja valmistelu

Toimitilan suunnittelussa olennaista on suunnitella toimiva tila, ei vain sisustaa. Ammattilainen osaa analyysin pohjalta ottaa huomioon tilaa, kalusteita ja erilaisia työntekijäryhmiä koskevat tarpeet pelkkien toiveiden sijaan. Tässä vaiheessa myös suunnitellaan kalusteiden inventoinnin perusteella, mitä uutta tarvitaan, mitä vanhaa säilytetään ja mitä kierrätetään.

Tee itse: Pienimuotoisen muutoksen voi suunnitella itsekin, jos yrityksellä itsellään on siihen resursseja.

Osta kumppanilta: Laajempiin muutoksiin on järkevää hyödyntää ammattilaista, jolla on osaamista mitoitusten muutoksiin, valaistustarpeisiin, äänimaailman suunnitteluun ja viranomaisten vaatimuksiin. Suunnittelu kannattaa aina tilata analyysin tehneeltä kumppanilta.

juttu 7_asennus.jpg

3. Muutoksen toteuttaminen, remontti ja muutto

Toimitilan remontoiminen on järkevää liiketoimintaa remonttifirmoille. Muille on kannattavampaa antaa työntekijöiden käyttää aikansa varsinaisiin työtehtäviin ja remontoinnin ammattilaisten hoitaa oma tonttinsa.

Sama koskee muuttoa. Parhaimmillaan muutto ei häiritse työntekoa vaan kukin työntekijä pakkaa päivän päätteeksi omat tavaransa laatikkoon ja pääsee seuraavana päivänä uuteen työpisteeseen, jossa kalusteet, piuhat ja tarvittavat laitteet ovat valmiina.

Tee itse: Jos henkilökunnan mielestä on innostava ajatus tulla yhdessä maalaamaan takahuoneen seinät tai kantamaan pahvilaatikkoja talkoohengessä viikonloppuna. 

Osta kumppanilta: Jos remonttia kaipaa useampi tila ja arvostat työntekijöittesi ammattiosaamista ja vapaa-aikaa.

juttu 8 truck.jpg

4. Tilojen viimeistely ja käyttöön perehdyttäminen

Toimitiloissa sähköjohdot ja piuhat repsottavat usein vielä kuukausia muuton jälkeenkin. Kun AV-tekniikan hankkii koko muutosprojektista vastaavalta kumppanilta, myös neuvottelutilat ovat valmiina sisään muutettaessa. Tilojen viimeistelyä on sekin, että henkilöstön opettaa uusien kalusteiden ja tilojen käyttöönottoon, jotta hyödyt ja herkut eivät jää käyttämättä. Tilojen toimivuuden kannalta toimiston pelisääntöjen sopiminen ja läpikäyminen on tärkeää.

Tee itse: Tilojen viimeistelyn voi hoitaa itsekin, kunhan sen tekee. Sekava piuhaspagetti pöydillä ja lattioilla pilaa ilon uusista tiloista.

Osta kumppanilta: Kun haluat varmistaa, ettei hyvin sujunut muutosprojekti saa hapanta jälkimakua.

NCC_neuvottelutila.jpg

5. Seuranta ja optimointi

Muutoksen jälkeen on olennaista seurata, saatiinko aikaan toivottuja tuloksia. Jos ongelmia havaitaan, kannattaa niihin puuttua jo ennen kuin toimintamallit uudessa paikassa ehtivät vakiintua. Tilojen käyttöä on hyvä seurata jatkossakin esimerkiksi käyttöastemittauksen avulla, sillä työn tekemisen tavat ovat murroksessa kaikkialla. Kun työtilat suunnitellaan lähtökohtaisesti muuntojoustaviksi, se mahdollistaa tilojen käyttötavan muuttamisen tarpeiden muuttuessa.

Tee itse: Tilojen käytöstä ja henkilökunnan tyytyväisyydestä voi kysyä palautetta vaikka säännöllisen henkilöstökyselyn yhteydessä. 

Osta kumppanilta: Tilojen käyttöasteen mittauksesta selviää, jos osa tiloista ei ole käytössä ja vastaa tarvetta. Säännöllinen seuranta, työntekijöiden hyvinvointiin panostaminen ja tulevaisuuden tarpeiden ennakoiminen kannattaa.

Haluatko jättää muutoksesi ammattilaisen käsiin?

Tutustu Kaikki Valmiina Palveluumme