Kaikki tarvittava tieto uuden toimiston suunnittelussa onnistumiseen

Onko edessänne tärkeä muutos työpaikallanne? Hyvinvointia ja tehokkuutta edistävien toimistojen luomiseksi on tärkeää suunnitella työympäristöjä, jotka tukevat organisaation työtapaa ja siellä työskenteleviä ihmisiä. Menestyksen avaimena toimii persooniltaan erilaisten ja eri-ikäisten yksilöiden tarpeiden täyttäminen. Teemme Next Office -prosessissamme perusteellisen työpaikka-analyysin, jossa arvioidaan nykyiset työtapanne sekä kartoitetaan tarpeenne ja se, millaisia ympäristöjä tarvitsette tulevaisuudessa. Olemme koonneet alle kahdeksan kysymystä, joita on hyvä pohtia ennen projektin käynnistymistä.

Tunnetko käsitteet?

Yksi syy muutosprojektien epäonnistumiseen on usein se, että käsitteet menevät sekaisin eikä muutokseen sisältyviä seikkoja ymmärretä.  Next Office -prosessissa ei ole kyse organisaation pakottamisesta tiettyyn työskentelytapaan, vaan juuri teille parhaiten sopivan ainutlaatuisen työympäristön löytämisestä. Seuraavassa selitetään lyhyesti viisi tavallista toimistoihin ja työskentelytapoihin liittyvää käsitettä:

Tehtävien mukainen työympäristö

Tehtävien mukaisen työympäristön lähtökohtana on organisaation työskentelytapa, minkä jälkeen suunnitellaan erilaisia olemassa oleviin tarpeisiin pohjautuvia aktiviteettitiloja. Sen sijaan, että olisi yksi kiinteä paikka erilaisten tehtävien suorittamiseen, henkilökuntaa kannustetaan käyttämään tilaa, jossa tietyn tehtävän suorittaminen onnistuu parhaiten. Toimisto suunnitellaan tukemaan useita erityyppisiä tehtäviä – intensiivistä keskittymistä vaativista tehtävistä ryhmätöihin ja epävirallisiin kokouksiin. 

Joustava toimisto

Joustavassa toimistossa ei ole kiinteitä työpisteitä ja usein työpöytiäkin on vähemmän kuin työntekijöitä. Tilaan, jossa ennen sijaitsivat yksittäiset työpisteet, saatetaan nyt rakentaa muun muassa keskustelu- ja kokoustiloja sekä kohtaamispaikkoja. Joustava toimisto sekoitetaan usein tehtävien mukaiseen toimistoon, koska valittavissa on useita eri tiloja, mutta positiivinen vaikutus jää saavuttamatta, koska toimistoa ei pohjimmiltaan ole suunniteltu sen mukaan, miten organisaatio työskentelee.

Työpöytien jakaminen

Tarkoittaa juuri sitä, miltä kuulostaakin, eli että henkilökunta jakaa tietyn määrän työpöytiä. Tässä lähtökohtana toimii pelkästään käyttöaste, mikä voi johtaa siihen, että joinakin päivinä kaikille toimistossa työskenteleville ei ole tilaa. Työpöytien jakamisessa ei myöskään huomioida erilaisia tehtäviä, vaan se keskittyy ainoastaan työpöytäpaikkoihin. 

Co-working

Työyhteisötila on yhteistyöhön perustuva ja joustava työskentelytapa, jossa useammat organisaatiot ja henkilöt voivat jakaa saman toimistopinta-alan. Näin työskentelevät yleensä freelancerit, pienyrittäjät ja paljon työnsä vuoksi matkustavat. Tämä tapa sopii niille, jotka työskentelevät usein yksin mutta ovat kiinnostuneet saamaan sosiaalisen kokoontumispaikan ja hyödyntämään yhdessä työskentelystä syntyviä synergioita. 

tehtävän mukainen työskentelytapa

Ketterän työskentelyn periaatteena on työskennellä keskittymällä erityisesti suorituskykyyn ja tuloksiin. Siihen sisältyvät tekijät, kuten milloin, missä ja miten työskentely tapahtuu sekä kuka työn suorittaa. Päämäärä on tärkeämpi kuin itse prosessi. Tehtävän mukainen työskentelytapa on toiminut monille yrityksille menestystekijänä, joka nopeuttaa sekä uusien ideoiden kehittämistä että käyttöönottoa monilla eri osa-alueilla. 

Onko visio tuttu kaikille osallisille?

Jotta uudesta toimistosta tulisi menestys, on hyvä omaksua visio ja selkeät tavoitteet. Lisäksi tarvitaan johtotiimin sitoutuminen asiaan! Sitoutuminen lähettää viestin, että työntekijöiden hyvinvointi ja käsillä oleva projekti ovat tärkeitä. Onnistuminen puolestaan riippuu siitä, seisooko johto sanojensa takana. Jos työntekijöiden odotetaan jakavan ja liikkuvan eri ympäristöjen välillä, myös johdon on työskenneltävä samalla tavoin. 

Osallistuminen on avain onnistumiseen. Ottamalla työntekijät mukaan jo varhaiseen suunnitteluprosessiin työ sujuu nopeammin, sujuvammin ja paremmilla lopputuloksilla! Selitä miksi, miten ja millaisen vaikutuksen haluat nähdä muutoksen myötä. Viesti selkeästi ja läpinäkyvästi: ota kantaa huolenaiheisiin ja epävarmuuteen nopeasti. Varmistamalla, että jokaisella on mahdollisuus saada mielipiteensä kuuluville ja kuvailla työtapansa ja tarpeensa, taataan, että työntekijät tulevat viihtymään uudessa toimistossaan ja työskentelemään tehokkaammin. Järjestä työpajoja, seminaareja ja kyselyjä selvittääksesi, mitä työntekijät ajattelevat ja tuntevat. Sen sijaan, että keskittyisit menneisiin asioihin, ajatuksena on suunnata katse tulevaisuuteen ja maalata yhteinen visio. 

Oletteko miettineet toiminnallisuutta?

Tila

Next Officen avulla tapahtuva työtilasuunnittelu keskittyy organisaation tarpeisiin ja analyysitietoihin, jolloin työpöytiä ja työskentelypuitteita on aina tarpeeksi. On tärkeää, että liikkuva henkilöstö ottaa omat tavarat mukaansa, kun he siirtyvät toiseen ympäristöön tai osallistuvat tapaamiseen. Lisäksi on hyvä investoida varausjärjestelmään, joka pystyy käsittelemään sekä kokoustiloja että yksittäisiä työpöytiä. Se lisää organisaation tehokkuutta ja vähentää väärinymmärrysten riskiä. 

Tekniikka

Ennen kuin voit päättää työtapojen muuttamisesta, sinun on otettava huomioon teknologia. Onko yritykselläsi tarvitsemansa tekniset ratkaisut, joiden ansiosta työntekijät pystyvät työskentelemään paperittomasti työympäristöstä riippumatta? Jos ei ole, oletko valmistautunut tekemään investointeja? Muista, että työntekijöiden tarpeiden on määriteltävä käytettävä teknologia – eikä päinvastoin!

Luottamuksellisuus

Yleinen kysymys, kun pohditaan työskentelyn aloittamista mobiilissa tai avotoimistoympäristössä, on se, kuinka salassa pidettäviä tietoja käsitellään. Avoimen työympäristön ei tarvitse tarkoittaa sitä, että tietoja käsitellään avoimesti. Harkitse sellaista työympäristöä, jossa työntekijät voivat mennä johonkin tilaan ja sulkea oven perässään, kun heidän on käsiteltävä luottamuksellisia tietoja tai käytävä yksityisiä keskusteluja. Mahdollisuus käyttää lukittavia säilytyskalusteita on myös tärkeää.

Onko yhteistyölle ja tehokkaille kokouksille tilaa?

Yhteistyö ja kokoukset ovat tärkeä osa toimistojen työpäivää. Investoi siksi useisiin erilaisiin kokousratkaisuihin – lyhyisiin kokouksiin tarkoitetuista joustavista ratkaisuista projekti- ja kokoustiloihin. On tärkeää suunnitella paikkoja, jotka tukevat organisaation erilaisia kokouksia ja jotka lisäävät sekä tehokkuutta että luovuutta. Toinen tapa tehostaa kokouksia on lisätä videokokousten käyttöä. Oikean tekniikan avulla onnistuvat helposti kokoukset kasvotusten ilman matkustamista autolla, junalla tai lentäen, mikä tehostaa samalla myös ajan ja rahan käyttöä. 

Oletteko miettineet ergonomiaa?

Monitilatoimistoa rakennettaessa syntyy luonnollisia mahdollisuuksia siirtyä erilaisten tehtävien mukaisten puitteiden välillä työpäivän aikana. Kaikkiin toimistoihin tarvitaan kuitenkin ergonomisia toimistokalusteita niille, jotka istuvat tekemässä keskittymistä vaativaa työtä pitkiä aikoja! Investoi sähköpöytiin ja ergonomisiin istuimiin toistuvasta rasituksesta johtuvien vammojen vähentämiseksi. Harkitse myös matalien, korkeiden ja pehmeiden istuinten vaihtelemista kokoustiloissa.

Kuinka paljon liikutte töissä?

Liikkuminen on elintärkeää terveydellemme, ja tutkimukset osoittavat, ettei kuntoilu vapaa-ajalla riitä. Meidän on liikuttava enemmän myös töissä. Liikkuminen on sisällytetty monitilatoimistoihin, sillä niissä liikutaan toistuvasti eri työpisteiden välillä. Liikkumista edesauttavat myös ergonomiset toimistokalusteet, kuten sähköpöydät ja ergonomiset istuimet. Mikset menisi tätäkin pidemmälle? Mahdollista liike ja tasapainon vahvistaminen työskentelyn ohessa varustamalla "toimiston kuntosali", tila jossa on kuntopalloja, tasapainolautoja, jumppakuminauhoja, kävelymattoja, puolapuita ja kuntopyöriä. 

Mitkä ovat yhteiset arvonne?

Turvallinen ja varma

Suurin haaste avointa työympäristöä suunnitellessa on saada kaikki tuntemaan osallisuutta ja turvallisuutta. Kyseeseen voivat tulla tilat sosiaalisia kontakteja varten, mutta myös yksittäiset työpisteet, joiden oven voi sulkea perässään. On tärkeää, että toimistossa on työpisteitä luottamuksellista työskentelyä varten, jotta kaikki voivat olla varmoja, ettei heidän yksityisiä tietojaan jaeta avoimesti. Yksityisiä kokouksia varten on hyvä olla myös kokoustiloja, joissa on hyvä äänieristys.

Terve järki ja hyvät tavat

On erittäin vapauttavaa pystyä valitsemaan missä ja miten toimistossa työskentelee. Eduista hyötyminen ja myönteisen yrityskulttuurin rakentaminen työpaikalla onnistuvat kunnioittamalla toinen toistaan ja ihmisten välisiä eroja. Toimisto voidaan jakaa alueiksi matalaa, keskitason ja korkeaa keskittymistarvetta varten. Tämän jälkeen voidaan yhdessä päättää millaisia keskusteluja ja tehtäviä kullakin alueella tehdään. Jos kaikki kunnioittavat ja noudattavat menettelytapoja, lopputuloksena on stressitön ja luova ympäristö, jossa kaikki viihtyvät. 

Yhdessä voimme suunnitella teille ihannetoimiston

Ota meihin yhteyttä

Kuinka suhtaudutte itsensä johtamiseen?

Organisaatiot, joiden työntekijät pystyvät johtamaan itseään vahvasti, ovat erityisen valmistautuneita tulevaisuuden toimistoihin. Vahva itsensä johtaminen ei tarkoita ainoastaan itsenäistä työskentelyä kohti omia päämääriä ja vastuun kantamista omista työtehtävistä, vaan myös energian keskittämistä asioihin, joihin voi itse vaikuttaa, sekä avun pyytämistä, kun tilanne sitä vaatii. Kehittämällä organisaation itsensä johtamista toimiston fyysisen muutostyön vaikutus on entistä suurempi. Työympäristöstä tulee myönteinen ja ratkaisukeskeinen, ja siinä työntekijät kannustavat ja kehittävät toinen toisiaan. 

Mikä motivoi teitä käymään töissä?

Aiemmin meidän oli pakko saapua työpaikalle, koska tietokoneet ja muut varusteet olivat siellä. Nykyisin voimme työskennellä missä tahansa, ja poikkeamme työpaikalle kenties pelkästä velvollisuudentunnosta. Next Officen tavoitteena on tehdä itse toimistosta virike. Luoda inspiroivia ympäristöjä, joissa haluamme olla. Ympäristöjä, joissa tapaamme myönteisiä, sitoutuneita kollegoita ja joissa on tilaa henkilökohtaiselle kehittymiselle. Yksinkertainen ja silti ilmiselvä tapa rakentaa onnistuneita organisaatioita ja yrityksiä.