Tietosuojaseloste

Me Kinnarps Oy:ssä vaalimme yksityisyytesi suojaa. Meille on tärkeää, että voit luottaa siihen, että käsittelemme tietojasi turvallisella ja laillisella tavalla. Siitä syystä olemme laatineet tämän tietosuoja-selosteen kertoaksemme kuinka käsittelemme tietojasi.

Kuka vastaa tietojenkäsittelystä?

Kinnarps Oy (y-tunnus 0789249-4) ("Kinnarps", "me" tai "meidän") on vastuussa siitä,että tietojasi säilytetään ja käytetään tietosuojalain mukaisesti, EU:n tietosuoja-asetuksen 2016/679 määrittämällä tavalla sekä täydentävän tietosuojalain (2018:218),ja niiden periaatteiden mukaisesti jotka käyvät ilmi tästä tietosuojalausunnosta. Jos sinulla on kysymyksiä, tai haluat tarkistaa tietojasi voit ottaa yhteyttä osoitteeseen:  

Kinnarps Oy
Rälssintie 2, 00720 Helsinki
Puh. 0207 561 200
email: gdpr@kinnarps.fi 

Mitä tietoja keräämme ja mistä?

Me keräämme tietojasi ainoastaan sen verran kuin on tarpeellista voidaksemme toimia tiettyjen, ennalta päätettyjen tarkoitusten mukaisesti. Nämä käyvät ilmi alla olevasta selvityksestä. Muun muassa keräämme tietojasi kun toivot tarjousta, lähetät meille tilauksen tuotteistamme tai palveluistamme, kun rekisteröidyt uutiskirjeen saajaksi tai haet meiltä työpaikkaa. Lisäksi keräämme tietoja kun täytät asiakaskyselymme tai yhteydenottolomakkeemme, tai annat meille palautetta sekä jos otat yhteyttä asiakaspalveluumme.

  • Keräämämme tiedot, riippuen asiayhteydestä, voivat käsittää:

  • - Nimen, aseman, tittelin, kielen ja yhteystiedot ml. sähköpostiosoitteen
      puhelinnumeron ja postitusosoitteen;
  • - hakulomakkeen, CV:n ja henkilökohtaisen hakukirjeen;
  • - ostohistorian;
  • - toimitus-, laskutustiedot ja maksutiedot;
  • - muut tiedot jotka annat meille esim. ollessasi yhteydessä asiakaspalveluumme; 
  • Tietojesi keräys voi tapahtua seuraavista lähteistä:

  • - Kinnarpsin kotisivuilta, esim. kun tilaat tuotteen, rekisteröidyt uutiskirjelistallemme, 
      rekisteröidyt ladataksesi lisätietoja tai ottaessasi yhteyttä meihin yhteydenottolomakkeen 
      kautta.
  • - kun otat yhteyttä sähköpostitse tai puhelimitse;
  • - sopimuksen, laskun tai muun kauppa-asiakirjan kautta, jos olet yhteyshenkilönä jokin
      sopimuskumppanimme kanssa;
  • - kolmannelta osapuolelta, erilaisilta sopimustoimittajilta;
  • - erilaisten aktiviteettien ml. messujen ja tapahtumien kautta

 

Miksi keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi?

Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi lain sallimin perustein seuraavassa kerrottuihin tarkoituksiin:

 

Tietojen   käsittelyn tarkoitus
Laillinen   peruste
  •   käsitellä tilauksia ja palautuksia
  •   pitää yhteyttä toimituksen osalta tai 
      toimitusongelmien sattuessa
  •   rekrytointiprosessin läpivieminen

Sopimuksen  täytäntöön pano

  •   lähettää yleistä tietoa sekä kohdennettua  tarjontaa
  •   lähettää kutsuja tapahtumiin
  •   lähettää tarjousasiakirjoja
  •   vastata kysymyksiin sähköpostitise tai muu  
      asiakaspalvelu
  •   lähettää asiakaskyselyitä

Oikeutettu  etu

  •   uutiskirjeen lähetys

Suostumus

 

Suostumuksesta tarkemmin

Joskus saatamme tarvita suostumustasi voidaksemme käsitellä tietojasi, esim.uutiskirjeen lähettämisen osalta. Näissä tapauksissa tulet saamaan tiedon jonka nojalla voit hyväksyä tai hylätä asiaan liittyvän tietojesi käsittelyn.

Voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi ottamalla meihin yhteyttä yllä annettuun osoitteeseen. Peruutus voi koskea kaikkea tai osittaista asiaa. Jos et enää halua uutiskirjeitämme, voit yhteydenoton asemesta peruuttaa suostumuksesi myös uutiskirjeessä olevasta linkistä.

Henkilötietojesi siirto

Jotta Kinnarps voisi suorittaa asiakkuuteesi liittyvät toimenpiteet, voidaan tietojasi luovuttaa kolmannelle osapuolelle, joka toimii Kinnarpsin henkilötietojen käsittelijänä. Nämä yhteistyökumppanit vastaavat mm. datatuesta, sähköpostista ja pilvipalveluista, analytiikkapalveluista sekä kuljetuspalveluista tilattujen tuotteiden osalta. Emme anna tietojasi tai myy niitä muille kolmansille tahoille missään tarkoituksessa.

Toimimme aina suurimmalla huolellisuudella tiedonsiirron yhteydessä eikä tietojasi ikinä siirretä ilman tämän tietosuojakäytännön edellyttämää lupaa ja käytössä olevia turvallisuustoimenpiteitä. Tietojasi voidaan luovuttaa, jotta Kinnarps voi täyttää tietyt lailliset velvollisuudet ja, mikäli tarve edellyttää, ne voidaan luovuttaa viranomaisille lain näin vaatiessa.

Tietyissä tapauksissa yllämainittu tiedonsiirto voi tapahtua maihin jotka ovat EU/ETA sopimuksen ulkopuolella. Tietosuojalainsäädäntö voi joissakin näistä maista, joissa tietojasi myös saatetaan käsitellä, olla turvakäytännöiltään heikompi kuin Suomessa.

Näissä tapauksissa tulemme ottamaan käyttöön kaikki sopivat toimenpiteet varmistaaksemme tietojesi asianmukaisen suojauksen sekä käsittelyn ainoastaan tietosuojaselosteen mukaisesti. Voit aina olla varma, että henkilötietojesi siirto EU/ETA ulkopuolisiin maihin on sallittu ainoastaan voimassa olevan tietosuojalain mukaisesti. 

Kinnarps varmistaa, että seuraavat edellytykset toteutuvat aina tiedonsiirron yhteydessä:

  • vastaanottajamaassa on riittävä suojataso;
  • Kinnarps on varmistanut suostumuksesi siirtoon;
  • siirrolle on lain mukainen tuki ja siinä sovelletaan tietosuojalainsäädäntöä;

Kinnarps on allekirjoittanut sopimuksen joka sisältää EU-komission malliklausuulit (2010/87/EU) vastaanottajan kanssa, ilman muutoksia tai lisäyksiä klausuulien sisältöön;  

vastaanottaja on vahvistanut sitoumuksensa noudattaa yrityksen sisäisiä sääntöjä, jotka ovat toimivaltaisen sääntelyviranomaisen hyväksymät, (ns. Binding Corporate Rules); tai  

vastaanottaja on läpikäynyt itsesertifioinnin ja liittynyt EU-U.S. Privacy Shield-·periaatteisiin rekisteröitymällä U.S. Department of Commerce Privacy Shield-listalle, siirron tapahtuessa USA:han.

Miten suojaamme tietojasi?

Me Kinnarpsilla työskentelemme jatkuvasti jotta tietojesi käsittely voitaisiin varmistaa organisaation ja teknisen turvallisuustason mukaan. Taso täyttää vähintään ne vaatimukset jotka on määritelty kulloinkin voimassa olevassa tietosuojalainsää-dännössä. 

Kuinka kauan tietojasi säilytetään?

Henkilötietojasi ei koskaan säilytetä kauempaa kuin on lain mukaan sallittua ja on tarpeellista, jotta yllä mainitut tarkoitukset voidaan täyttää. Tietojasi käsitellään alla mainittujen ajanjaksojen ajan. Sen jälkeen ne poistetaan. 

  • Yrityksen yhteyshenkilö: Tietosi tallennetaan niin kauan kuin olet Kinnarpsin kanssa asiakassuhteessa olevan yrityksen yhteyshenkilö.

  • Viestintä: Jos olet yhteydessä Kinnarpsiin esim. sähköpostitse, säilytetään tietojasi niin kauan kuin se on tarpeellista asian loppuun saattamiseksi.

  • Työnhaku: Kinnarps voi säilyttää työhakemuksesi, ml. CV ja hakukirje, ·rekrytointiprosessin ajan sekä sen jälkeen kaksi vuotta voidakseen puolustautua mahdollisia oikeudellisia vaatimuksia vastaan.

  • Lailliset velvoitteet: Kinnarps säästää asiakirjat, jotka sisältävät kirjanpitotietoja nykyisten  kirjanpitosääntöjen mukaisesti.

  • Suostumus: Niissä tapauksissa kun käsittelemme tietojasi suostumukseesi perustuen, säilytämme niitä vain ja ainoastaan niin kauan kuin meillä on suostumuksesi.

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on oikeus saada pääsy niihin sinua koskeviin tietoihin joita käsittelemme. Voit saada tiedot niistä henkilötiedoistasi jotka meillä sinusta on, näiden tietojen ·tarkoituksen ja käsittelyn ja tiedon siitä mistä olemme ne saaneet.

Jos sinua koskevat tiedot ovat väärät tai epätäydelliset voit pyytää niihin korjausta. Tietyissä tapauksissa sinulla on oikeus tietojesi poistamiseen, esim. jos tietojesi ·säilyttäminen ei enää ole tarpeellista siinä tarkoituksessa mihin ne on kerätty.

Sinulla on oikeus tietyissä tapauksissa vaatia Kinnarpsia rajoittamaan tietojesi käsittelyä, esim. jos olet vastustanut että tietojasi käsitellään oikeutetun edun perusteella.  Myös sinä aikana kun arvioidaan, onko käsittelyperusteena oleva oikeutettu etu painavampi kuin sinun etusi ja oikeutesi, tietojesi käsittelyä voidaan rajoittaa.

Sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa tai muuttaa suostumustasi jonka olet meille antanut.

Voit tietyissä olosuhteissa saada tietoja, ja saada tietyt henkilötiedot, siirrettyä sähköisessä  muodossa, tietyissä tapauksissa myös toiseen henkilötietojärjestelmään (tietojen iirrettävyys). Jos haluat käyttää em. oikeuksiasi voit ottaa meihin yhteyttä tässä tietosuoja-selosteessa mainittujen yhteystietojen kautta. Suojataksemme yksityisyyttäsi ja henkilötietojasi tahdomme, että tunnistaudut virallisesti yhteyttä ottaessasi. Jos tarkoituksesi on käyttää yllä mainittuja oikeuksiasi, ja otat meihin yhteyttä kirjeitse, tahdomme että lähetät meille kopion henkilötiedoistasi ja varmistat, että kirje on allekirjoitettu. Jos sen sijaan haluat ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse, pyydämme että skannaat ja lähetät meille henkilötietosi ja allekirjoituksesi. Sinulla on jatkossa aina oikeus valittaa tietosuojavaltuutetulle jos Kinnarps ei mielestäsi käsittele tietojasi sopivalla tavalla.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Huomaa, että tietosuojaselosteen ehdot voivat muuttua. Päivitetty versio julkaistaan siinä tapauksessa Kinnarpsin kotisivuilla. Ole hyvä ja lue ehdot läpi silloin tällöin ja varmista että olet tyytyväinen muutoksiin. Muutoksista joilla on aineellista vaikutusta tulemme ilmoittamaan sähköpostitse, jos olet ilmoittanut sähköpostiosoitteesi meille, jotta olet tietoinen tehdyistä muutoksista.

Jos muutokset koskevat henkilötietojesi käsittelyä, mikä perustuu antamaasi suostumukseen, tulemme antamaan sinulle mahdollisuuden myöntää suostumuksesi uudelleen.