Tietosuojaseloste

Kuka on vastuussa henkilötietojesi käsittelystä?

Kinnarps Oy, y-tunnus 0789249–4 ("Kinnarps", "me" tai "meidän") on vastuussa siitä, että tietojasi säilytetään ja käytetään tietosuojalain mukaisesti, EU:n tietosuoja-asetuksen 2016/679 määrittämällä tavalla sekä Suomen täydentävän tietosuojalain (1050/2018), Ruotsin vastaavan (2018:218) ja niiden periaatteiden mukaisesti, jotka käyvät ilmi tästä tietosuojaselosteesta. 

Kinnarps Oy
Rälssintie 2, 00720 Helsinki
Puh. 0207 561 200
Email: gdpr@kinnarps.fi 

Mitä tietoja keräämme ja mistä?

Keräämme henkilötietojasi vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen tiettyjen, alla lueteltujen tarkoitusten toteuttamiseksi. Keräämme henkilötietojasi muun muassa silloin, kun lähetät meille tarjouspyynnön, teet tilauksen tuotteistamme tai palveluistamme, kun rekisteröidyt uutiskirjeemme tilaajaksi tai haet meiltä työpaikkaa. Lisäksi keräämme henkilötietojasi, kun täytät vapaaehtoisesti asiakaskyselyitämme tai yhteydenottolomakkeitamme, annat meille palautetta tai otat yhteyttä asiakaspalveluumme.

Keräämämme henkilötiedot voivat sisältää seuraavia tietoja:

• nimi, tehtävä, kieli ja yhteystiedot, mukaan lukien sähköpostiosoite, matkapuhelinnumero ja postitusosoite;
• työhakemusasiakirjat, kuten ansioluettelosi ja työhakemuksesi;
• ostohistoria;
• toimitustiedot, laskutus- ja maksutiedot; sekä
• muut tiedot, joita saatat antaa meille muun muassa asiakaspalveluumme kohdistuvan yhteydenpidon yhteydessä.

Voimme kerätä henkilötietojasi seuraavista lähteistä:

• Verkkosivustoltamme, esimerkiksi kun teet tilauksen, tilaat uutiskirjeemme, rekisteröidyt ja lataat sivuiltamme tietoja tai kun otat meihin yhteyttä yhteydenottolomakkeidemme kautta;
• kun otat meihin yhteyttä sähköpostitse tai puhelimitse;
• sopimusten, laskujen tai muiden asiakirjojen tai liiketoimintayhteyksien kautta, jos olet jonkin sopimuskumppanimme edustaja tai yhteyshenkilö;
• kolmansilta osapuolilta kuten sopimustoimittajilta tai erilaisten osoitetietopalvelujen tarjoajien kautta; ja
• tiettyjen tapahtumien, kuten messujen ja tilaisuuksien, kautta.

Miksi keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi?

Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi lain sallimin perustein ja alla oleviin tarkoituksiin:

Suostumuksesta tarkemmin

Toisinaan saatamme tarvita suostumustasi voidaksemme käsitellä henkilötietojasi, esimerkiksi uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä. Näissä tapauksissa tulet saamaan postia, missä jokaisessa lähetyksessä sinulle annetaan selkeä mahdollisuus hyväksyä tai hylätä asiaan liittyvien henkilötietojesi käsittely.

Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ottamalla meihin yhteyttä yllä olevien yhteystietojen avulla. Suostumuksen peruuttaminen voi koskea koko suostumustasi tai vain osaa siitä. Jos et halua vastaanottaa uutiskirjeitämme, voit peruuttaa suostumuksesi yllä olevien yhteystietojen lisäksi uutiskirjeessä olevasta linkkistä.

Henkilötietojesi siirto

 Henkilötietojasi saatetaan siirtää kolmansille osapuolille, jotka toimivat Kinnarpsin tietojen käsittelijöinä, jotta voimme täyttää velvollisuutemme sinua kohtaan asiakkaana tai asiakkaan edustajana. Nämä yritykset tarjoavat muun muassa tietoteknistä tukea, sähköposti- ja pilvitallennuspalveluita, analytiikkapalveluita sekä tilattujen tuotteiden toimituspalveluita. Emme luovuta emmekä myy henkilötietoja kolmansille osapuolille mihinkään muihin tarkoituksiin.

Toimimme aina erittäin varovaisesti henkilötietojesi siirrossa, ja henkilötietojasi siirretään ainoastaan tämän tietosuojakäytännön mukaisesti ja asianmukaisten turvatoimenpiteiden toteuttamisen jälkeen. Henkilötietojasi saatetaan luovuttaa, jotta Kinnarps voi noudattaa tiettyjä lakisääteisiä velvoitteita, ja niitä saatetaan siirtää asiaankuuluville viranomaisille, kun laki sen sallii tai vaatii.

Tietyissä olosuhteissa henkilötietoja saatetaan siirtää EU:n/ETA:n ulkopuolisiin maihin. Tietosuojalainsäädäntö joissakin näissä maissa ja henkilötietojesi mahdollinen käsittely ei tarjoa yhtä laajaa yksityisyydensuojaa kuin Ruotsin tai Suomen lainsäädäntö. Näissä tapauksissa ryhdymme kaikkiin asianmukaisiin toimenpiteisiin varmistaaksemme, että henkilötietosi ovat riittävän suojattuja ja että niitä käsitellään ainoastaan tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Voit aina luottaa siihen, että kaikki henkilötietojesi siirrot EU:n/ETA:n ulkopuolelle tapahtuvat sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti, sillä Kinnarps varmistaa, että jokaisen siirron osalta täyttyy vähintään yksi seuraavista ehdoista:

• vastaanottava maa takaa riittävän suojan tason;
• Kinnarps on pyytänyt suostumuksesi ennen siirtoa;
• sovellettavat tietosuojalait tarjoavat siirrolle oikeudellisen perustan;
• Kinnarpsin ja vastaanottajan välillä on tehty sopimus, joka sisältää Euroopan komission julkaisemat tietyt vakiomuotoiset sopimuslausekkeet (2010/87/EU), ilman ristiriitaisia muutoksia tai lisäyksiä;
• vastaanottaja on ottanut käyttöön käsittelyä varten sitovat yrityssäännöt, jotka asianomainen valvontaviranomainen on hyväksynyt, ja henkilötietojen vastaanottaja kolmannessa maassa on sitoutunut noudattamaan näitä sääntöjä;
   
  tai
• Yhdysvaltoihin suuntautuvien siirtojen osalta vastaanottaja on itse sertifioinut noudattavansa EU:n ja Yhdysvaltojen Privacy Shield -periaatteita EU:n ja Yhdysvaltojen Privacy Shield -kehyksen mukaisesti ja rekisteröitynyt Yhdysvaltojen kauppaministeriön hallinnoimalle Privacy Shield -luetteloon.

Miten suojaamme henkilötietojasi?

Kinnarps pyrkii jatkuvasti varmistamaan henkilötietojen käsittelyn osalta organisatorisemme ja teknisen tietoturvatasomme täyttävän vähintään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Henkilötietojasi ei koskaan säilytetä pidempään kuin on tarpeen edellä mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi tai kuin sovellettavassa lainsäädännössä sallitaan.

Käsittelemme ja säilytämme henkilötietojasi mainitun ajan, minkä jälkeen ne poistetaan.

• Yrityksen edustajat: Henkilötietojasi säilytetään niin kauan kuin olet merkitty yhteyshenkilöksi yrityksessä, jonka kanssa Kinnarpsilla on asiakas- tai muu vastaava suhde.
• Viestintä: Jos olet yhteydessä Kinnarpsiin esim. sähköpostitse, säilytetään tietojasi niin kauan kuin se on tarpeen asian käsittelyn loppuun saattamiseksi.
• Työnhaku: Kinnarps voi säilyttää työhakemuksesi, ml. CV ja työnhakukirje, rekrytointiprosessin ajan sekä sen jälkeen kaksi vuotta mahdollisten oikeudellisten vaatimusten varalta.  
• Lailliset velvoitteet: Kinnarps säilyttää kirjanpitoaineistoa sisältävät asiakirjat, kulloinkin voimassa olevien kirjanpitosäännösten mukaisesti.
• Suostumus: Käsitellessämme tietojasi suostumuksesi perusteella, säilytämme niitä vain ja ainoastaan niin kauan, kun meillä on suostumuksesi.

Mitä oikeuksia sinulla on?

• Sinulla on oikeus tarkastaa käsittelemiämme henkilötietojasi. Näin ollen voit pyytää tietoja siitä, mitä henkilötietoja sinusta olemme tallentaneet, näiden henkilötietojen käsittelyn tarkoituksista sekä siitä, mistä henkilötiedot on kerätty.
• Jos henkilötietosi ovat virheellisiä tai puutteellisia, voit pyytää kyseisten henkilötietojen oikaisua tai korjausta.
• Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus tietojesi poistamiseen, esim. jos tietojesi
  ·säilyttäminen ei enää ole tarpeellista siinä tarkoituksessa mihin ne on kerätty.
• Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus pyytää Kinnarpsia rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä, esim. jos olet vastustanut oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa tietojesi käsittelyä. Henkilötietojesi käsittelyä voidaan myös rajoittaa siksi ajaksi, jonka kuluessa tarkistetaan, onko käsittelyperusteena oleva oikeutettu etu painavampi kuin sinun etusi ja oikeutesi.
• Sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa tai muuttaa meille antamaasi suostumustasi.
• Voit tietyissä tilanteissa saada siirrettyä henkilötietojasi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa toiselle rekisterinpitäjälle (tietojen siirrettävyys).

Päättäessäsi käyttää yllä mainittuja oikeuksiasi, voit ottaa meihin yhteyttä tässä tietosuojaselosteessa mainittujen yhteystietojen kautta. Suojataksemme yksityisyyttäsi ja henkilötietojasi pyydämme sinua todistamaan henkilöllisyytesi ottaessasi yhteyttä.

Jos otat meihin yhteyttä kirjeitse tai sähköpostilla, lähetämme sinulle rekisteritietojen tarkastuslomakkeen, joka sinun tulee palauttaa meille allekirjoitettuna ja henkilöllisyystodistuksestasi kopio mukaan liitettynä.  

Sinulla on aina oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos mielestäsi sinua koskevien henkilötietojen osalta rikkomme voimassa olevaa tietosuojasääntelyä.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Kinnarps voi muuttaa tai täydentää tietosuojaselosteensa ehtoja. Päivitetty versio julkaistaan siinä tapauksessa Kinnarpsin kotisivuilla. Jos olet antanut meille sähköpostiosoitteesi, tulemme tarvittaessa tiedottamaan sähköpostilla tärkeimmistä muutoksista.

Jos muutokset koskevat suostumukseesi perustuvaa henkilötietojesi käsittelyä, voit aina uusia, muuttaa tai peruttaa sen.