Referenssi: Deutsche Bahn

Deutsche Bahn muuttaa uuteen työympäristöön

Kinnarps on lanseerannut Deutsche Bahnille toimistokonseptin Baseler Arkaden -hallintorakennuksessa Frankfurtin sydämessä. Luova työympäristö syntyi ensisijaisesti työntekijöitä kuunnellen.

Deutsche Bahnissa on keskusteltu jo jonkin aikaa uusista joustavista työympäristöistä. Viisi vuotta sitten käynnistettiin kattava DB 2020 -konsepti, joka sisälsi erilaisia aloitteita, joiden avulla Bahn AG:stä tulisi houkutteleva työnantaja. Työskentely kotitoimistolta ja joustavat työajat ovat nyt jo vakiintuneita käytäntöjä, erityisesti kevään 2020 jälkeen. Tyytyväisyyden parantamiseksi Bahn AG keskittyy myös työntekijöidensä hyvinvointiin ja työn ja muun elämän välisen tasapainon löytämiseen. Prosessin aikana kävi nopeasti selväksi, että perinteiset toimistotilat eivät palvele tätä tarkoitusta. Mutta kuka tietää ja kuka päättää, milloin ihmiset tuntevat olonsa mukavaksi? Deutsche Bahn päätti kysyä työntekijöiltä itseltään ja käynnisti Frankfurt am Mainissa sijaitsevalla uudella hankintatiimin toimistolla kattavan analysointiprosessin: Kinnarps Next Office®. Tuloksena on luova, monipuolinen ja värikäs toimistoympäristö.

Tavoite

Eri osastojen 144 työntekijää olivat aiemmin levittäytyneet neljään eri toimipisteeseen Frankfurtissa. Avokonttorien vanhentuneet rakenteet, suuret määrät paperisia asiakirjoja ja kiistaton kokoustilojen puute tiimikokouksia ja projektityötä varten eivät auttaneet saavuttamaan haluttua työtyytyväisyyttä, eivätkä työtilat myöskään sopineet uudenlaisiin tiimityön ja yhdessä tekemisen muotoihin.

“Ensinnäkin piti löytää keskeiseltä paikalta uudet toimitilat, joihin koko divisioonan kaikki osastot mahtuisivat”, aloittaa Detlef Frank, Deutsche Bahnin Head of Facility Management and Environmental Services Procurement. Tilan tuli mahdollistaa uudet työskentelytavat samoin kuin kasvavan digitalisaation hyödyntäminen ja modernin teknologian käyttö. Myös joustavat työajat piti ottaa huomioon ja maksaa vuokraa vain sellaisesta tilasta, joka on tehokkaassa käytössä.

Kinnarpsin yhteistyö DB AG:n sopimuskumppanina oli jo tuolloin kestänyt pitkään. DB 2020 -huonekalukonsepti oli kehitetty yhteistyössä, ja nyt oli aika käynnistää ensimmäistä kertaa Kinnarps Next Office® -työympäristöanalyysi.

Konseptissa painotettiin toimintaan perustuvaa työympäristöä.

"Yritimme 2 039 neliömetrin kokoisessa tilassa tarjota juuri oikeat työpisteet moniin erilaisiin erityistarpeisiin", Detlef Frank jatkaa.

Konsultointiprosessi

Baseler Arkadenin toimistorakennus on valmistunut vuonna 2000, ja se sijaitsee vain muutaman minuutin kävelymatkan päässä päärautatieasemalta. Osaston työtilat sijaitsevat nyt kahdessa kerroksessa. Ylempi kerros on vain osaston 144 työntekijän käytettävissä, kun taas vieraita otetaan vastaan alemmassa kerroksessa, jota kutsutaan konferenssikerrokseksi.

Työntekijöiden osallistaminen tarkoitti, että he saivat suunnitella oman työympäristönsä. Erityisen haasteen asettivat projektin käytännön toteutus ja muutoskonseptin kehittäminen, minkä esimiehistä, työntekijöistä, työryhmistä ja muutosasiantuntijoista koostuva projektitiimi sai tuntea. “Monet yritykset haluaisivat toteuttaa tämän konsultointiprosessin, mutta usein he eivät uskalla viedä sitä loppuun", Peter Labohm sanoo.

Monissa työntekijöiden työpajoissa keskityttiin sisustukseen: väreihin, materiaaleihin, seiniin, samoin kuin työpisteisiin tuleviin laitteisiin.

DB Immobilienin arkkitehti Jennifer Winklerille ja Kinnarpsin sisustussuunnittelijoille esiteltiin erilaisia ideoita ja toiveita. Niiden yhdistäminen, jäsentäminen ja muuttaminen sekä toteuttamiskelpoiseksi että ammattimaiseksi konseptiksi oli yhteisen ponnistuksen tulosta: "teimme erittäin hyvää yhteistyötä tiiminä, koska puhuimme samaa kieltä ja löysimme yhteisen näkemyksen hyvin nopeasti", Jennifer Winkler kertoo. Maritta Kavanozis lisää:

Kun mentiin vielä pidemmälle, oli erityisen hyödyllistä visualisoida mahdollinen uusi toimistotila virtuaalitodellisuuden avulla. “Uuden toimiston virtuaalinen esittely perustuen alkuperäisiin suunnitelmiin järjestettiin Kinnarpsin näyttelytilassa Frankfurtissa ja messuosastolla työntekijäkonferenssin aikana. VR-lasien avulla pääsimme huoneisiin ja saatoimme verrata niitä visioomme ja tehdä muutoksia", kertoo Peter Labohm antaessaan yhden esimerkin osallistumisesta.

Tulos: uudet työympäristöt

Kaikkien prosessien ja tutkimusten tuloksena seitsemällä organisaatioyksiköllä on nyt omat alueensa. Avoimia toimistoalueita, joissa on enintään kahdeksan työpistettä, käytetään joustavasti tunnistettujen työskentelytapojen mukaisesti. Henkilökohtaisessa käytössä olevien laitteiden, kuten kuulokemikrofonien, langattomien näppäimistöjen ja hiirien, kannettavien tietokoneiden ja matkapuhelinten, samoin kuin kaappien ja henkilökohtaisten varustelaukkujen tekniset ominaisuudet ovat huippuluokkaa. P-sarjan vakiotyöasemat ovat korkeussäädettäviä ja niissä on kaksi näyttöä. Lisäksi käytössä on yksityisiä työasemia, eivätkä digitaaliset työskentelytavat ole enää futuristisia unelmia, kun siirrymme paperittomaan suuntaan.

Kun taas puhutaan keskustelu- ja kokoustiloista, mitään pyyntöä ei ole jätetty täyttämättä: käytettävissä on erikokoisia tiloja ja kattava laitteisto, mukaan lukien IT-yhteyksillä ja videotekniikalla varustetut luovat tilat, jotka odottavat uuden varausjärjestelmän kautta tehtäviä varauksia. Tarjolla on myös runsaasti hiljaisia ja yksityisiä alueita. Detlef Frankilla on numerotiedot käsissään: “Seitsemällä erillisalueella on nyt 88 vakiomallista monitilatyöpistettä, 14 yksityistä työpistettä, 9 touchdown-työpistettä, 22 erikokoista kokoustilaa ja luovaa tilaa, 8 keskusteluun varattua tilaa ja 4 istuimin varustettua keittonurkkausta. Toimiston kapasiteetti riittää 72,3 %:n käyttöasteeseen.”

Kahteen kerrokseen sijoittuviin tiloihin tutustuessa huomio ei kiinnity ainoastaan laajaan kirjoon erilaisia työympäristöjä, vaan ennen kaikkea luonnosta innoituksensa saaneisiin varta vasten räätälöityihin sisustuksiin. Suuret, kodikkaat valokuvaseinät kuljettavat katsojan erilaisiin maisemiin. aina Nordfrieslandin dyyneiltä keskelle syksyistä heinäpeltoa, tai kuten Head of Procurement Ralf Lüthin toimistossa, kellumaan sinisen taivaan pilvenhattaralle. Kukin osasto on päättänyt itse tilojensa sisustuksesta. Jennifer Winkler ja Maritta Kavanozis ovat kanavoineet nämä toiveet ja rakentaneet niistä yhtenäisen kokonaiskonseptin. Jotkut konferenssin osallistujat nauttivat henkeäsalpaavasta vuoristomaisemasta, kun taas toiset pitävät mieluummin tiimikokouksia italialaisen appelsiinitarhan tunnelmissa.

Kinnarpsin verhoillut kalusteet ja Materian ja Skandiformin laaja värimaailma täydentävät näitä maisemakuvia. Fields-konsepti on käytössä vaaleankeltaisena tai malvan ja sinisen sävyissä. Skandiformin Fendo-tuoli puujalkoineen on verhoiltu rantaväreillä, ja Materian Pax-tuolien väreiksi on valittu kirkkaanpunainen, kirkkaansininen ja oranssi. Keittiöiden puiset tuolit, kuten Neo Lite, on myös maalattu kokonaisuuteen sopivilla väreillä. Täällä mikään ei ole tylsää: harmoninen värikonsepti luo aidon hyvän olon tunteen.

Palaute

Monet kollegat ovat jo kertoneet, etteivät he osanneet odottaa näin hienoa lopputulosta, kaikista valmisteluista huolimatta. Detlef Frank toteaa iloisesti, että useimmiten käytetyt sanat ovat "hieno" ja "erinomainen". ”Haluaisin ehdottomasti jatkaa tällaisen prosessin suunnittelua tulevaisuudessa, koska mielestäni olemme todella luoneet täällä jotain upeaa.”