Referenssi: Kontract

Kiitettävä arvosana uudelle työ- ja kokoustavalle

Visio kehittymisestä alan houkuttelevimmaksi työ- ja kokouspaikaksi velvoittaa. Kun IT-konsulttiyhtiö Kontract muutti vanhasta toimistosta uuteen, se käytti apuna Kinnarpsin Next Office® -työympäristöanalyysiä kartoittaakseen tarpeet ja mahdollisuudet perusteellisesti.

Vanhat tilat alkoivat käydä ahtaiksi kasvavalle IT-yritykselle, mutta ennen kaikkea niistä puuttui tärkeitä toimintoja. "Meillä oli erittäin perinteinen kalustus, joka ei sopinut toimintatapoihimme, sillä konsultit käyvät usein asiakkaiden luona. Toimiston käyttöaste vaihtelee huomattavasti, eikä vanha toimisto vastannut joustavien ratkaisujen tarpeitamme", sanoo Lotta Grundin, joka toimi projektipäällikkönä Kontractin muutossa.

Sen lisäksi, että puute heikensi tehokkuutta ja työniloa, se herätti myös kysymyksiä siitä, miten organisaatiossa yhteisöllisyys, yhteistyö ja tiedonjako toimivat. "Toimistomme on oltava sekä tehokas työympäristö että houkutteleva kohtaamispaikka, joka antaa työntekijöillemme selkeästi lisäarvoa. Siellä on oltava tilaa erilaisille työtehtäville, mutta sen on myös autettava luomaan yhteenkuuluvuutta ja annettava energiaa", hän sanoo. Johto oli jo alkanut keskustella joistakin näistä ongelmista, mutta se ymmärsi myös, että onnistunut muutos vaatisi kokonaisvaltaista näkemystä sekä nykytilanteesta että tulevaisuuden suunnasta. "Siinä vaiheessa kuulimme Kinnarpsin Next Office® -työympäristöanalyysistä ja ymmärsimme, että se oli juuri sitä, mitä tarvitsimme", Lotta Grundin sanoo.

Luentojen, työpajojen ja verkkokyselyiden avulla Kinnarps selvitti työntekijöiden tarpeet ja tunnisti organisaation työskentelytavat. Toimiston nykytilanneanalyysi tehtiin tuottavuutta ja luovuutta, yhteistyötä, terveyttä ja hyvinvointia sekä akustiikkaa, valoa ja ilmanvaihtoa koskevien tekijöiden perusteella. Sen jälkeen tarjottiin tukea muutosprosessiin ja toimistotilojen suunnitteluun.

Projektin tuloksena syntyi toimintaan mukautettu ympäristö, jossa työntekijät voivat valita työpisteensä tehtävän, toiminnan tai mielialan perusteella, esimerkiksi matalan, puolittaisen tai korkean keskittymisen alueilta. Toimistosta löytyy myös leikkisiä ja hauskoja elementtejä, kuten lounashuone, jossa on mukava kahvilatunnelma, sisäänkäynnin oleskelutila, joka toivottaa työntekijät ja asiakkaat tervetulleiksi, sekä pingispöytä, jonka parissa voi rentoutua hetken töiden lomassa.

"Yksi uuden toimiston suurimmista eduista ovat drop-in-huoneemme. Niitä käytetään ahkerasti, koska etäkokouksia on yhä enemmän. Ja tietysti lounashuone, joka on toimiston sydän ja eloisa paikka. Siellä tapaamme muun muassa aamiaisella ja lounaalla", Lotta Grundin sanoo.

Kinnarps on auttanut laatimaan prosessin aikana vision, jossa todetaan, että Kontractin tulee olla:
IT-alan ja Örebron houkuttelevin työ- ja kohtaamispaikka, jossa ihmiset voivat hyvin, inspiroituvat ja kasvavat onnistuakseen ja saavuttaakseen parhaan mahdollisen menestyksen.

Juuri tähän myös sisustusarkkitehti Marie Oscarsson Mom Designstudiolta tarttui, kun hän käytti Kinnarpsin ja Kontractin analyysiä konkreettisen sisustuksen luomiseen. "Todellisten toimintojen ja tuotteiden lisäksi halusimme korostaa identiteettiä ja brändiä. Tavoitteena on, että ympäristö ei ole vain syy tulla toimistoon vaan kuvastaa myös Kontractin tärkeimpiä arvoja, visiota ja tavoitteita", hän sanoo ja jatkaa: "Olemme esimerkiksi panostaneet paljon siihen, että värivalinnat luovat kokonaisuuden. Yhtenäinen sävy helpottaa myös sisustuksen muuttamista esimerkiksi yrityksen kasvaessa ja on siten kestävän kehityksen mukainen ratkaisu pitkällä aikavälillä."

Matkaan perinteisestä toimistosta joustavaan tehtävien mukaiseen toimistoon on varmasti sisältynyt omat haasteensa? Lotta Grundin vastaa kysymykseen salamannopeasti. "Ei, kaikki on sujunut uskomattoman sujuvasti ja helposti. Tämä johtuu osittain siitä, että työntekijämme ovat tottuneet työskentelemään näin, vaikka vanha toimisto ei tukenutkaan heitä kyseisessä työskentelytavassa, ja osittain siitä, että Kinnarps auttoi meitä alusta alkaen. Olemme myös hyötyneet niin sanotusta pelikirjasta, johon olemme keränneet työympäristöanalyysin pohjalta sääntöjä, käytännön tietoa ja selityksiä sille, miten uusi työpaikkamme toimii parhaalla mahdollisella tavalla."

Lotta Grundinin näkemyksen vahvistaa arviointi, jonka Kinnarps teki noin puoli vuotta sen jälkeen, kun Kontract oli muuttanut uuteen toimistoon. Kinnarpsin vastaava työympäristöasiantuntija Henrik Axell kertoo, että jokaisella osa-alueella – kuten yhteistyön, tehokkuuden, luovuuden ja hyvinvoinnin osalta – työntekijät ovat antaneet erittäin korkeita arvosanoja toimistolle ja uudelle työtavalle. Kymmenportaisella arviointiasteikolla tämä tarkoittaa nousua reilusta viidestä lähes yhdeksään.

"Tämä osoittaa, miten suuri merkitys työympäristöanalyysilla on, kun suunnitellaan työympäristön muutosta. Perustamalla toimintamme perusteelliseen kartoitukseen ja tietoon voimme luoda räätälöityjä ratkaisuja, jotka tekevät sisustuksesta pitkäaikaisen ja kestävän investoinnin", Henrik Axell sanoo.