Referenssi: Elgiganten
Muutosmatka hyvillä arvosanoilla
Työntekijöiden määrä kasvoi, mikä pakotti tilapäisiin toimistoratkaisuihin, jotka haittasivat sekä tehokkuutta että työtyytyväisyyttä. Tilanteen ratkaisemiseksi Elgiganten Logistics otti avuksi Kinnarpsin Next Office® -työympäristöanalyysin. "Tarpeiden ja mahdollisuuksien perusteellinen läpikäynti oli avain koko muutosmatkallemme", sanoo tekninen johtaja Andreas Alm.
Jönköpingissä sijaitsevan Elgigantenin keskusvaraston työntekijät olivat aiemmin hajallaan useissa tiloissa. Joissakin paikoissa oli ahdasta, toisissa taas väljää, tärkeitä toimintoja puuttui eivätkä muodolliset tai vapaamuotoiset kokouspaikat toimineet toivotulla tavalla. "Tilanne ei ollut hyvä, työympäristö ei tuntunut miellyttävältä ja oli pikemminkin esteenä kuin tukena työntekijöillemme. Samalla meistä tuntui, että tiloissa oli potentiaalia, mutta tarvitsimme apua sen hyödyntämisessä", Andreas Alm sanoo.
Tukea työympäristösuunnitteluun
Työympäristön analyysi auttaa kartoittamaan ja analysoimaan työn kuvioita ja tarpeita ennen kuin uusi toimisto suunnitellaan. Erityisten työkalujen ja työpajojen avulla henkilöstö voidaan osallistaa muutosmatkan aikana. Näin luodaan sitoutumista ja osallisuutta. Kartoituksen tulosten pohjalta annetaan ehdotukset toimiston layoutin, tilojen jaksottelun ja työtapojen suhteen. Lue lisää Next Office® -työympäristön analyysistä.
Ympäristö oli suunniteltu perinteisesti niin, että pieniä yksittäisiä työhuoneita oli yhdistelty avoimiin ratkaisuihin, johtoryhmä sijaitsi kaukana muusta henkilökunnasta eivätkä neuvotteluhuoneet soveltuneet nykyaikaisiin työskentely- ja kokoustapoihin. "Tehokkuus, luovuus ja työtyytyväisyys häiriintyivät, mutta huomasimme, että myös yhteisöllisyys, yhteistyö ja osaamisen jakaminen osastojen välillä laski. Henkilöstöhallinnon näkökulmasta on tärkeää, että olemme houkutteleva työnantaja henkilöstön rekrytoinnissa ja pitämisessä. Työympäristö on ratkaiseva tekijä työntekijöidemme viihtymisen ja hyvinvoinnin kannalta", sanoo Elgigantenin keskusvaraston henkilöstöjohtaja Marie-Louise Gotmark.
Vaikka näkemys jo oli olemassa, tarvitsi yritys opastusta päästäkseen eteenpäin. Erityisesti ymmärrettiin, että työ on tehtävä perusteellisesti. Andreas Alm kuuli Next Officesta®, Kinnarpsin työympäristö-analyysista, jolla kehitetään tehtäviin perustuvia työympäristöjä. Menetelmään kuuluu asiakasyrityksen liiketoiminnan ja työtapojen kartoittaminen ja analysointi sekä johdon ja työntekijöiden ottaminen mukaan muutosprosessiin, jossa luodaan kerättyyn tietopohjaan tukeutuen pitkään kestäviä työympäristöjä.
Uudessa toimistossa on useita työpisteitä tilassa, jossa voi tehdä yksilötyötä keskittyneesti. P-sarjan pöytä, Vibe-seinäke ja Capella-työtuoli.
Digitaalisen varausjärjestelmän avulla työntekijöiden on helppo löytää ja varata tilojen vapaat paikat.
"Työympäristöanalyysiin panostettu työ loi edellytykset koko projektille. Ymmärsimme, että meidän oli tehtävä muutosmatka ja onnistuaksemme saatava kaikkien työntekijöidemme ymmärrys ja sitoutuminen."
Työympäristöanalyysistä seurantaan
Analyysi käynnistettiin jo keväällä 2020, kun Kinnarpsin työympäristöstrategit ohjasivat johtoa projektin visioiden, tavoitteiden ja puitteiden laatimisessa. Työ jatkui tarpeiden ja tapojen kartoittamisella. Kinnarps otti henkilöstön mukaan useiden luentojen, työpajojen ja verkkokyselyn avulla. Näin tunnistettiin organisaation työskentelytavat, selvitettiin ideoita, haasteita ja mahdollisuuksia ja saatiin koko ryhmä puhaltamaan yhteen hiileen.
Kinnarps toteutti myös toimiston nykytilanneanalyysin tuottavuutta ja luovuutta, yhteistyötä, terveyttä ja hyvinvointia sekä akustiikkaa, valoa ja ilmanvaihtoa koskevien tekijöiden perusteella. Tulokset koottiin yhteen ja esiteltiin Elgigantenin loppuraportissa kesällä 2020. "Saimme melko alhaiset luvut, jotka vahvistivat näkemystämme siitä, että panostus oli oikea ja välttämätön. Analyysi antoi myös tärkeää tietoa siitä, mitä työntekijöiltä puuttui ja mitä toimintoja meidän oli vahvistettava", Marie-Louise Gotmark sanoo.
Syksyllä 2020 alkoi seuraava vaihe, jossa Kinnarpsin sisustussuunnittelijat saivat tehtäväkseen laatia suunnittelukonseptin ja sisustusratkaisun analyysin loppuraportin tulosten sekä johdon vision, tavoitteiden ja puitteiden pohjalta. Tilat uudistettiin 2021 ennen kuin Kinnarpsin oli aika toteuttaa ratkaisu keväällä 2022, ja lopuksi tehtiin seuranta muutosten tulosten analysoimiseksi.
Aikajana – analyysi näyttää tietä
2020
Kesä
Analyysin tulokset kootaan yhteen ja esitetään Elgigantenille
2020
Syksy
Suunnittelukonsepti ja sisustusratkaisu laaditaan loppuraportin tulosten pohjalta.
2021
Koko vuosi
Tiloja uudistetaan.
2022
Kevät
Kinnarps toteuttaa ratkaisut Elgigantenin uusissa tiloissa ja tekee arvioinnin.
Työloungessa on yhdistelmä korkeita ja matalia istuimia. Täällä voi juoda kupillisen kahvia kollegoiden kanssa, käydä läpi muutaman sähköpostiviestin tai pitää lyhyen kokouksen. Vagabond-pöytä, Motus-jakkara, Motus-tuoli, Vibe-seinäkkeet, Point-sohva, Matsumoto-pöytä, Fields-rahit, Neo Lite -nojatuolit.
Hauskempaa mennä toimistolle
Elgigantenin keskusvaraston työntekijöillä on mahdollisuus työskennellä kotoa käsin kaksi päivää viikossa, ja heidän odotetaan olevan paikalla toimistolla kolmena päivänä. Andreas Almin mukaan tämä järjestely ei olisi toiminut vanhassa toimistossa, jossa oli henkilökohtaiset työpisteet. Uudessa tehtäviin perustuvassa ympäristössä toimisto on jaettu kolmeen vyöhykkeeseen, jotka on tarkoitettu keskittyneen työskentelyn eri tasoille. Korkean keskittymisen vyöhykkeellä työskennellään täysin häiriöittä äänieristetyissä tiloissa. Jonkin verran keskittymistä vaativien tehtävien parissa työskennelllään ympäristöissä, jotka ovat osittain rajattuja, mutta eivät täysin hiljaisia ja eristettyjä. Aktiivisella vyöhykkeellä, esimerkiksi loungessa, keskusteluista ja muista ympäristön äänistä saa positiivista energiaa.
"Olemme kehittäneet kutsuvia ympäristöjä sekä muodollisiin että epämuodollisiin tapaamisiin. Koska ajatus etätyöstä on kehittynyt pandemian aikana ja sen jälkeen, toimiston on nyt tarjottava muutakin kuin vain työpiste. Töihin tulemisen ja kollegoiden tapaamisen on oltava houkuttelevaa. Käsittääkseni kaikkien mielestä on nyt hauskempaa olla töissä ja oppia tuntemaan paremmin kollegoitaan."
Småland-teemainen design
Positiiviseen kokemukseen vaikuttaa myös sisustuksen teema, joka on suunniteltu yhdessä Kinnarpsin kanssa ja perustuu yrityksen smålantilaiseen identiteettiin. Maanläheiset värit ja luonnonmateriaalit kuvastavat paikkaa ja luovat persoonallisen ympäristön. Esimerkiksi puiset pinnat ja värivalinnat, kuten sammal, niityt, mustikat, puolukat, järvi ja graniitti viittaavat ympäristöön. "Tämä on ollut erittäin tärkeää sille, että työntekijät tuntevat ylpeyttä ja yhteenkuuluvuutta. Toimimme Jönköpingissä, ja se näkyy myös, kun tulee sisään tiloihimme", Andreas Alm sanoo.
Kokonaisvaltaista lähestymistä ergonomiaan
Konsepti pysyy koossa Kinnarpsin kokonaisratkaisulla, jossa otetaan huomioon työympäristön kokonaisergonomia. Täällä on korkeussäädettäviä pöytiä sekä työpisteissä että kokoustiloissa, jotta on helppo vaihdella istumisen ja seisomisen välillä. Työpisteisiin on saatavana säädettäviä työtuoleja, joiden ergonomia on paras mahdollinen, jolloin jokainen saa hyvän työasennon. Kokoustiloissa on verhoillut kalusteet, jotka varmistavat käyttömukavuuden myös pitkissä kokouksissa. Lisäksi sisustuksessa on jakkaroita, jotka mahdollistavat aktiivisemman istumisen, ja toimisto-kuntosali, jossa on kävelymatto ja työpistepyörä.
Keskikokoinen kokoustila, jossa Xact-tuoli ja Nexus-pöytä.
Korkean keskittymisen vyöhykkeellä työpisteet on sisustettu P-sarjan pöydillä, Plus-työtuoleilla ja Vibe-sermeillä.
Haluatko tietää, miten ergonomia voi parantaa työympäristöäsi?
Löydä holistinen ergonomia
Varattava huone, jossa on kaksi työpistettä, helpottaa esimerkiksi projektityötä. Nexus-pöytä, 5000-tuoli, Cap-jakkarat.
Arvosanat kaksinkertaistuivat
Positiivinen muutos näkyy myös Kinnarpsin avulla tehdyssä seuranta-analyysissä, kun uutta toimistoa oli käytetty noin puoli vuotta. Työntekijöiden antamat arvosanat toimistosta ja uudesta työskentelytavasta olivat nousseet reilusti. Arvosana siitä, miten hyvin ympäristö tukee keskittynyttä ja luovaa työtä, on lähes kaksinkertaistunut, ja arvosana siitä, miten osastojen välinen yhteistyö toimii, on kasvanut yli 100 prosenttia!
"Seurannan tulos osoittaa, miten suuri merkitys työympäristöanalyysilla on, kun suunnitellaan työympäristön muutosta. Perustamalla työmme laajaan kartoitukseen ja tietotaitoon, osamme luoda räätälöityjä ratkaisuja, jotka tukevat toiminnan todellisia tarpeita ja ovat aikaa kestävä investointi", sanoo Henrik Axell, Kinnarps Next Office® -konseptivastaava Ruotsissa.
Seuranta-analyysi osoittaa, että toimiston arvosana nousi 4,0:sta 7,0:aan. Kinnarpsin Next Office® -työympäristöanalyysi kerää tietoa, jonka avulla on helppo seurata toimiston eri alueiden toimivuutta.
"Sisustusratkaisumme on mukautettu tarkalleen tarpeisiimme ja täällä tapahtuviin aktiviteetteihin, ja tiedämme voivamme kasvaa tämän ratkaisun myötä. Se mahdollistaa meille sekä kestävän organisaation että työntekijät. Tiedämme myös, että Kinnarpsin sisustusratkaisussa olemme investoineet korkeaan laatuun, joka on lisäksi helppo huoltaa ja kunnostaa, jotta se kestää todella pitkään. Tämä tekee kaikesta myös taloudellisesti ja ympäristön kannalta kestävää."
Avoin kohtaamispaikka on luotu tekstiilien avulla, mikä on tehokas tapa optimoida tila joustavasti. Kokoustuoli Fendo ja Vibe-seinäke pyörillä ja kirjoitustaululla. Oikealla näkyy taukotila. Fields-nojatuoli korkealla taustalla kutsuu esimerkiksi puhelinkeskusteluun. Pöytä Hopper, Vibe-seinäke pyörillä ja kirjoitustaululla.
Tarvitsetko apua työympäristöjen kehittämisessä?
Ota yhteyttäKatso lisää kuvia
Kohteen tuotteita
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
-
FI
Muuta