Referenssi: Sparbanken Skaraborg

Mittava muutosmatka

Kattavan brändäystyön myötä Sparbanken Skaraborgin toimistot Ruotsin Skarassa, Varassa, Götenessä ja Nossebrossa, kokivat täydellisen uudistuksen. Tavoitteena oli luoda viihtyisä työympäristö, jonka fokuksessa ovat asiakastapaamiset, ja jossa kaikilla työntekijöillä on yhtä hyvät olosuhteet työskennellä tuloksellisesti. Tiukka aikataulu ja liiketoiminnan katkeamaton jatkuminen koko kaksi vuotta kestäneen muutostyön ajan, asetti kovat vaatimukset yhteistyön sujuvuudelle kaikkien toimijoiden – rakennusliikkeen, arkkitehdin, asiakkaan sekä Kinnarpsin, osalta.

Uusi työtapa, uudet tilat

Lyhyessä ajanjaksossa Sparbanken Skaraborgin työntekijät saivat koettavakseen paljon muutoksia. Uudet tilat toivat myös uudet työtavat. Ennen uudistusta joillakin oli omat huoneet, toisilla ei, joten työntekijöillä oli erilaiset mahdollisuudet työskennellä. Nyt heidän työympäristönsä tukee tehtäviin perustuvaa työtapaa, puhtaan pöydän käytäntöä, joka antaa työntekijöille mahdollisuuden valita työpiste kulloinkin suoritettavan tehtävän mukaan.

Patrik Meijer, CEO Sparbanken Skaraborg, kertoo, että suuret muutokset, kuten tämä, kohtaavat aina tietyn määrän vastustusta, mutta tällä kerralla se ei kestänyt kauaa. "Ensimmäisten kuukausien aikana jotkut olivat skeptisiä uutta työtapaa kohtaan, mutta nyt jokainen ajattelee, että tämä on paras työpaikka maailmassa!" Hän sanoo, että päivittäinen työ sujuu paljon paremmin uusissa tiloissa, erityisesti yhteistyö ja tietotaidon siirtyminen on parempaa.

Asiakastapaamiset keskipisteessä

Uudistuksen taustalla oli monia syitä. Näihin kuului asiakastapaamisiin käytettyjen tilojen laadun parantaminen, sillä asiakasneuvottelut ovat keskeisiä Sparbanken Skaraborgin liiketoiminnassa. Ennen uudistusta, kokoustiloja ei ollut riittävästi, joten kokouksia pidettiin avotiloissa, joita ei oltu mukautettu aika ajoin myös arkaluontoista tietoa sisältävien neuvottelujen pitoon. Tämä aiheutti epävarmuuden tunnetta sekä asiakkaissa että työntekijöissä. Joten, kun uusia tiloja suunniteltiin, paneuduttiin huolella luomaan tiloja joissa sekä työntekijät että asiakkaat voivat olla luottavaisin mielin, olivatpa kokoukset fyysisiä tai digitaalisia.

Sama tila - enemmän tilaa

Projektin tärkeimpiin päämääriin lukeutui pinta-alan käytön optimointi kaikkien neljän toimiston osalta. Tiloihin haluttiin luoda parempi työnkulku ja mahdollisuus kasvaa. Tehtäviin perustuva työtapa ja huolellinen tilan käytön suunnittelu antoivat tähän mahdollisuuden. Avoimet tilat on jaettu vyöhykkeisiin käyttäen seinämiä, verhoja ja säilytyskalusteita, joilla on luotu kutsuvia ja toiminnallisia työtiloja. 

Yhdistävä tekijä

Yksi projektin päämääristä oli luoda yhtenäinen tunnelma kaikkiin toimistoihin. Lena Berthou, Project Manager, Sparbanken Skaraborg nostaa esille fyysisen tilan osuutta brändin merkittävänä määrittäjänä. Hän ketoo ideasta suunnittelukonseptin taustalla:

Viiteryhmät onnistumisen avaimina

Kun muutosmatkan tahdotaan onnistuvan, edellytetään sitoutumista. Sparbanken Skaraborgin tapauksessa se tarkoitti viiteryhmien muotostamista. Kaikista neljästä toimistosta koottiin edustajien joukko, joka osallistui sisustussuunnittelukonseptin hahmotteluun. Joku ryhmistä keskittyi säilytysratkaisuihin, kun toinen työskenteli erilaisten teknisten ratkaisujen parissa. 

Kinnarpsin tuella ryhmät saattoivat testata ja arvioida erilaisia ratkaisuja ja löytää sopivan. Lena Berthou keroo, että oli vaivan arvoista paneutua kalusteratkaisujen valintaan. "Olemme edenneet askel kerrallaan, ja hienosäätäneet matkan edetessä. Esimerkiksi, olemme voineet puolittaa hyllymetrien määrän erilaisten ratkaisujen arvioinnin avulla!".

Kuunnellen ja ongelmat ratkaisten menestykseen

Lena Berthou arvioi projektin menestystä ja vahvistaa, että kaikki sujui hämmästyttävän hyvin, projektin monimutkaisuudesta riippumatta. Hän keroo, että Kinnarps, arkkitehtitoimisto AB05 sekä Sparbanken Skaraborg keskustelivat joka päivä työn eri vaiheista, minkä hän uskoo olleen ratkaiseva asia onnistumisen kannalta.

Patrik Meijer on myös hyvin tyytyväinen lopputulokseen. "Ihmiset, jotka tulevat tänne ovat vaikuttuneita siitä mitä olemme saavuttaneet. Uusia kokohuoneita kehutaan erityisesti – sekä asiakkaiden että työntekijöiden toimesta. Työntekijöillä on nyt yhtäläiset, hyvät olosuhteet työskennellä.